Resumen Breve
Este video explica la importancia de la preservación y conservación de documentos para garantizar su integridad a lo largo del tiempo. Se definen los conceptos de preservación y conservación, destacando que es mejor prevenir que restaurar. Se identifican factores de riesgo para los documentos y se describen procedimientos y políticas clave, incluyendo el diseño de planes, capacitación, almacenamiento adecuado, prevención de desastres, aseguramiento de la información, y el uso de materiales y condiciones ambientales apropiadas.
- Preservación: Acciones para garantizar la conservación de documentos a lo largo del tiempo.
- Conservación: Medidas preventivas y correctivas para mantener la integridad física y funcional de los documentos.
- Factores de riesgo: Clima, contaminación, siniestros, almacenamiento inadecuado.
- Procedimientos clave: Planes de conservación, capacitación, almacenamiento, prevención de desastres.
El video comienza diferenciando los conceptos de preservación y conservación de documentos. La preservación se define como el conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para asegurar su conservación a lo largo del tiempo, independientemente de su formato o medio de almacenamiento. La conservación, por otro lado, se refiere a las medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su contenido. Se subraya que la conservación de documentos es un proceso archivístico que busca mantener la integridad física del soporte y la información contenida mediante la implementación de medidas de preservación y restauración.
Se identifican varios factores que ponen en riesgo la integridad física de los documentos. Estos incluyen factores climatológicos, la contaminación ambiental, la contaminación biológica, siniestros, y el almacenamiento y manejo inadecuado de los documentos. La conciencia de estos factores es crucial para implementar estrategias de preservación efectivas.
El video destaca la importancia de diseñar planes y programas para la conservación y preservación de archivos tanto físicos como electrónicos. Además, se enfatiza la necesidad de capacitar y sensibilizar al personal sobre la importancia de los archivos, incluyendo la conservación y preservación dentro del programa de gestión del cambio.
Se describen los procedimientos para el almacenamiento adecuado de documentos, que incluyen: definir espacios y áreas locativas, seleccionar mobiliario y equipo apropiados, elegir unidades de conservación adecuadas, realizar intervenciones de restauración cuando sea necesario, y considerar el almacenamiento electrónico.
El video aborda la prevención y atención de desastres, destacando la importancia de diseñar un plan de prevención y acción de desastres, crear una matriz de riesgos documentales, e implementar planes de contingencia.
Se discuten los procedimientos para el aseguramiento de la información, que incluyen diseñar procesos para la digitalización o microfilmación de documentos con fines de contingencia y establecer políticas para el almacenamiento en la nube de los documentos.
Se detallan las políticas y procedimientos para el almacenamiento en bodegas de archivo, incluyendo la inspección y mantenimiento de las bodegas (propias y de proveedores), el monitoreo y control de las condiciones ambientales, la limpieza y desinfección de las áreas de archivo, el control de plagas, y el diseño de procedimientos de preservación digital a largo plazo y de conservación documental.
Se subraya la importancia de utilizar materiales adecuados para archivos y unidades de conservación y almacenamiento. Los materiales deben ser libres de ácidos y con pH neutro. Se recomienda consultar la normativa técnica colombiana NTC 5397 de 2005 para especificaciones sobre materiales para documentos de archivo con soporte de papel.
El video establece las condiciones que deben cumplir los edificios y locales destinados a sedes de archivo, incluyendo condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiente, seguridad y mantenimiento. Se enfatiza la seguridad del edificio contra hurto, vandalismo y terrorismo, así como la necesidad de controlar las condiciones ambientales como humedad relativa, temperatura, luz, ventilación y contaminación atmosférica.
Se profundiza en las condiciones ambientales necesarias para una buena conservación, especialmente el control de la humedad relativa y la temperatura. Se explica la relación inversa entre estas dos variables y se indica que los edificios deben cumplir con condiciones ambientales específicas para garantizar la adecuada conservación de los documentos.
