Breve Resumen
Este video explica cómo crear Indicadores Clave de Desempeño (KPIs) efectivos para sistemas de gestión. Destaca la importancia de alinear los KPIs con los objetivos de la organización, medir lo que realmente importa, y documentar los cambios a lo largo del tiempo. También proporciona ejemplos de KPIs comunes en sistemas de gestión de calidad y seguridad y salud en el trabajo, como la satisfacción del cliente y la frecuencia de accidentes.
- Los KPIs deben estar alineados con los objetivos de la organización.
- Es crucial medir y documentar los cambios a lo largo del tiempo.
- Existen KPIs proactivos y reactivos, cada uno con un propósito diferente.
Introducción a la Creación de KPIs
El video comienza explicando que es posible crear un KPI y que en un video anterior se explicó el significado de los KPI o también conocidos como indicadores clave de desempeño y sus características. El video de hoy mostrará la forma de crear cualquier tipo de indicador.
Procedimiento para Crear un KPI
Para crear un KPI, se debe llevar a cabo un procedimiento. El primer paso es comenzar con los objetivos planteados en el Sistema de Gestión, los cuales indicarán qué se quiere alcanzar y qué se debe medir. El segundo paso es identificar qué se puede medir de ese objetivo. Se recuerda que los objetivos deben ser SMART (Sencillos, Medibles, Alcanzables, Realistas y Temporales), lo que facilita saber qué medir.
Ejemplo de KPI y Documentación
Se presenta un ejemplo: si el objetivo es incrementar los ingresos por ventas en un 30% al final del año, los indicadores podrían ser el aumento mensual en las ventas cotizadas y el número de cotizaciones exitosas entregadas a tiempo. Es crucial documentar todos los cambios, comenzando con una línea base (punto de partida). Se recomienda apuntar todos los análisis y resultados para ver la evolución del indicador, utilizando un cuadro de mandos en Excel para registrar cada etapa y sus resultados, relacionándolos con los objetivos del sistema de gestión.
KPIs Comunes en Sistemas de Gestión
Se mencionan algunos KPIs comunes en la implementación de sistemas de gestión. En un sistema de gestión de calidad, un ejemplo es el indicador de satisfacción del cliente. En un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SST), se cita el índice de frecuencia de accidentes.
Indicador de Satisfacción del Cliente
Después de vender un producto o servicio, es importante evaluar el grado de conformidad del cliente. La venta no garantiza la satisfacción, por lo que se deben implementar formas de evaluar el servicio postventa. Esto es útil para ampliar productos, servicios o líneas de negocio.
Indicador de Frecuencia de Accidentes
Este KPI es crucial para el seguimiento y mejora del sistema de gestión. Mientras menos frecuente sea la aparición de un accidente, mejor se considera la gestión de la seguridad. Existen otros indicadores de SST, algunos reglamentados por leyes según el país, que miden la gravedad del accidente según los días no laborables que genera.
Importancia de los Indicadores para la Mejora Continua
Medir las acciones a través de indicadores proporciona una base para mejorar y optimizar la estrategia del sistema de gestión y el cumplimiento de los objetivos. Se pueden crear más indicadores para calidad, seguridad o medio ambiente, siempre alineados con los objetivos.
Definición de KPIs y Tipos de Indicadores
Para definir los KPIs, se debe preguntar qué se quiere mejorar. Por ejemplo, para un indicador de medio ambiente, se debe estudiar el principal impacto generado y fijar un número aceptable para hacerle seguimiento y mejorarlo. Existen indicadores proactivos (que se anticipan a los problemas) e indicadores reactivos (que sirven para reaccionar a los problemas con medidas de control). Los indicadores reactivos son más comunes, pero se explicarán en un próximo video.
Conclusión
El video concluye animando a utilizar correctamente los KPIs.
