Ringkasan Singkat
Ringkasan ini membahas tentang bimbingan teknis pengelolaan arsip dinamis bagi CPNS dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kinerja. Acara ini mencakup penyampaian materi tentang pengantar kearsipan dan instrumen kearsipan. Peserta akan diberikan pretes dan post tes untuk mengukur pemahaman materi, dan sertifikat akan diberikan bagi yang memenuhi standar kelulusan.
- Bimbingan teknis pengelolaan arsip dinamis bagi CPNS dan P3K.
- Materi meliputi pengantar kearsipan dan instrumen kearsipan.
- Peserta wajib mengikuti pretes dan post tes.
- Sertifikat diberikan bagi peserta yang lulus tes.
Pengantar
Acara dimulai dengan pembukaan yang meliputi menyanyikan lagu kebangsaan Indonesia Raya dan Mars Kearsipan. Direktur Kearsipan Daerah 2, Bapak Wawan, menyampaikan laporan mengenai dasar pelaksanaan, tujuan, waktu pelaksanaan, dan metode yang digunakan dalam bimbingan teknis ini. Plt. Deputi Bidang Tata Kelola Kearsipan Nasional, Bapak Muhammad Imam Muliantono, memberikan sambutan dan arahan mengenai pentingnya pengembangan kompetensi ASN dalam bidang kearsipan serta tanggung jawab ASN terhadap masyarakat, bangsa, dan negara.
Laporan Direktur Kearsipan Daerah 2
Direktur Kearsipan Daerah 2 melaporkan dasar hukum pelaksanaan Bimtek, yaitu Undang-Undang Kearsipan, Undang-Undang ASN, Peraturan Pemerintah, dan kebijakan pimpinan ANRI. Tujuan Bimtek adalah meningkatkan kompetensi kearsipan dasar bagi CPNS dan P3K di wilayah binaan Direktorat Kearsipan Daerah 2. Pelaksanaan Bimtek selama 3 hari menggunakan Zoom Meeting dan YouTube, dengan metode transfer knowledge, pretest, posttest, dan pemberian sertifikat bagi peserta yang memenuhi nilai minimal.
Sambutan dan Arahan Plt. Deputi Bidang Tata Kelola Kearsipan Nasional
Plt. Deputi Bidang Tata Kelola Kearsipan Nasional menyampaikan bahwa SDM merupakan faktor utama dalam penyelenggaraan kearsipan. Pengembangan kompetensi ASN, termasuk melalui Bimtek, sangat penting untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip dinamis. Beliau juga mengingatkan tanggung jawab ASN untuk bekerja sebaik mungkin dan menghalalkan penghasilan yang diterima. Acara dibuka secara resmi dengan harapan dapat berjalan dengan baik dan mencapai tujuan yang diharapkan.
Pre Test
Setelah pembukaan, peserta mengikuti pre test dengan waktu pengerjaan 15 menit melalui tautan yang diberikan di Zoom dan YouTube.
Materi 1: Pengantar Kearsipan
Sesi ini membahas pengantar kearsipan secara holistik, meliputi konsep, prinsip, dan teknik kearsipan. Narasumber, Bapak Hafid Furqoni, menjelaskan terminologi kearsipan, struktur organisasi dan tata kerja (SOTK) kearsipan, instrumen pengelolaan arsip dinamis, serta pembuatan dan penerimaan naskah. Peserta diajak untuk menggambar SOTK di kantor masing-masing dan menandai posisi mereka dalam struktur tersebut.
Terminologi Kearsipan dan SOTK
Dijelaskan perbedaan terminologi arsip dan dokumen, serta pentingnya memahami SOTK di masing-masing kantor. Setiap pekerjaan kearsipan dilakukan di semua bidang, baik yang fasilitatif maupun substantif. Klasifikasi arsip dibedakan berdasarkan fungsi, label, format, media, atau kategori. Arsip dinamis dibedakan menjadi aktif dan inaktif, dengan pengertian dan karakteristik masing-masing.
Alur Pengelolaan Arsip Dinamis
Alur pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan. Proses penciptaan arsip harus memperhatikan konten, konteks, dan struktur naskah. Instrumen kearsipan meliputi tata naskah dinas (TND), klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip (JRA), dan sistem klasifikasi keamanan akses arsip dinamis (SKKAD).
