Breve Resumen
Este video explica la importancia y el proceso de firmar facturas electrónicas. Aclara que, aunque no siempre es obligatorio, la firma electrónica garantiza la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas, lo cual es crucial para evitar problemas legales y con Hacienda. Se detallan los tipos de firmas válidas, los requisitos necesarios para firmar, los pasos para hacerlo correctamente y cómo verificar la validez de una firma. Además, se advierte sobre las consecuencias de no firmar cuando es requerido y se ofrece asesoramiento legal para empresas.
- La firma electrónica garantiza autenticidad, integridad y legibilidad.
- No siempre es obligatoria, pero es una garantía extra y puede ser requerida para facturas a la administración pública.
- Se necesitan un certificado digital, software compatible y cumplir la normativa vigente.
¿Qué es una Factura Electrónica y Por Qué Firmarla?
Una factura electrónica es una factura tradicional en formato digital que facilita el almacenamiento, reduce el uso de papel y permite una gestión más eficiente. Firmar una factura electrónica con un certificado digital garantiza la autenticidad, asegurando que el emisor es quien dice ser; la integridad, confirmando que no ha sido modificada; y la legibilidad, permitiendo su correcta interpretación y verificación. Aunque no siempre es obligatorio, la firma electrónica es el método más utilizado para cumplir con la normativa vigente.
¿Es Obligatorio Firmar Electrónicamente Todas las Facturas?
No todas las facturas electrónicas requieren firma electrónica, siempre que cumplan con los requisitos legales de autenticidad, integridad y legibilidad. Estos requisitos se pueden cumplir mediante una firma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos (EDI) o métodos aprobados por la Agencia Tributaria. Sin embargo, la firma es obligatoria en ciertos casos, como en las facturas dirigidas a la administración pública, y pronto será obligatoria para todas las empresas con la nueva ley "Crea y Crece".
Tipos de Firma Electrónica Válidos para Facturar
Para que una firma electrónica sea válida en una factura digital, debe ser avanzada o reconocida, cumpliendo con estándares de seguridad específicos. La firma electrónica avanzada se basa en un certificado electrónico reconocido y garantiza la identidad del firmante. La firma electrónica reconocida es una firma avanzada generada con un dispositivo seguro de creación de firma, lo que la hace aún más fiable. Ambas opciones son legales y válidas en España si se utilizan correctamente.
¿Qué Necesito para Firmar una Factura Electrónica?
Para firmar una factura electrónica, se necesitan tres elementos clave: un certificado digital reconocido, que se puede obtener a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre; un software de facturación compatible, ya que no todos los programas permiten la firma digital (la Agencia Tributaria tiene un listado de software homologados); y el cumplimiento de la normativa vigente para asegurar la validez legal de la factura. Sin estos elementos, la firma electrónica no será válida y la factura podría ser rechazada.
Cómo Firmar una Factura Electrónica Paso a Paso
El proceso de firma electrónica implica preparar la factura con los datos correctos, aplicar la firma digital con el certificado reconocido, verificar la firma para asegurar su validez y almacenar la factura firmada de manera segura durante cuatro años o el plazo legal mínimo de conservación. Los programas homologados automatizan la aplicación y validación de la firma, simplificando el proceso.
Cómo Verificar si una Firma Electrónica es Válida
La validez de una firma electrónica se puede comprobar consultando a la autoridad de validación que emitió el certificado digital o utilizando plataformas de validación como Válide, un servicio de la administración española. Si la firma no es válida, la factura podría ser rechazada y requerir una nueva emisión.
¿Qué Pasa Si No Firmo Electrónicamente una Factura?
Si la normativa no exige la firma electrónica, no hay problema en no firmar la factura. Sin embargo, si la ley exige autenticidad y no se cumplen los métodos permitidos, la factura podría considerarse inválida. En el caso de facturas a la administración pública, no firmarlas correctamente puede causar retrasos en los pagos o la imposibilidad de facturar. Por lo tanto, aunque no siempre es obligatorio, firmar digitalmente es una garantía adicional.
