Краткое содержание
В этом видео Светлана Мухина, опытный коуч и консультант, делится советами для скрам-мастеров о том, как эффективно готовиться к встречам и проводить их. Она подчеркивает важность понимания цели встречи, подготовки участников, управления временем и вовлечения всех участников в обсуждение.
- Понимание цели встречи и ожиданий заинтересованных сторон.
- Подготовка участников заранее и обеспечение прозрачности.
- Управление временем и вовлечение всех участников.
- Завершение встречи с четкими следующими шагами и обратной связью.
Зачем нужна эта встреча?
Перед подготовкой к встрече важно определить ее цель и заинтересованные стороны. Необходимо понять, что ожидается от встречи и какой результат будет считаться успешным. Это можно выяснить, задав вопросы заказчикам или участникам команды, чтобы убедиться, что цель встречи ясна и достижима.
Информационное письмо участникам
Если встреча не является регулярной, важно заранее разослать участникам информационное письмо. В письме следует указать, что от них ожидается на встрече, и предоставить необходимую информацию для подготовки. Отправлять письмо рекомендуется как можно раньше, чтобы у участников было достаточно времени на подготовку.
Сокращение лишних встреч
В условиях повышенной тревожности важно избегать назначения лишних встреч. Следует задуматься, нельзя ли сократить время встречи или количество участников. Важно убедиться, что встреча действительно необходима и не создаст дополнительного стресса для участников.
Сбор участников
Если на встрече присутствует большое количество людей, необходимо уделить внимание организации сбора участников. Можно организовать приветственный кофе или чай, чтобы создать комфортную атмосферу. В начале встречи следует еще раз огласить повестку дня и цель встречи, чтобы все участники понимали, зачем они здесь собрались.
Роль фасилитатора
Важно объяснить участникам роль фасилитатора, особенно если команда новая или событие происходит нечасто. Фасилитатор помогает эффективно взаимодействовать, не влияя на содержание встречи. Он ответственен за процесс, а не за принятие решений. Если фасилитатору необходимо предоставить информацию, он должен явно проговорить, что делает это не в роли фасилитатора, а в роли участника.
Директивность фасилитатора
В случае сжатой повестки дня фасилитатор может стать более директивным, чтобы уложиться во время. Важно объяснить участникам, что это делается для завершения встречи вовремя, и предложить дополнительные встречи для обсуждения важных вопросов. Фасилитатор должен быть понятным для участников, чтобы избежать недовольства.
Вовлечение молчаливых участников
Фасилитатору важно обращать внимание на молчаливых участников и вовлекать их в обсуждение. Следует время от времени спрашивать их мнение, чтобы обеспечить участие всех членов команды и избежать саботажа решений. Если в команде есть новые люди, можно подойти к ним в перерыве и спросить, все ли им понятно.
Прозрачность и понимание
Важно убедиться, что участники понимают цель встречи, текущие задания и ожидаемые результаты. Следует спрашивать, все ли понятно, и отвечать на вопросы. Особенно это важно в начале встречи, когда участники могут быть не полностью включены в контекст.
Структура встречи
Если встреча длинная или состоит из нескольких модулей, важно напоминать участникам, на каком этапе они находятся и почему выполняются те или иные действия. Следует перебрасывать "мостики" между пунктами повестки дня, чтобы участники не терялись. Важно спрашивать, понимают ли участники, что было сделано и куда движется обсуждение.
Новые участники
Если на встрече присутствуют новые люди, их следует представить, чтобы избежать неловких ситуаций. Важно объяснить, почему они здесь и что от них ожидается.
Веб-камеры
Фасилитатор может выразить предпочтение видеть участников встречи, чтобы лучше понимать их обратную связь. Однако следует учитывать культуру организации и не настаивать на включении веб-камер, если это не принято.
Работа в группах
Для дискуссий с большим количеством участников имеет смысл разбивать их на малые группы. Это может облегчить участие молчаливых участников. Однако важно не злоупотреблять работой в малых группах, так как обсуждение в большой группе также имеет ценность.
Паузы в обсуждении
В больших группах важно обращать внимание на паузы после высказывания идей. Небольшая задержка может позволить другим участникам включиться в обсуждение и высказать свое мнение.
Лекционный материал
Если на встрече предполагается лекционный материал, лучше разбивать его на короткие блоки и после каждого блока спрашивать, есть ли вопросы. Это поможет участникам лучше усвоить информацию и высказать свои возражения.
Завершение встречи
Важно уделять достаточно времени завершению встречи. Следует спросить участников, с чем они уходят с этой встречи, что было полезным или интересным для них. Также важно уточнить, что им важно сказать до того, как все разойдутся.
Следующие шаги
В конце встречи необходимо обозначить следующие шаги и рассказать, как будет происходить уведомление о прогрессе. Важно собрать обратную связь и поблагодарить участников за участие.
