Kurze Zusammenfassung
Dieses Video erklärt, wie man sich auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet. Es werden die wichtigsten Schritte erläutert, die Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 beachten müssen, um E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren zu können.
- Ein digitales Postfach für Rechnungen ist notwendig.
- Eine Rechnungssoftware, die XML-Daten visualisieren und verarbeiten kann, ist erforderlich.
- Ein digitales Archiv, am besten in Verbindung mit der Rechnungssoftware, ist wichtig.
Einführung
Das Video beginnt mit einer Einführung in die E-Rechnungspflicht. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Es gibt keine Übergangsfristen, d.h. Unternehmen müssen ab diesem Datum alle E-Rechnungen verarbeiten können, unabhängig davon, ob sie diese Formate bisher genutzt haben.
E-Rechnungen empfangen
E-Rechnungen können grundsätzlich per E-Mail empfangen werden. Es wird empfohlen, ein digitales zentrales Postfach nur für Rechnungen einzurichten. Dies verhindert, dass Rechnungen im persönlichen Postfach oder bei Kollegen verloren gehen. Mehrere Mitarbeiter können auf eine dedizierte E-Mail-Adresse zugreifen, was besonders bei größeren Unternehmen sinnvoll ist.
E-Rechnungen verarbeiten
Es gibt zwei gängige E-Rechnungsformate: ZUGFeRD und XRechnung. ZUGFeRD besteht aus einer PDF-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz. Die PDF-Datei dient als sichtbare Komponente, d.h. die Rechnung kann normal gelesen und geprüft werden. Die XRechnung hingegen besteht nur aus einem XML-Datensatz, der für das menschliche Auge nicht lesbar ist. Für die Verarbeitung von XRechnungen benötigt man eine Rechnungssoftware, die die XML-Daten visualisieren kann. Die meisten Rechnungssoftwarelösungen unterstützen die Verarbeitung von ZUGFeRD und XRechnung.
E-Rechnungen archivieren
Digitale Rechnungen müssen auch digital archiviert werden. Es wird empfohlen, eine Lösung zu verwenden, bei der Rechnungen nach der Verarbeitung automatisch in ein Cloud-Archiv verschoben werden. Dies ermöglicht ortsunabhängigen Zugriff und schützt vor Datenverlust.
Was du brauchst für die E-Rechnungspflicht
Zusammenfassend benötigt man für die E-Rechnungspflicht:
- Ein digitales Postfach für den elektronischen Rechnungsempfang.
- Eine Rechnungssoftware, die XML-Daten visualisieren und verarbeiten kann.
- Ein digitales Archiv, am besten in Verbindung mit der Rechnungssoftware.
Mit einer geeigneten Software können digitale Rechnungsworkflows erstellt und E-Rechnungen digital archiviert werden.
