The Key Forms of Business Writing: Basic Letter

UpWritePress www.youtube.com

Ringkasan Singkat

Video ini memberikan panduan lengkap tentang cara menulis surat bisnis dasar yang efektif. Mulai dari tata letak dan format yang profesional, hingga struktur dan konten yang jelas. Video ini menekankan pentingnya kesan pertama, penggunaan bahasa yang tepat, dan penyampaian pesan yang akurat. Proses penulisan surat bisnis yang efektif meliputi pra-penulisan, penyusunan draf, revisi, dan penyempurnaan.

  • Tata letak dan format surat bisnis yang profesional sangat penting untuk memberikan kesan pertama yang baik.
  • Struktur surat bisnis terdiri dari kepala surat, alamat penerima, salam pembuka, isi surat, salam penutup, blok tanda tangan, catatan lampiran, dan catatan tambahan.
  • Proses penulisan surat bisnis meliputi pra-penulisan, penyusunan draf, revisi, dan penyempurnaan.

Pendahuluan

Surat bisnis yang efektif memberikan kesan positif tentang Anda dan bisnis Anda, serta mengkomunikasikan pesan Anda dengan jelas. Surat bisnis adalah "kemasan" yang membawa pesan Anda kepada penerima. Surat yang dibuat dengan baik mengkomunikasikan pesan Anda dengan jelas dan akurat tanpa gangguan, sementara surat yang buruk membingungkan pembaca, sulit dipahami, atau diabaikan. Kesan pertama sangat penting, jadi berhati-hatilah untuk memproyeksikan kesan profesionalisme dalam tata letak surat Anda.

Tata Letak dan Format

Periksa apakah perusahaan Anda memiliki alat tulis dengan kepala surat. Jika tidak, Anda perlu membuat blok alamat dalam. Gunakan spasi dan margin yang seimbang untuk memberikan surat Anda tampilan yang terbuka dan terpusat. Margin harus selebar satu hingga satu setengah inci. Pilih gaya dan ukuran huruf yang mudah dibaca. Pada kertas, font sans-serif paling mudah dibaca. Gunakan ukuran 10 hingga 12 poin. Hindari font yang mencolok atau huruf miring yang berlebihan. Cetak surat di atas kertas putih atau gading berkualitas baik berukuran 8 1/2 x 11 inci, dengan berat 20 hingga 24 lb. Kertas ini terlipat dengan rapi dan menjaga jenis tinta tetap tajam.

Struktur Surat

Halaman pertama setiap surat harus memiliki kepala surat atau tajuk yang diketik untuk mengidentifikasi alamat dari mana surat itu dikirim. Tajuk ini adalah alamat pengirim surat, meskipun tanpa nama penulis. Eja jalan, jalan, dan sebagainya. Arah seperti Timur Laut disingkat tanpa titik. Tajuk diakhiri dengan tanggal surat itu dibuat. Surat-surat di dalam AS umumnya menggunakan gaya tanggal AS, sementara surat-surat internasional dan koresponden militer menggunakan gaya internasional. Alamat dalam berisi nama dan alamat surat penerima. Tempatkan dua hingga delapan spasi di bawah tajuk. Baris pertama alamat itu terdiri dari gelar pujian pembaca, nama lengkap diikuti dengan koma, dan kemudian jabatan jika jabatan itu satu kata. Untuk jabatan yang lebih panjang, tambahkan baris di bawah nama. Selanjutnya, daftarkan kantor atau departemen pembaca jika berlaku. Nama organisasi mengikuti dan kemudian alamat jalan yang berlaku, kotak pos dan suite atau kamar diikuti oleh kota, negara bagian, dan kode pos. Kantor Pos AS lebih menyukai kode pos sembilan digit.

