Kurze Zusammenfassung
Dieses Video erklärt, wie man sich auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet. Es werden die wichtigsten Schritte erläutert, die Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 beachten müssen, um E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren zu können.
- Ein digitales Postfach für Rechnungen ist notwendig.
- Eine Rechnungssoftware, die XML-Daten visualisieren und verarbeiten kann, ist erforderlich.
- Ein digitales Archiv, am besten in Verbindung mit der Rechnungssoftware, ist wichtig.
Das Video beginnt mit einer Einführung in die E-Rechnungspflicht. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Es gibt keine Übergangsfristen, d.h. Unternehmen müssen ab diesem Datum alle E-Rechnungen verarbeiten können, unabhängig davon, ob sie diese Formate bisher genutzt haben.
E-Rechnungen können grundsätzlich per E-Mail empfangen werden. Es wird empfohlen, ein digitales zentrales Postfach nur für Rechnungen einzurichten. Dies verhindert, dass Rechnungen im persönlichen Postfach oder bei Kollegen verloren gehen. Mehrere Mitarbeiter können auf eine dedizierte E-Mail-Adresse zugreifen, was besonders bei größeren Unternehmen sinnvoll ist.
Es gibt zwei gängige E-Rechnungsformate: ZUGFeRD und XRechnung. ZUGFeRD besteht aus einer PDF-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz. Die PDF-Datei dient als sichtbare Komponente, d.h. die Rechnung kann normal gelesen und geprüft werden. Die XRechnung hingegen besteht nur aus einem XML-Datensatz, der für das menschliche Auge nicht lesbar ist. Für die Verarbeitung von XRechnungen benötigt man eine Rechnungssoftware, die die XML-Daten visualisieren kann. Die meisten Rechnungssoftwarelösungen unterstützen die Verarbeitung von ZUGFeRD und XRechnung.
Digitale Rechnungen müssen auch digital archiviert werden. Es wird empfohlen, eine Lösung zu verwenden, bei der Rechnungen nach der Verarbeitung automatisch in ein Cloud-Archiv verschoben werden. Dies ermöglicht ortsunabhängigen Zugriff und schützt vor Datenverlust.
Zusammenfassend benötigt man für die E-Rechnungspflicht:
- Ein digitales Postfach für den elektronischen Rechnungsempfang.
- Eine Rechnungssoftware, die XML-Daten visualisieren und verarbeiten kann.
- Ein digitales Archiv, am besten in Verbindung mit der Rechnungssoftware.
Mit einer geeigneten Software können digitale Rechnungsworkflows erstellt und E-Rechnungen digital archiviert werden.
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Transkript
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0:00 du möchtest dein Unternehmen auf die e-rechnungspflicht vorbereiten weißt aber nicht wie in diesem Video lernst du wie du die gängigsten e-rechnungsformate empfangen und verarbeiten kannst ab dem 1.1 2025 müssen alle B2B Unternehmen E-Rechnung empfangen können für den Empfang gibt es keine Übergangsfristen das heißt wenn sich dein größter Lieferant für xrechnungen entscheidet und die ab 2025 ausschließlich versendet musst du diese verarbeiten [Musik] können grundlegend kann man E-Rechnung per E-Mail empfangen bevor wir uns also um die einzelnen Formate kümmern solltest du dir am besten schon mal ein digitales zentrales Postfach nur für
0:45 Rechnung anlegen das hat auch den Vorteil dass Rechnungen nicht mehr in deinem eigenen Postfach oder Beiner Kollegin untergehen können außerdem können auf eine dizierte Mailadresse auch mehrere Mitarbeiter inen Zugriff bekommen das Zeilt sich z.B bei Wesenheiten besonders aus braucht nämlich keine Weiterleitung wenn du dich soweit eingerichtet hast schauen wir uns doch mal an wie du die jeweiligen Formate verarbeiten kannst Zugpferd besteht aus einer PDF-Datei mit eingebettetem xmldatensatz die PDF-Datei stellt hier eine sichtkomponente dar das heißt also du kannst eine zugfrechnung ganz normal lesen und auch so prüfen bei der xrechnung hingegen geht das genau nicht die besteht nämlich nur aus einem XML
1:32 Datensatz der für das menschliche Auge erstmal ja nur wie eine Menge wirrer Daten aussieht als Rechnungsempfänger brauchst du also eine Rechnungssoftware die xrechnung für die Weiterverarbeitung visualisieren kann die Verarbeitung von xrechnung oder zugfähdrechnung ist bei den meisten eingangsrechnunglösung möglich wir von kenis sind schon dabei unsere Software auf die E-Rechnung einzurichten sass du in Zukunft natürlich auch ganz bequem Rechnung per Klick visualisieren und auslesen kannst das Ausdrucken von Rechnungen und die Archivierung in Ordnern kann nun endlich der Vergangenheit angehören digitale Rechnungen müssen nämlich auch digital archiviert werden sucht dir also am besten eine Lösung in der Rechnungen gleich nach der Verarbeitung in ein
2:18 cloudarchiv geschoben werden wir empfehlen die Arbeit mit einer Cloud grundsätzlich damit du auch ortsunabhängig Zugriff hast und dich besser vor Datenverlust schützt so brauchst du nie mehr in Ordnern zu suchen und kannst alle deine Rechnungen per Schlagwort finden wir fassen also noch mal zusammen du brauchst ein digitales Postfach der digitale Rechnungseingang ist die Voraussetzung für den elektronischen Rechnungsempfang zweitens ein rechnungsmanagement Software die die XML Daten visualisieren und verarbeiten kann und Nummer D ein digitales Archiv am besten in Verknüpfung mit deiner Rechnungssoftware mit einer Software kannst du dann digitale rechnungsworkflows erstellen deine e Rechnung auch digital archivieren und wenn du noch auf der Suche nach einer solchen Lösung bist
3:04 schaue doch mal bei kendis vorbei bei kendis kannst du dich auf ein zentrales rechnungspostfach automatisierte Workflows und ein revisionssicheres und gobd konformes Archiv verlassen
