Ringkasan Singkat
Video ini memberikan panduan lengkap tentang cara menulis surat bisnis dasar yang efektif. Mulai dari tata letak dan format yang profesional, hingga struktur dan konten yang jelas. Video ini menekankan pentingnya kesan pertama, penggunaan bahasa yang tepat, dan penyampaian pesan yang akurat. Proses penulisan surat bisnis yang efektif meliputi pra-penulisan, penyusunan draf, revisi, dan penyempurnaan.
- Tata letak dan format surat bisnis yang profesional sangat penting untuk memberikan kesan pertama yang baik.
- Struktur surat bisnis terdiri dari kepala surat, alamat penerima, salam pembuka, isi surat, salam penutup, blok tanda tangan, catatan lampiran, dan catatan tambahan.
- Proses penulisan surat bisnis meliputi pra-penulisan, penyusunan draf, revisi, dan penyempurnaan.
Pendahuluan
Surat bisnis yang efektif memberikan kesan positif tentang Anda dan bisnis Anda, serta mengkomunikasikan pesan Anda dengan jelas. Surat bisnis adalah "kemasan" yang membawa pesan Anda kepada penerima. Surat yang dibuat dengan baik mengkomunikasikan pesan Anda dengan jelas dan akurat tanpa gangguan, sementara surat yang buruk membingungkan pembaca, sulit dipahami, atau diabaikan. Kesan pertama sangat penting, jadi berhati-hatilah untuk memproyeksikan kesan profesionalisme dalam tata letak surat Anda.
Tata Letak dan Format
Periksa apakah perusahaan Anda memiliki alat tulis dengan kepala surat. Jika tidak, Anda perlu membuat blok alamat dalam. Gunakan spasi dan margin yang seimbang untuk memberikan surat Anda tampilan yang terbuka dan terpusat. Margin harus selebar satu hingga satu setengah inci. Pilih gaya dan ukuran huruf yang mudah dibaca. Pada kertas, font sans-serif paling mudah dibaca. Gunakan ukuran 10 hingga 12 poin. Hindari font yang mencolok atau huruf miring yang berlebihan. Cetak surat di atas kertas putih atau gading berkualitas baik berukuran 8 1/2 x 11 inci, dengan berat 20 hingga 24 lb. Kertas ini terlipat dengan rapi dan menjaga jenis tinta tetap tajam.
Struktur Surat
Halaman pertama setiap surat harus memiliki kepala surat atau tajuk yang diketik untuk mengidentifikasi alamat dari mana surat itu dikirim. Tajuk ini adalah alamat pengirim surat, meskipun tanpa nama penulis. Eja jalan, jalan, dan sebagainya. Arah seperti Timur Laut disingkat tanpa titik. Tajuk diakhiri dengan tanggal surat itu dibuat. Surat-surat di dalam AS umumnya menggunakan gaya tanggal AS, sementara surat-surat internasional dan koresponden militer menggunakan gaya internasional. Alamat dalam berisi nama dan alamat surat penerima. Tempatkan dua hingga delapan spasi di bawah tajuk. Baris pertama alamat itu terdiri dari gelar pujian pembaca, nama lengkap diikuti dengan koma, dan kemudian jabatan jika jabatan itu satu kata. Untuk jabatan yang lebih panjang, tambahkan baris di bawah nama. Selanjutnya, daftarkan kantor atau departemen pembaca jika berlaku. Nama organisasi mengikuti dan kemudian alamat jalan yang berlaku, kotak pos dan suite atau kamar diikuti oleh kota, negara bagian, dan kode pos. Kantor Pos AS lebih menyukai kode pos sembilan digit.
Salam Pembuka dan Isi Surat
Beri spasi ganda dan kemudian sertakan salam untuk mempersonalisasi pesan. Ingatlah untuk mengkapitalisasi setiap kata dan mengakhiri salam dengan titik dua. Beri spasi ganda lagi sebelum isi surat. Paragraf isi harus diberi spasi tunggal secara internal tanpa indentasi. Spasi ganda memisahkan setiap paragraf dari paragraf berikutnya. Atur isi rata kiri dengan bagian surat lainnya dan gunakan margin kanan yang tidak rata. Jika surat Anda lebih dari satu halaman, halaman tambahan harus menyertakan tajuk yang mengidentifikasi nomor halaman, nama penerima, dan tanggal. Pastikan juga untuk membawa setidaknya dua baris isi ke halaman terakhir.
Salam Penutup dan Blok Tanda Tangan
Setelah isi, beri spasi ganda lagi dan tambahkan baris penutup pujian, hanya mengkapitalisasi kata pertama. Selanjutnya adalah blok tanda tangan, sisakan empat spasi untuk tanda tangan tulisan tangan diikuti oleh nama penulis dan jabatan. Jika jabatan lebih panjang, letakkan di baris tepat di bawah nama. Tempatkan catatan lampiran dua spasi di bawah blok tanda tangan, catat jumlah lampiran atau tambahkan titik dua dan daftarkan judul secara vertikal. Untuk catatan tambahan, beri spasi ganda lagi, ketik p.s. dengan tanpa spasi di antara karakter dan tanpa titik dua berikut dan lanjutkan dengan catatan Anda.
Isi Surat
Untuk mengisi surat dengan konten, gunakan langkah-langkah dasar: pra-penulisan, penyusunan draf, revisi, dan penyempurnaan. Untuk pra-penulisan, tanyakan pada diri sendiri apa tujuan surat itu, apa yang sudah diketahui pembaca Anda tentang subjek, dan apa yang perlu mereka ketahui. Dengan hal-hal itu dalam pikiran, kumpulkan informasi dan sumber daya yang Anda butuhkan. Kemudian catat daftar poin-poin utama yang ingin Anda bahas dan atur dalam urutan logis. Selanjutnya, susun surat Anda dari daftar itu. Perkenalkan topik Anda di pembukaan surat. Di tengah, jelaskan topik lebih lengkap dan berikan pembaca Anda rincian yang diperlukan. Untuk pesan kabar baik atau netral, yang terbaik adalah menyatakan poin utama Anda lebih awal dan kemudian memperluasnya. Untuk pesan persuasif atau kabar buruk, bangun hingga poin utama sebagai gantinya. Tutup dengan mengidentifikasi tindakan apa yang harus diambil selanjutnya dan siapa yang bertanggung jawab atas tindakan itu.
Revisi dan Penyempurnaan
Setelah draf Anda selesai, baca kembali dari awal hingga akhir, bayangkan Anda adalah penerima. Periksa untuk memastikan bahwa semua detail sudah benar dan bahwa Anda telah menyajikannya dalam urutan logis. Tanyakan pada diri sendiri apakah nada itu sesuai percakapan dan profesional. Revisi seperlunya. Kemudian baca kembali surat itu sekali lagi untuk memolesnya baris demi baris. Ubah kata-kata ambigu untuk membuat makna yang tepat. Pastikan semuanya dieja dengan benar, terutama nama pribadi. Perbaiki kesalahan dalam tata bahasa, tanda baca, dan mekanik sehingga surat itu dibaca dengan lancar. Akhirnya, lihat terakhir pada desain dan format keseluruhan untuk memastikan surat itu berpakaian bagus dan siap untuk pergi. Jika Anda mengikuti pedoman ini untuk menulis dan memformat surat Anda, itu akan melakukan bisnisnya dengan baik.
