0:00 Bạn có mua một con penthouse để chỉ sống ở phòng khách không? Nghe vô lý đúng không? Nhưng đây là cách rất nhiều bạn đang dùng Google Workspace mà không hề nhận ra. Trong khi công ty đã trả từ 10 đến 20 đô là gần 300.000đ mỗi tháng cho mỗi email bạn dùng. Bạn có trong tay cả một hệ sinh thái với 17 ứng dụng mạnh mẽ nhưng lại chỉ dùng một vài tính năng quen thuộc của Gmail, Google Drive hay Google Meet và bỏ lỡ những công cụ có thể giúp bạn làm việc hiệu suất hơn. Nhất là khi Google vừa tích hợp AI vào các công cụ làm việc hàng ngày này. Trong tập hôm nay, Linh muốn chia sẻ hai công cụ trong hệ sinh thái Google Workspace rất hữu ích mà có thể nhiều bạn chưa biết hoặc chưa khám phá hết những tính năng của nó. Chào mừng bạn đến với tập mới của chuỗi video làm bạn với AI mang tên Hai bí mật trong Google Workspace mà phần lớn người dùng không
0:46 biết. Trước khi đi sâu vào Google Workspace, hãy làm rõ sự khác biệt cơ bản giữa tài khoản Google cá nhân và tài khoản Google doanh nghiệp để bạn dễ hình dung. Nếu bạn nào đã biết phần này rồi thì hãy tua nhanh tới phần tiếp theo nói về Google Workspace [âm nhạc] nha. Tài khoản Google cá nhân là loại tài khoản bạn tự đăng ký thường có địa chỉ email kết thúc bằng [email protected]. Với tài khoản này, bạn được miễn phí sử dụng các ứng dụng phổ biến như Gmail, Drive, Docs, Calendar, YouTube và một loại công cụ hữu ích khác mà Google cung cấp. Đây là lựa chọn lý tưởng nếu bạn dùng cho mục đích cá nhân, học tập hay làm việc độc lập. Trong khi đó, tài
1:32 khoản Google doanh nghiệp là dịch vụ có trả phí thường được công ty hoặc tổ chức cung cấp cho nhân viên. Email sẽ mang tên miền riêng theo thương hiệu của tổ chức, chẳng hạn như bạn tên Linh Thái và công ty dùng tên miệng skillsprich.vn vn thì địa chỉ email của bạn sẽ là linh skillsbridge.vn. Không chỉ có sự khác biệt về hình thức, loại tài khoản này còn đi kèm với nhiều công cụ quản trị nâng cao như Google Workspace. Vậy Google Workspace là gì? [âm nhạc] Google Workspace là một bộ công cụ làm việc trực tuyến do Google phát triển được thiết kế dành cho cá nhân, nhóm và doanh nghiệp để làm việc hiệu quả hơn mọi lúc mọi nơi. Bộ công cụ này hiện có ít nhất 17 ứng dụng. Để bạn dễ hình dung, Linh sẽ chia chúng thành hai nhóm.
2:19 Nhóm đầu tiên là những công cụ quen thuộc mà bạn hay dùng hàng ngày như Gmail, Drive, Docs, Calendar, Meet hay chat. Chúng giúp bạn làm nhiều tác vụ như gửi email, sắp xếp lịch, hộp online, viết tài liệu, chia sẻ file, làm việc nhóm, tất cả trong cùng một hệ thống. Nếu bạn đang dùng tài khoản cá nhân thì chắc cũng đã quen với phần lớn trong số này rồi. Điểm khác biệt nằm ở chỗ với tài khoản Google Workspace, các ứng dụng này sẽ có thêm tính năng nâng cao, đặc biệt là tích hợp AI. Ví dụ như trong Google Docs, bạn có thể nhờ AI hỗ trợ viết nội dung, tạo bảng nhanh, theo dõi tiến độ công việc, thậm chí tóm tất cả tài liệu bằng một cú nhấp chuột nhờ vào công cụ Gemini của Google. Một số tính năng AI này cũng có thể sử dụng được nếu bạn đăng ký gói Google One AI Premium. Nhưng với Workspace, bạn sẽ được tích
3:04 hợp sẵn mà không cần cài đặt thêm. Ngoài đó, các công cụ khác của Google cũng được cập nhật rất nhiều trong thời gian gần đây. Nếu bạn muốn Lin chia sẻ kỹ hơn về ứng dụng nào, hãy để lại bình luận nha. Còn bây giờ Linh xin nói về nhóm thứ hai. Đây là các công cụ nâng cao hơn, tập trung vào AI và tìm kiếm thông minh như Gemini Advanced, Cloud Search và Notebook LM Plus. Gemini thì chắc nhiều bạn đã nghe quen rồi đúng không? Đó là AI của Google tương tự như chat GPT. Tin vui là nếu công ty bạn dùng các gói Google Workspace Business hoặc Enterprise, bạn sẽ được truy cập vào Gemini Advance mà không cần đăng ký gói riêng trị giá gần 500.000đ mỗi tháng như tài khoản cá nhân. Ở phần tiếp theo, Linh sẽ đi sâu hơn vào hai công cụ còn lại là Cloud Search và Note LM Plus để bạn không lãng phí các công cụ hữu ích