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0:03 [Música] proceso de preservación corresponde al conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento conservación de documentos la conservación consiste en un conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su contenido la conservación de documentos es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y de la
0:48 información contenida en los documentos a través de la implementación de medidas de preservación y restauración al respecto se debe tomar en cuenta el proverbio que dice siempre será mejor preservar que restaurar existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad física de nuestros documentos estos son el factor climatológico contaminación ambiental contaminación biológica siniestros almacenamiento y manejo inadecuado de los documentos entre otros procedimientos y políticas para la preservación documental diseño de planes y programas de
1:36 conservación y preservación se deben diseñar los planes y programas para la conservación y preservación de los archivos físicos y electrónicos capacitación y sensibilización a diseñar programas para sensibilizar y capacitar al personal sobre la importancia de los archivos e incluir la conservación y preservación dentro del programa de gestión del cambio almacenamiento de documentos procedimientos primero definir espacios y áreas locativas segundo mobiliario y equipo tercero unidades de conservación
2:21 que se van a utilizar cuarto intervención restauración de documentos y quinto almacenamiento electrónico prevención y atención de desastres procedimientos primero diseñar el plan de prevención y acción de desastres segundo diseñar matriz de riesgos documentales tercero implementar los planes de contingencia aseguramiento de la información procedimientos diseñar los procesos para la digitalización o microfilmación de documentos con fines de contingencia
3:07 establecer las políticas para el almacenamiento en la nube de los documentos diseño de políticas y procedimientos para el almacenamiento en las bodegas de archivo procedimientos primero inspección y mantenimiento de las bodegas de archivo propias y proveedores de servicios de custodia de archivos segundo monitoreo y control de las condiciones ambientales tercero limpieza y desinfección de las áreas de archivo cuarto control de plagas y quinto diseñar los procedimientos de preservación digital a largo plazo y de conservación documental utilizar adecuados materiales para archivos y unidades de conservación y
3:54 almacenamiento los materiales para archivo deben ser libres de ácidos con ph neutro se recomienda consultar la normativa técnica en colombia' en etc 5 397 de 2005 especificaciones para materiales que contienen las principales consideraciones con respecto a los materiales para documentos de archivo con soporte de papel características de calidad y establecer las condiciones para los edificios de archivo los edificios y locales destinados como sedes de archivo deberán cumplir con las condiciones de edificación almacenamiento medio ambiente de seguridad y de mantenimiento
4:39 que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales seguridad del edificio de archivo el edificio depósito debe estar asegurado contra hurto vandalismo y terrorismo el depósito debe ser una edificación separada construida para tal fin o una unidad independiente dentro de una edificación preferiblemente debe tener un solo acceso equipado como sala emergencia para personal que realice labores allí se recomienda la utilización de un sistema de monitoreo de alarmas contra intrusos el personal no debe desarrollar su trabajo dentro de los depósitos de manera permanente
5:26 el acceso al depósito debe ser solamente para ingresar o retirar documentación solicitada por las áreas técnicas o de consulta se deben tomar precauciones para impedir que el personal no autorizado ingrese a los depósitos las salidas de emergencia deben estar construidas de forma tal que se puedan abrir fácilmente desde el interior y que no se pueda abrir desde el exterior las áreas de almacenamiento no deben tener ventanas las paredes pisos / pisos y techos de la edificación se deben construir con materiales que en la medida de lo posible aísle en el interior de los cambios climáticos externos
6:12 condiciones ambientales para lograr una buena conservación es necesario controlar de manera permanente las condiciones ambientales humedad relativa temperatura luz ventilación y contaminación atmosférica en particular en áreas de depósito documental consulta limpieza y procesos técnicos y aplicar mecanismos y sistemas para estabilizar y controlar las condiciones ambientales y evitar el ataque de agentes biológicos temperatura y humedad los edificios y locales destinados a albergar material de archivo deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura humedad relativa
6:59 ventilación contaminantes atmosféricos e iluminación así la humedad relativa indica la cantidad de vapor de agua que se encuentra presente en el aire a una temperatura dada es la relación porcentual entre la cantidad de vapor de agua en un metro cúbico de aire sobre la cantidad de vapor que este volumen de aire puede contener a la misma temperatura estando saturado la temperatura es el nivel de energía cinética asociada con el movimiento de las partículas y que produce la sensación de calor o frío en un sistema estas dos variables están íntimamente relacionadas la humedad relativa es una función inversa de la temperatura es
7:44 decir cuando uno aumenta la otra disminuye y viceversa dicho de otra forma a medida que va aumentando la temperatura del aire éste es capaz de contener más humedad y a menor temperatura menor es la capacidad del aire para contener vapor de agua en el cuadro podemos observar las condiciones ambientales que se deben tener para la conservación de documentos [Música]