Salam Pembuka dan Isi Surat

Beri spasi ganda dan kemudian sertakan salam untuk mempersonalisasi pesan. Ingatlah untuk mengkapitalisasi setiap kata dan mengakhiri salam dengan titik dua. Beri spasi ganda lagi sebelum isi surat. Paragraf isi harus diberi spasi tunggal secara internal tanpa indentasi. Spasi ganda memisahkan setiap paragraf dari paragraf berikutnya. Atur isi rata kiri dengan bagian surat lainnya dan gunakan margin kanan yang tidak rata. Jika surat Anda lebih dari satu halaman, halaman tambahan harus menyertakan tajuk yang mengidentifikasi nomor halaman, nama penerima, dan tanggal. Pastikan juga untuk membawa setidaknya dua baris isi ke halaman terakhir.

Salam Penutup dan Blok Tanda Tangan

Setelah isi, beri spasi ganda lagi dan tambahkan baris penutup pujian, hanya mengkapitalisasi kata pertama. Selanjutnya adalah blok tanda tangan, sisakan empat spasi untuk tanda tangan tulisan tangan diikuti oleh nama penulis dan jabatan. Jika jabatan lebih panjang, letakkan di baris tepat di bawah nama. Tempatkan catatan lampiran dua spasi di bawah blok tanda tangan, catat jumlah lampiran atau tambahkan titik dua dan daftarkan judul secara vertikal. Untuk catatan tambahan, beri spasi ganda lagi, ketik p.s. dengan tanpa spasi di antara karakter dan tanpa titik dua berikut dan lanjutkan dengan catatan Anda.

Isi Surat

Untuk mengisi surat dengan konten, gunakan langkah-langkah dasar: pra-penulisan, penyusunan draf, revisi, dan penyempurnaan. Untuk pra-penulisan, tanyakan pada diri sendiri apa tujuan surat itu, apa yang sudah diketahui pembaca Anda tentang subjek, dan apa yang perlu mereka ketahui. Dengan hal-hal itu dalam pikiran, kumpulkan informasi dan sumber daya yang Anda butuhkan. Kemudian catat daftar poin-poin utama yang ingin Anda bahas dan atur dalam urutan logis. Selanjutnya, susun surat Anda dari daftar itu. Perkenalkan topik Anda di pembukaan surat. Di tengah, jelaskan topik lebih lengkap dan berikan pembaca Anda rincian yang diperlukan. Untuk pesan kabar baik atau netral, yang terbaik adalah menyatakan poin utama Anda lebih awal dan kemudian memperluasnya. Untuk pesan persuasif atau kabar buruk, bangun hingga poin utama sebagai gantinya. Tutup dengan mengidentifikasi tindakan apa yang harus diambil selanjutnya dan siapa yang bertanggung jawab atas tindakan itu.

Revisi dan Penyempurnaan

Setelah draf Anda selesai, baca kembali dari awal hingga akhir, bayangkan Anda adalah penerima. Periksa untuk memastikan bahwa semua detail sudah benar dan bahwa Anda telah menyajikannya dalam urutan logis. Tanyakan pada diri sendiri apakah nada itu sesuai percakapan dan profesional. Revisi seperlunya. Kemudian baca kembali surat itu sekali lagi untuk memolesnya baris demi baris. Ubah kata-kata ambigu untuk membuat makna yang tepat. Pastikan semuanya dieja dengan benar, terutama nama pribadi. Perbaiki kesalahan dalam tata bahasa, tanda baca, dan mekanik sehingga surat itu dibaca dengan lancar. Akhirnya, lihat terakhir pada desain dan format keseluruhan untuk memastikan surat itu berpakaian bagus dan siap untuk pergi. Jika Anda mengikuti pedoman ini untuk menulis dan memformat surat Anda, itu akan melakukan bisnisnya dengan baik.

Summarize any YouTube video in seconds

Get summaries like this one for any video, in your language, with the free Summ app.