3:53 này. Alo à, chúc mừng bạn đã tự động hóa 50% công việc của mình. Sau 3 tháng bạn đã giỏi hơn nhiều rồi đó. Hãy nhớ theo dõi kênh Thái Vân Lư Skills Bridge ngay lúc này là bước đầu tiên giúp bạn học hỏi nhiều hơn và nhớ nhấn like nữa nha. Chúng ta sẽ bắt đầu với Cloud Search. Bạn có thể truy cập vào công cụ này tại cloudsearch.google.com. Bạn có thể hình dung đây là bộ não tìm kiếm cho toàn bộ Google Workspace. Giả sử team Linh đang làm dự án mới về AI và Linh muốn thấy tất cả thông tin về các video làm bạn với AI để xem mình đã làm gì trước đây. Nếu không có dùng Cloud Search thì Linh phải vô drive tìm kiếm ở đó, rồi sau đó qua email tìm kiếm ở đó, rồi sau đó qua calendar tìm kiếm ở đó. Rất nhiều bước
4:39 và phức tạp phải không các bạn? Thay vì phải mở từng ứng dụng như Gmail Mail, Drive hay Docs để tìm tài liệu, Linh chỉ cần gõ từ khóa vào Cloud Search và nó sẽ quét tất cả các ứng dụng cùng lúc. Một ưu điểm lớn là Cloud Search chỉ trả về kết quả mà bạn có quyền truy cập. Nói cách khác, dù bạn dùng email công ty, tài liệu của bạn vẫn riêng tư nếu bạn chưa chia sẻ quyền truy cập, kể cả với quản trị viên hệ thống. Trở lại ví dụ ha. Linh muốn tìm tất cả thông tin liên quan đến series làm bạn với AI, chỉ cần gõ đúng cụm từ làm bạn với AI vào ô tìm kiếm. Cloud Search sẽ tổng hợp mọi kết quả từ docs, thư mục trên drive, lịch quay phim trên calendar đến cả email có nhắc đến cụng từ này rất nhanh và tiện. Nếu kết quả quá nhiều, bạn có thể lọc
5:24 tìm kiếm theo từng ứng dụng như Gmail, Drive hay Calendar hoặc thu hẹp phạm vi theo thời gian, người tạo file, loại tài liệu. Đây là cách cực kỳ hữu ích cho những dự án phức tạp và kéo dài. Một điểm mạnh khác là Cloud Search không chỉ tìm theo tên file như Drive mà còn theo nội dung bên trong tài liệu. Ví dụ bạn không nhớ tên file hai người gửi, chỉ nhớ một đoạn nội dung trong tài liệu ví dụ như hiện tượng ảo giác AI thì hãy cứ nhập cụm từ này vào Cloud Search. Lưu ý là bỏ cụm từ vào ngoặc kép nha các bạn. Nó sẽ hiện tất cả các tài liệu email hợp có chứa đoạn nội dung trên và cho bạn xem trước phần văn bản có từ khóa. Như vậy bạn không cần mở từng file ra kiểm tra nữa. Thấy là tiết kiệm rất nhiều thời gian tìm kiếm đúng không? Nếu bạn vừa biết đến công cụ Cloud Search qua
6:10 video này, hãy gửi bình luận cho Linh biết nha. Đây là một công cụ rất tiện mà Linh cũng đang bắt đầu sử dụng thay vì chỉ tìm kiếm riêng lẽ trên drive hay hộp mail của mình. Các bạn hãy dùng thử nha. Nếu phải chọn một món để ăn suốt một tuần, bạn sẽ chọn bún hay phở. Rất dễ đem mình chọn đúng không? Trong ăn uống, Linh thận tin vào trực giác nhưng trong kinh doanh thì khác. Trực giác và kinh nghiệm không phải lúc nào cũng đúng. Người thành công không phải là người có nhiều kinh nghiệm nhất mà là người biết kiểm chứng kinh nghiệm bằng dữ liệu mới, biết lúc nào nên tin vào trược giác và lúc nào cần dùng lại để phân tích cho rõ ràng. Đó là lý do vì sao Lin và Skill Spech xây dựng khóa học AI for Decing với thời lượng 14 tiếng dành cho những ai muốn dùng dữ liệu để ra quyết định chiến lược. Trong khóa này bạn sẽ học
