Resumen Breve
Este video explica la importancia de la preservación y conservación de documentos para garantizar su integridad a lo largo del tiempo. Se definen los conceptos de preservación y conservación, destacando que es mejor prevenir que restaurar. Se identifican factores de riesgo para los documentos y se describen procedimientos y políticas clave, incluyendo el diseño de planes, capacitación, almacenamiento adecuado, prevención de desastres, aseguramiento de la información, y el uso de materiales y condiciones ambientales apropiadas.
- Preservación: Acciones para garantizar la conservación de documentos a lo largo del tiempo.
- Conservación: Medidas preventivas y correctivas para mantener la integridad física y funcional de los documentos.
- Factores de riesgo: Clima, contaminación, siniestros, almacenamiento inadecuado.
- Procedimientos clave: Planes de conservación, capacitación, almacenamiento, prevención de desastres.
Preservación vs. Conservación de Documentos
El video comienza diferenciando los conceptos de preservación y conservación de documentos. La preservación se define como el conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para asegurar su conservación a lo largo del tiempo, independientemente de su formato o medio de almacenamiento. La conservación, por otro lado, se refiere a las medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su contenido. Se subraya que la conservación de documentos es un proceso archivístico que busca mantener la integridad física del soporte y la información contenida mediante la implementación de medidas de preservación y restauración.
Factores de Riesgo para la Integridad de los Documentos
Se identifican varios factores que ponen en riesgo la integridad física de los documentos. Estos incluyen factores climatológicos, la contaminación ambiental, la contaminación biológica, siniestros, y el almacenamiento y manejo inadecuado de los documentos. La conciencia de estos factores es crucial para implementar estrategias de preservación efectivas.
Diseño de Planes y Programas de Conservación y Preservación
El video destaca la importancia de diseñar planes y programas para la conservación y preservación de archivos tanto físicos como electrónicos. Además, se enfatiza la necesidad de capacitar y sensibilizar al personal sobre la importancia de los archivos, incluyendo la conservación y preservación dentro del programa de gestión del cambio.
Almacenamiento de Documentos: Procedimientos
Se describen los procedimientos para el almacenamiento adecuado de documentos, que incluyen: definir espacios y áreas locativas, seleccionar mobiliario y equipo apropiados, elegir unidades de conservación adecuadas, realizar intervenciones de restauración cuando sea necesario, y considerar el almacenamiento electrónico.
Prevención y Atención de Desastres
El video aborda la prevención y atención de desastres, destacando la importancia de diseñar un plan de prevención y acción de desastres, crear una matriz de riesgos documentales, e implementar planes de contingencia.
Aseguramiento de la Información
Se discuten los procedimientos para el aseguramiento de la información, que incluyen diseñar procesos para la digitalización o microfilmación de documentos con fines de contingencia y establecer políticas para el almacenamiento en la nube de los documentos.
Políticas y Procedimientos para el Almacenamiento en Bodegas de Archivo
Se detallan las políticas y procedimientos para el almacenamiento en bodegas de archivo, incluyendo la inspección y mantenimiento de las bodegas (propias y de proveedores), el monitoreo y control de las condiciones ambientales, la limpieza y desinfección de las áreas de archivo, el control de plagas, y el diseño de procedimientos de preservación digital a largo plazo y de conservación documental.
Materiales Adecuados para Archivos y Unidades de Conservación
Se subraya la importancia de utilizar materiales adecuados para archivos y unidades de conservación y almacenamiento. Los materiales deben ser libres de ácidos y con pH neutro. Se recomienda consultar la normativa técnica colombiana NTC 5397 de 2005 para especificaciones sobre materiales para documentos de archivo con soporte de papel.
Condiciones para Edificios de Archivo
El video establece las condiciones que deben cumplir los edificios y locales destinados a sedes de archivo, incluyendo condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiente, seguridad y mantenimiento. Se enfatiza la seguridad del edificio contra hurto, vandalismo y terrorismo, así como la necesidad de controlar las condiciones ambientales como humedad relativa, temperatura, luz, ventilación y contaminación atmosférica.
Condiciones Ambientales: Temperatura y Humedad
Se profundiza en las condiciones ambientales necesarias para una buena conservación, especialmente el control de la humedad relativa y la temperatura. Se explica la relación inversa entre estas dos variables y se indica que los edificios deben cumplir con condiciones ambientales específicas para garantizar la adecuada conservación de los documentos.