Download on the Apple Store
Get it on Google Play

Transkrip

YouTube Transcript Generator

0:07 in this lesson you will learn to write an effective basic business letter that gives a positive impression of you and your business and communicates your message clearly most people don't think much about package design that is until the faulty one drops their prized possession on the ground the business letter is a package that carries your message to its recipient a well-crafted letter communicates your message clearly and accurately with no distractions a faulty one confuses your reader takes work to understand or is simply ignored remember First Impressions count so take care to project a sense of professionalism in your Letter's layout check to see if your company has stationary with a

0:52 letter head if not you will need to construct an inside address block we'll cover the details of that in a moment when we talk about about the structure use spacing and balance margins to give your letter an open centered appearance margins should be an inch to an inch and a half wide choose an easily legible type style and size on paper a sarap font is easiest to read use 10 to 12 point size and remember this is a business letter not an ad so avoid flashy fonts or excessive italics print the letter on good quality 8 1/2 by 11in white or Ivory Paper 20 to 24lb bond is appropriate it folds cleanly and keeps ink type crisp the

1:39 first page of every letter should have either a letter head or a typewritten heading to identify the address from which the letter was sent in effect this heading is the Letter's return address though without the author's name spell out street road and so on directions such as Northeast are abbreviated without p periods and the heading with the date the letter was drafted letters within the US generally use us date style while International letters and Military correspondents use international style the inside address contains the recipient's name and mailing address place it two to eight spaces below the heading the first line of that address consists of the reader's complimentary title full name followed

2:26 by a comma and then the job title if that title is one word for a longer job title add a line below the name next list the reader's office or Department if applicable the organization name follows and then any applicable street address P box and Suite or room followed by city state and zip code the US Post Office prefers a nine digigit zip code double space and then include a salutation to personalize the message remember to capitalize each word and end the salutation with a colon double space again before the body of the letter the body paragraphs should be single spaced internally with no

3:11 indentation a double space separates each paragraph from the next set the body flush left with the rest of the letter and use a ragged right margin if your letter runs longer than one page any extra pages should include a heading then identifies page number recipient name and the date also be sure to carry over at least two lines of the body onto the final page after the body double space again and add a complimentary closing line capitalizing only the first word next comes the signature block allow four spaces for handwritten signature followed by The Writer's name and onew title if the title is longer place it on

3:57 a line immediately below the name place any enclosure note two spaces below the signature block either note the number of enclosures or add a colon and list the titles vertically for a postcript double space again type p period S period with no space between the characters and no colon following and continue with your note to paraphrase the daang we make pots out of clay but it is the emptiness inside that we use so far in this l lesson we have covered the Customs for the appearance and structure of a business letter now it's time to fill it with content using these basic steps pre-write draft revise and

4:43 refine for pre-writing ask yourself what purpose the letter should accomplish what do your readers already know about the subject and what do they yet need to know with those things in mind gather any information resources you need then jot down a list of the main points you want to cover and arrange them in a logical order next draft your letter from that list introduce your topic in the Letter's opening in the middle explain the topic more fully and Supply your readers with any necessary details for a good news or neutral message it's best to State your main point early and then expand upon it for persuasive or bad news message build up to the main point instead close by

5:29 identifying what action should be taken next and who is responsible for that action after your draft is finished read back through from beginning to end imagining you are the recipient check to make sure that all details are correct and that you've presented them in a logical order ask yourself if the tone is appropriately conversational and professional revise as needed then read back through the letter one more time to polish it line by line change any ambiguous wording to make the meaning precise make sure everything is spelled correctly especially personal names correct any errors in grammar punctuation and mechanics so that the letter reads smoothly finally take a last look at the

6:15 overall design and format to be sure the letter is nicely dressed and ready to go if you follow these guidelines for writing and formatting your letter it will do its business well

Share

Ringkasan Video YouTube

Cewek ini Udah Lama Gak Pernah Lepas Make-Up… Sampai Hari itu Datang 😲 #shorts #shortvideo

Perang Iran Kok Terasa Kayak Ramalan Ya....

MERINDING !! RAHASIA MENGEJUTKAN DIBALIK PERANG IRAN VS ISRAEL DAN AS | USTADZ AMMI NUR BAITS

KULTUM PAIS LOVE ROMADHON #19# Menghidupkan Malan Ramadhan dengan Tahajud

Kesaksian pencari kebenaran menemukan jalan kebenaran yang memerdekakan dalam Pemulihan Tuhan.

Presiden Prabowo Diskusi Bersama Jurnalis dan Pakar

Browse all summaries →