简要总结
本视频介绍了GTD（Getting Things Done）方法，这是一种由效率顾问David Allen开发的提高效率的系统。GTD旨在通过将所有任务和想法从大脑中转移到一个外部系统中，从而减少精神负担，提高工作效率。该方法包括五个步骤：收集、理清、组织、回顾和执行。视频还展示了如何使用Todoist应用来实践GTD方法，并提供了一些实用的技巧和建议。
- GTD方法的核心在于将所有任务和想法从大脑中转移到外部系统。
- 五个关键步骤包括收集、理清、组织、回顾和执行。
- Todoist可以作为一个有效的工具来实践GTD方法。
简介
视频介绍了GTD（Getting Things Done）方法，这是一种由效率顾问David Allen开发的提高效率的系统。该方法在过去二十多年里受到了广泛的欢迎和应用。视频推荐观看David Allen的畅销书《Getting Things Done》的有声书版本，并表示本视频将涵盖GTD的基本概念。此外，视频还宣布了结尾的赠送活动。
什么是GTD？
GTD方法基于一个简单的原则：大脑中存储的信息越多，就越难集中注意力。这会导致花费更多的时间思考任务，而不是实际执行任务。GTD旨在通过将所有精神杂物转移到一个系统中，帮助用户组织和优先处理需要采取行动的事项。这就像清理大脑，并为任务提供清晰的路线图。如果感到任务繁重、担心忘记细节、身兼多职、项目难以完成，或者只是对GTD感到好奇，那么可以考虑尝试GTD。
收集
为了使GTD有效，必须停止将信息存储在大脑中。无论想到什么，无论是待办事项、任务、事件、提醒还是书推荐，都需要立即将其从大脑中转移到其他地方存储。建议从一个完整的“清空大脑”开始，将所有想法和点子倾倒到一个收件箱中。这个收件箱仅用于收集大脑中的混乱信息，而不是进行组织。GTD的关键要素之一是能够立即捕捉这些想法。例如，可以通过Apple Watch口述输入Todoist，使用手机上的锁屏小部件，或者在笔记本电脑上使用快速添加功能。
理清
现在收件箱里充满了各种想法，需要将它们转化为具体的行动。逐一检查收件箱中的每个项目，并执行以下操作之一：如果项目耗时少于2分钟，立即完成；如果任务不再需要或无法执行，删除它；如果可以委派，分配给其他人；如果是非行动性的参考项目，将其归档到参考项目中，或者将其附加到相关任务的评论中。如果一个项目需要在特定的日期和时间完成，可以分配截止日期、时间和提醒。如果一个任务需要多个步骤，可以创建一个项目来包含该项目的所有步骤。但此时只需要列出推动该项目前进的下一个可执行步骤。
组织
GTD书籍对这一部分进行了详细的阐述，这里提供一个简化版本。首先是关注领域，这是GTD术语，指的是生活中不同的责任领域。可以为每个责任领域创建一个项目，或者创建一个团队工作区，以便将团队工作与个人项目分开。接下来是后续行动，这是接下来要做的具体事情，而不是未来的行动或需要完成的所有事情的长长的清单。可以为后续行动分配截止日期，但GTD建议谨慎使用截止日期。另一种好的做法是使用“下一步”之类的标签。有时，收件箱中会出现一些只是提醒需要与他人讨论的事情。一个好主意是为需要定期联系的人创建一个项目，如果有一个团队工作区，可以将此项目设置为受限项目，只有你和对方可以访问。参考资料是指需要在以后参考的内容。可以将这些资料存储在任务描述中，或者在任务的评论中链接到文档。这样，在实际采取下一步行动时，就可以拥有完成任务所需的一切。等待事项是指已经委派或正在等待他人采取行动的项目。例如，如果需要发送报告，但正在等待同事审核，可以使用“等待中”标签来跟踪这些项目。总有一天/也许是指那些我们希望有一天能做，但今天、本周甚至本月都无法完成的事情。这可能包括想去的地方、想读的书、想最终开始的项目。应该将它们存储在某个地方，但又不想让它们干扰系统。所以，“总有一天/也许”项目是存放这些项目的理想场所。如果可以通过委派任务来释放自己的时间和精力，那么应该这样做。在Todoist中，可以与他人共享项目，可以分配任务、分配截止日期，甚至可以在评论中进行协作。如果与团队共享任务，可以在Todoist中创建一个团队工作区。可以免费获得五个项目，这将有助于将团队工作与个人项目分开。在GTD中，情境是指完成任务所需的工具、地点或人员。例如，如果在办公室，就不能做任何需要在家里才能完成的事情。添加情境的最简单方法是使用标签，GTD建议使用以下标签：电脑/互联网、家庭、办公室、跑腿、电话、外出。可以自定义此列表并添加自己的标签。例如，如果电子邮件对你来说更有意义，可以将其添加到列表中。对于很多人来说，电脑/互联网已经没有太多意义了，因为我们大多数时候都把电脑放在口袋里。因此，使用“离线”之类的标签来表示可以在没有互联网连接时完成的事情可能更有意义。
回顾
每周应该抽出时间来回顾任务，检查情境，并确保整个系统运行顺畅。
执行
现在已经建立了一个完善的系统，拥有所有的任务、项目和标签，应该能够回答这个问题：下一步应该做什么？
结尾和花絮
视频总结了GTD方法，并邀请观众在评论区分享他们希望在视频中看到哪些关于效率和协作的主题。所有留言并订阅频道的人都有机会赢得一年的Todoist Pro。视频还推荐了关于每周回顾的视频，并鼓励观众点赞、评论和订阅。最后，视频以一些花絮结束。