Penyusutan Arsip dan Permasalahan Arsip Inaktif
Penyusutan arsip meliputi pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan (PMF). Permasalahan arsip inaktif seringkali disebabkan oleh tercampurnya arsip aktif dan inaktif, pemberkasan yang tidak sesuai klasifikasi, dan kurangnya pemusnahan. Solusinya adalah melakukan penataan kembali, memberkaskan sesuai kode klasifikasi, dan melakukan penyusutan secara berkala.
Srikandi dan Digitalisasi Arsip
Disampaikan informasi mengenai aplikasi Srikandi versi 3 untuk pengelolaan arsip elektronik, termasuk ketersediaan di Android dan manfaat efisiensi yang diperoleh dari penggunaan aplikasi ini. Strategi untuk meningkatkan tingkat digitalisasi arsip meliputi penggunaan aplikasi Srikandi, SKNJIKN, digitasi arsip, dan peningkatan sumber daya pendukung.
Video Pengantar Kearsipan
Video tersebut menjelaskan definisi arsip, perbedaan arsip dinamis dan statis, kegunaan arsip dinamis, serta proses pengelolaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Proses penyusutan meliputi pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Sesi Tanya Jawab
Sesi tanya jawab membahas berbagai pertanyaan dari peserta mengenai instrumen kearsipan, pengelolaan arsip, pemusnahan arsip, JRA, dan aplikasi Srikandi. Narasumber memberikan penjelasan dan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi peserta dalam pengelolaan arsip di instansi masing-masing.
Kesimpulan dan Penutup Sesi 1
Sesi diskusi menyimpulkan pentingnya kearsipan dalam konteks organisasi, pemerintahan, maupun kehidupan pribadi. Arsip merupakan sumber informasi, bukti hukum, dan memori kolektif yang sangat bernilai. Sesi pertama diakhiri dengan apresiasi kepada narasumber dan peserta, serta pengumuman mengenai pelaksanaan pre test ulang.
Pre Test Ulang
Peserta diberikan kesempatan untuk mengikuti pre test ulang selama 15 menit.
Materi 2: Instrumen Kearsipan
Sesi ini membahas instrumen kearsipan yang meliputi tata naskah dinas (TND), klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip (JRA), dan sistem klasifikasi keamanan akses arsip dinamis (SKKAD). Narasumber, Bapak Muhammad Satrianto, menjelaskan dasar hukum, definisi, fungsi, dan prinsip dasar dari masing-masing instrumen tersebut.
Tata Naskah Dinas
Tata naskah dinas (TND) meliputi pengaturan jenis, susunan, bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat tanda tangan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Naskah dinas terdiri atas naskah dinas arahan, korespondensi, dan khusus. Setiap jenis naskah dinas memiliki karakteristik dan persyaratan pembuatan yang berbeda.
Pengamanan dan Pengendalian Naskah Dinas
Pengamanan naskah dinas mengikuti penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses naskah dinas. Pengendalian naskah dinas meliputi pengelolaan naskah dinas masuk dan keluar. Proses pembuatan naskah dinas harus memperhatikan rambu-rambu yang ada, seperti penggunaan kertas, logo, dan format yang sesuai.
Klasifikasi Arsip
Klasifikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi. Fungsinya adalah sebagai dasar pemberkasan, penataan arsip, mendukung akses arsip, pemanfaatan arsip, dan penyusutan arsip. Prinsip dasarnya adalah wajib dimiliki oleh setiap pencipta arsip dan berdasarkan fungsi dan tugas pencipta arsip.
Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Jadwal retensi arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan jenis naskah arsipnya apakah akan digunakan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. Fungsinya adalah sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. JRA wajib dimiliki oleh lembaga negara, pemda, PTN, serta BUMN.
Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis (SKKAD)
Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis (SKKAD) adalah pengkategorian atau penggolongan arsip dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan pada kepentingan dan keamanan negara. SKKAD disusun sebagai dasar melindungi hak tujuan pencipta arsip dalam mengakses arsip. SKKAD berkaitan dengan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik, di mana setiap informasi publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik.
Sesi Tanya Jawab Materi 2
Sesi tanya jawab membahas berbagai pertanyaan dari peserta mengenai penggunaan kertas, perbedaan surat perintah dan surat tugas, registrasi surat di Srikandi, kode klasifikasi SPJ, dan cara menentukan jangka waktu simpan arsip. Narasumber memberikan penjelasan dan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi peserta dalam pengelolaan arsip di instansi masing-masing.