6:57 được cách xác định chỉ số quan trọng để đo lường hiệu quả, đọc được xu hướng thị trường qua dữ liệu, trực quan hóa thông tin để truyền đạt rõ ràng hơn và quan trọng nhất biến phân tích thành cụ thể để phục vụ mục tiêu kinh doanh. Tất cả đều có hướng dẫn từng bước kèm ví dụ thực tế cụ thể. Linh tin đây là khoản đầu tư xứng đáng cho sự nghiệp của bạn. Hãy nhấn vào link trong phần mô tả hoặc bình luận để nhận ưu đãi học phí lên tới 35% nha. [âm nhạc] Ứng dụng tiếp theo trong hệ sinh thái Google Workspace mà Linh muốn giới thiệu là Notebook LM. Đây là một công cụ ghi chú thông minh, tích hợp AI cực kỳ hữu ích cho những ai làm việc nhiều với tài liệu. Nó không chỉ hỗ trợ bạn tóm tắt, tìm kiếm, đặt câu hỏi theo ngữ cảnh mà
7:44 còn giúp tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn rất nhanh chóng. Link đã giới thiệu và hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Notebook LM trong tập trước của chuỗi video này. Bạn có thể nhấp vào link ở góc phải màn hình để xem lại nha. Nếu bạn đang dùng Google Workspace, bạn sẽ được sử dụng luôn phiên bản Notebook LM Plus, bản nâng cấp mà bình thường người dùng cá nhân phải trả gần 500.000 mỗi tháng. Tin vui là bạn không cần trả thêm đồng nào. Vậy bản Plus có gì hấp dẫn? Có bốn điểm cộng. Trước hết là khả năng xử lý gấp năm lần tài liệu so với bản miễn phí. Nghĩa là nếu bạn đang nghiên cứu một đề tài lớn như chuẩn bị kế hoạch kinh doanh mới hoặc viết nội dung đào tạo từ hàng chục file, bạn có thể gom hết các file PDF, Google Doc Slide vào một notebook để AI hỗ trợ phân tích và tóm tắt hết cho bạn. Không cần
8:30 mở từng file để đọc thủ công nữa. Thứ hai, bạn được quyền tùy chỉnh cách AI trả lời. Giả sử bạn đang chuẩn bị báo cáo tháng cho sếp. Bạn có thể yêu cầu AI viết ngắn gọn theo tông trang trọng. Còn nếu bạn làm nội dung cho mạng xã hội thì sao? Bạn có thể chọn kiểu thân thiện, xúc tích, dùng ngôn ngữ đời thường. Điều này giúp bạn tiết kiệm kha khá thời gian định dạng và viết lại nội dung thủ công. Một điểm thứ ba mà Linh rất thích là bạn có thể chia sẻ notebook với đồng nghiệp. để cùng tham khảo tài liệu. Ví dụ, bạn đang quản lý phòng marketing và cần chia sẻ tài liệu nghiên cứu đối thủ. Thay vì gửi từng fil rồi, bạn chỉ cần gửi một notebook đến các bạn trong nhóm của mình. Ngoài ra, bạn còn xem được phần nào trong bảng nghiên cứu được xem nhiều, từ đó xác định được những chủ đề
9:16 hay thông tin nào đang được nhóm quan tâm nhất. Cuối cùng là bảo mật. Tất cả nội dung bạn đưa vào đều được bảo vệ nội bộ, không dùng để huấn luyện ai hay chia sẻ với bên thứ ba. Nếu bạn làm việc trong môi trường có dữ liệu nhạy cảm như tài chính, nhân sự hay pháp lý thì đây là một yếu tố rất quan [âm nhạc] trọng. So với tập Notebook LM trước, phiên bản miễn phí mới được cập nhật gần đây cũng có hai tính năng mới rất thú vị. Một là audio overview. Công cụ này sẽ nói chuyện với bạn để tóm tắt nội dung tài liệu. Xin chào mừng quý vị đến với buổi thảo luận chuyên s hôm nay. Chúng ta sẽ cùng nhau xem xét kỹ hơn về bức tranh năng lượng toàn cầu dựa trên báo cáo Global Energy Perspective 2024. Rất tiện khi
10:03 bạn đang đi trên đường hay bạn học tốt hơn khi nghe thông tin như Linh. Hai là sơ đồ tư duy Mindmap nhanh chóng hiển thị cấu trúc tài liệu dưới dạng sơ đồ giúp bạn nắm nhanh mạch nội dung chỉ trong vài chục giây. Linh sẽ hướng dẫn cụ thể cách ứng dụng hai tính năng này vào công việc hàng ngày trong các video tới. Các bạn hãy đón xem nha. Bạn đang sống trong một cân penthouse tiện nghi bật nhất thì đừng chỉ loan khoan ở phòng khách. Không chỉ riêng Google Workspace, hãy dành khoảng 30 phút mỗi tuần để thử một tính năng mới trong các công cụ mà bạn đang có sẵn. Và nếu bạn khám phá được gì thú vị, đừng ngại chia sẻ với Linh và đội ngũ Skill Bridge nha. Còn bây giờ hãy nhấn theo dõi kênh Thái Vă Lin Skills Bridge để khám phá thêm nhiều công cụ giúp bạn làm việc thông minh hơn mỗi ngày. Hẹn gặp lại bạn trong video tiếp theo. [âm nhạc]
