简要总结
本视频介绍了在职场中撰写专业电子邮件的礼仪规范，旨在提升沟通效率和个人形象。主要内容包括：
- 在主题行中包含明确的行动号召，并预估所需时间。
- 针对同一主题，坚持使用同一邮件线程。
- 解释在邮件线程中添加或删除收件人的原因。
- 邮件正文应先提出要点，再补充背景信息。
- 回复冗长邮件时，总结要点以确认理解。
- 尽可能使用超链接，避免粘贴冗长的URL。
- 将默认回复设置为“回复”而非“全部回复”。
- 将撤回发送的选项设置为30秒。
为什么要关注邮件礼仪？
职场中的邮件礼仪虽然不会直接影响职业生涯，但掌握良好的邮件书写规范可以提升同事对你工作能力的印象。由于缺乏相关的标准化培训，本视频分享了在职场中掌握邮件礼仪的实际益处，并深入探讨了八个专业的邮件礼仪技巧。写得好的邮件不仅能提升发件人的沟通能力，还能通过只呈现与收件人相关的信息来节省他们的时间。
在主题行中包含行动号召
在邮件主题行中包含明确的行动号召。建议更进一步，明确收件人需要做什么，并预估所需时间。例如，将“项目X的反馈意见”改为“五分钟的项目X调查反馈”。如果无法预估时间，也要明确行动号召，例如将“第四季度支出估算”改为“Elon审批第四季度支出估算”，以便Elon在打开邮件前就知道需要做什么。
同一主题使用同一邮件线程
针对同一主题，坚持使用同一邮件线程。避免为同一项目的每个新想法或后续问题发送单独的邮件。从收件人的角度来看，他们可能会错过原始邮件中的背景信息，而且多个关于同一主题的新邮件会不必要地阻塞他们的收件箱。因此，对于任何给定的主题，都应坚持使用原始邮件链，以便每个人都可以参考相同的信息。
管理收件人
解释在邮件线程中添加或删除收件人的原因。在需要添加某人以获取他们的意见，或删除某人以减少他们收件箱的负担时，可以在邮件顶部添加一个句子，清楚地说明添加或删除了哪些人。可以使用括号和斜体字体将此信息与邮件正文分开，以便读者立即知道新的收件人是谁。
先说重点
邮件正文应先提出要点，再补充背景信息。比较以下两封邮件：“嗨，Jane，我是Jeff，来自产品营销团队。我们正在为大老板准备一份预测报告，他需要即将推出的秘密电动汽车的收入预测数据。你能帮我提取一下数据吗？”与“嗨，Jane，请问你能提供电动汽车的收入预测数据吗？背景：产品营销团队目前正在为大老板准备一份预测报告，我们希望使用这些预测数据来争取更多预算。如果能提供2025年至2030年的数据，并以Google Sheets格式提供，那就太好了。”通过将背景信息后置，可以给对方选择阅读非重要部分的机会。
在回复中总结
如果收到一封内容混乱的邮件，在回复中总结发件人的要点。如果收到一封冗长、复杂且难以理解的邮件，首先可以做的是发送本视频给对方，然后花几分钟时间识别并归纳邮件中的常见主题，并在回复之前用几句话总结他们的信息。这不仅有助于确认你的理解是否正确，对方也会感谢你为帮助他们组织思路所做的额外努力。
尽可能使用超链接
尽可能使用超链接。如果通过电子邮件与他人分享链接，应该花几秒钟时间点击Command K（Mac）或Control K（Windows）来超链接外部网站或视频。这不仅比粘贴冗长的链接看起来更简洁，而且还可以减少在原始URL中添加或删除字母的错误。
将默认设置更改为“回复”（而非“全部回复”）
将默认设置更改为“回复”而非“全部回复”。如果在匆忙中回复邮件时犯了错误，损害只会局限于一个收件人，因为你的默认设置是回复给一个人，而不是回复给所有人。这是一个标准设置，可以在大多数流行的电子邮件客户端的常规设置部分找到。
更改撤回发送选项
将撤回发送选项更改为30秒。在职场中发送电子邮件时，墨菲定律是，你总是在邮件发送后10秒钟才发现错误。这是一个可以在所有电子邮件应用程序中设置的标准选项。可以将默认的5秒撤回发送时间延长至30秒，以确保有足够的时间来纠正错误。
