Breve Resumen
Este video proporciona una guía detallada de 12 pasos para implementar un sistema de gestión basado en una norma, asegurando que el proceso sea exitoso. Los pasos incluyen:
- Involucrar a la alta dirección.
- Presentar el proyecto a los colaboradores.
- Formar un equipo de trabajo representativo.
- Realizar un diagnóstico de la situación actual.
- Elaborar un programa de implementación.
- Realizar una campaña de sensibilización.
- Diseñar y documentar el sistema de gestión.
- Difundir y capacitar a los colaboradores.
- Implementar el sistema de gestión.
- Realizar auditorías internas.
- Implementar acciones correctivas y de mejora.
- Realizar la revisión por la dirección.
Además, explica el proceso de certificación, que es voluntario y se realiza en dos fases por un organismo de certificación acreditado.
Comprometer a la Alta Dirección
Es crucial que la alta dirección no solo proporcione los recursos necesarios, sino que también lidere con el ejemplo. Para lograr su compromiso, se les debe informar sobre los beneficios de la implementación del sistema de gestión, como el acceso a nuevos mercados y la reducción de costos, así como los riesgos de no implementarlo, como multas y pérdida de clientes. Esto genera confianza y asegura que la dirección comprenda la importancia del sistema y asuma un liderazgo activo.
Presentar el Proyecto
Este paso implica comunicar a todos los colaboradores la decisión de implementar el sistema de gestión. Deben estar informados sobre el proceso, ya que son quienes aplicarán el sistema en sus tareas diarias y gestionarán la mejora continua. Es fundamental captar su atención, destacar la importancia de su participación y comprometerlos desde el inicio. La alta dirección debe comunicar el proyecto a través de reuniones o comunicaciones internas como correos electrónicos y boletines.
Conformar un Equipo de Trabajo
La responsabilidad de implementar un sistema de gestión no debe recaer en una sola persona. Se recomienda formar un equipo de trabajo o comité que lidere el proceso junto con la alta dirección. Este equipo debe participar en las actividades diarias y en las decisiones a largo plazo, actuando como el motor del proceso y velando por la operatividad del sistema. Los miembros del equipo deben ser representativos de las diferentes áreas de la organización para asegurar diversos puntos de vista y opiniones.
Realizar un Diagnóstico
La fase de diagnóstico es crucial para conocer la situación actual de la organización en relación con los requisitos de la norma que se desea implementar. Esto permite establecer una estrategia de implementación adecuada y determinar hacia dónde orientar los recursos y los esfuerzos. El diagnóstico ayuda a identificar las brechas existentes y a planificar las acciones necesarias para cumplir con los estándares requeridos.
Elaborar un Programa de Implementación
Para asegurar el éxito de la implementación, es fundamental realizar una planificación adecuada basada en los resultados del diagnóstico. Se debe elaborar un programa de implementación que incluya las actividades a realizar, los plazos necesarios para cada actividad, los responsables, los recursos y los costos. Integrar estos costos en el presupuesto del proyecto es esencial para una gestión financiera efectiva.
Campaña de Sensibilización
Antes de diseñar el sistema de gestión, es recomendable realizar una campaña de sensibilización para motivar a los colaboradores a participar activamente en la implementación. Esta campaña debe destacar los beneficios que el sistema de gestión traerá a la organización y a sus miembros, fomentando un ambiente de colaboración y compromiso.
Diseñar y Documentar el Sistema de Gestión
Este paso consiste en determinar las cuestiones internas y externas, el alcance, los riesgos y las oportunidades, y elaborar la documentación exigida por la norma, como políticas, procedimientos, instructivos, planes, programas y manuales. La extensión de la documentación debe considerar el tipo y tamaño de la organización, la complejidad de sus procesos, la progresividad de sus productos o servicios, su cultura organizacional, los requisitos de los clientes y los requisitos reglamentarios. La documentación debe ser clara, práctica y adaptada a la organización para evitar la burocracia.
Difundir y Capacitar
Es necesario que los documentos del sistema de gestión sean comunicados y entendidos por los colaboradores a través de publicaciones, comunicaciones y capacitaciones. Además, se deben realizar capacitaciones para aumentar la competencia de los colaboradores. Este paso es transversal a lo largo de todo el proyecto para asegurar que los colaboradores tengan las herramientas y conocimientos necesarios.
Implantar el Sistema de Gestión
Este paso consiste en llevar a la práctica lo establecido en los documentos del sistema de gestión a través de la ejecución de las actividades, incluyendo las actividades de seguimiento, y obtener evidencia del funcionamiento del sistema. La implementación efectiva asegura que los procesos se ajusten a los requisitos y que se recopilen datos para la mejora continua.
Realizar la Auditoría Interna
Después de adaptar los procesos a los requisitos de la norma, es necesario realizar auditorías internas. La auditoría interna permite conocer si la organización cumple con los requisitos de la norma y los establecidos internamente, y si está lista para un proceso de certificación. Este proceso ayuda a identificar áreas de mejora y a asegurar la conformidad.
Implementar Acciones Correctivas y Acciones de Mejora
En el proceso de auditoría interna y otras actividades de seguimiento, se determinará la necesidad de implementar acciones correctivas y acciones de mejora. Es necesario aplicar medidas que permitan dar tratamiento a las no conformidades detectadas y aplicar acciones para la mejora continua del sistema de gestión.
Realizar la Revisión por la Dirección
Una vez diseñado e implementado el sistema de gestión y llevadas a cabo las acciones necesarias, se debe realizar la revisión por la dirección. Para esto, es necesario recopilar todos los datos e información relevante para que la alta dirección tome decisiones sobre las acciones y estrategias para la mejora del sistema de gestión. Esta revisión se puede hacer a través de una reunión y documentar las decisiones en un acta.
Certificación
La certificación es un proceso voluntario y optativo realizado por un organismo de certificación acreditado. Se lleva a cabo en dos fases: la fase 1 es una revisión de la documentación del sistema de gestión, y la fase 2 evalúa la conformidad del sistema a través de entrevistas, revisión de documentos y observaciones en campo. Si la organización cumple con los requisitos de la norma, se otorga la certificación, que tiene una validez de tres años, con auditorías de seguimiento anuales.
