Breve Resumen
Este video explica la importancia de la conservación y preservación documental, tanto física como digital, para asegurar que la información de una entidad esté siempre accesible y en buen estado. Se introduce el Sistema Integrado de Conservación (SIC) y sus componentes, destacando la necesidad de un diagnóstico integral y la formulación de planes de conservación adaptados a las necesidades específicas de cada entidad. Además, se mencionan los programas de conservación preventiva, los principios del SIC, y la importancia del seguimiento y evaluación de los planes.
- El Sistema Integrado de Conservación (SIC) asegura la integridad, autenticidad, fiabilidad y accesibilidad de la información.
- Los planes de conservación deben ser monitoreados, evaluados y ajustados continuamente.
- La preservación digital a largo plazo es crucial para mantener los documentos electrónicos accesibles y auténticos.
Introducción a la Conservación y Preservación Documental
El video comienza explicando que la conservación y preservación documental son fundamentales para asegurar que la información de una empresa o entidad esté siempre accesible y en buen estado, ya sea en formato físico o digital. Esto se logra a través de un sistema integral de conservación que garantiza que los documentos estén en buen estado y accesibles a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su disposición final. Las entidades deben implementar un plan para cuidar y preservar la información en el tiempo.
Sistema Integrado de Conservación (SIC)
El Sistema Integrado de Conservación (SIC) tiene como propósito asegurar que toda la información mantenga sus atributos clave: integridad (que no se modifique), autenticidad (que sea confiable), fiabilidad (que cumpla su función) y accesibilidad (que sea fácil de encontrar y usar). El SIC protege y mantiene accesible la información desde su creación hasta su disposición final. El SIC tiene dos componentes principales: el plan de conservación documental (para documentos físicos) y el plan de preservación digital a largo plazo (para documentos digitales).
Componentes del SIC: Planes de Conservación Documental y Preservación Digital
El SIC se compone de dos planes principales: el Plan de Conservación Documental, que aplica a documentos en papel u otros soportes físicos, asegurando que no se dañen o deterioren; y el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, que se encarga de los documentos electrónicos, garantizando su accesibilidad y usabilidad a pesar de los cambios tecnológicos. Para implementar el SIC de forma efectiva, es necesario realizar un diagnóstico integral de la gestión documental, lo que permite conocer el estado actual de los documentos y las necesidades específicas de conservación de la entidad.
Importancia del Diagnóstico Integral y Formulación de Planes
Para implementar el SIC de forma efectiva, es necesario realizar un diagnóstico integral de la gestión documental. Este diagnóstico permite conocer el estado actual de los documentos y las necesidades específicas de conservación de la entidad. A partir de este análisis, se pueden formular planes concretos y establecer acciones para corto, mediano y largo plazo, asegurando que los documentos estén protegidos en cada etapa de su ciclo de vida. Los planes del SIC no son estáticos y deben ser monitoreados y evaluados continuamente, ajustándose a medida que evolucionan las necesidades y la tecnología, siempre siguiendo las recomendaciones técnicas del Archivo General de la Nación.
Programas de Conservación Preventiva
El Sistema Integrado de Conservación incluye programas de conservación preventiva para proteger los documentos tanto en formato físico como digital. Estos programas incluyen acciones prácticas para prevenir el deterioro de los documentos y son clave para conservar la información en el tiempo. Los principales programas son: capacitación y sensibilización del personal, inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento, saneamiento ambiental (desinfección, desratización y desinsectación), monitoreo y control ambiental (temperatura y humedad), almacenamiento y re almacenamiento, y prevención de emergencias y atención de desastres.
Principios del SIC y Coordinación e Implementación
Para implementar estos programas, el SIC sigue principios de gestión documental establecidos en el Decreto Único del Sector Cultura en Colombia (Decreto 1080 de 2015). Estos principios orientan las prácticas de conservación y aseguran que los documentos conserven atributos clave como la autenticidad, la integridad y la accesibilidad. La coordinación del SIC requiere un trabajo conjunto entre varias áreas (gestión documental, conservación, tecnología de la información y auditoría interna). Cada entidad designa a un responsable de alto rango para dirigir y asegurar la implementación del SIC, adaptando el plan según las necesidades de conservación de cada área.
Aprobación, Publicación, Seguimiento y Evaluación de los Planes del SIC
Una vez desarrollados, los planes de conservación deben ser aprobados por el comité institucional de gestión y desempeño, y su respaldo debe registrarse en las actas del comité. Tras la aprobación, los planes deben publicarse en el sitio web de la entidad para garantizar su accesibilidad y transparencia. Para asegurar la efectividad del SIC, es fundamental realizar seguimientos y evaluaciones periódicas de los planes, permitiendo a la entidad realizar ajustes y mejoras continuas. El comité institucional también verifica el cumplimiento del SIC, incluyendo estas evaluaciones en los planes de mejora de la entidad y actuando para corregir cualquier problema identificado en las auditorías.
Plan de Conservación Documental: Asegurando la Integridad de los Documentos Físicos
El plan de conservación documental es esencial para asegurar que los documentos físicos mantengan sus atributos de autenticidad, integridad, viabilidad y accesibilidad a lo largo del tiempo. Este plan reúne diversas acciones orientadas a mantener la estabilidad estructural y funcional de los documentos, ayudando a preservar la memoria y el valor institucional de la entidad.
Niveles de Intervención en Conservación Documental: Preventiva y Restauración
Existen dos niveles de intervención clave que aseguran la integridad de los documentos a lo largo del tiempo: la conservación preventiva, que consiste en tomar acciones para minimizar el riesgo de deterioro de los documentos (incluyendo las medidas discutidas en los programas de conservación preventiva); y la conservación-restauración, que se centra en corregir el deterioro y evitar daños adicionales en los documentos, buscando también restaurar el valor estético de los documentos en algunos casos. Cada intervención debe contar con un diagnóstico previo que evalúe el estado del documento, documentándose detalladamente en un informe que explique el tipo de intervención realizada, los materiales y métodos usados, y el profesional responsable del tratamiento.
Procesos y Procedimientos de Conservación Documental
El plan de conservación documental incluye todos los procesos y procedimientos necesarios para proteger los documentos durante su ciclo vital, en línea con las políticas de gestión documental de la entidad y las normas internacionales vigentes. Se consideran tres factores importantes: las competencias y perfiles del personal encargado de la conservación, la infraestructura física y tecnología necesaria para los procesos de conservación, y los elementos de protección personal y bioseguridad para asegurar la seguridad del personal que realiza la conservación, cumpliendo con las normativas vigentes.
Conservación de Archivos Audiovisuales, Fotográficos o Sonoros
Para documentos especiales como archivos audiovisuales, fotográficos o sonoros, existen criterios específicos de conservación establecidos por el Archivo General de la Nación. Estos criterios aseguran que estos archivos, en especial los generados en formato analógico, mantengan sus atributos de integridad y accesibilidad en el tiempo, respetando siempre las normas técnicas internacionales.
Plan de Preservación Digital a Largo Plazo: Asegurando la Autenticidad y Accesibilidad de los Documentos Electrónicos
El plan de preservación digital a largo plazo es fundamental para asegurar que los documentos electrónicos de archivo no solo se mantengan accesibles, sino que también conserven su autenticidad, integridad y confiabilidad. Las entidades responsables de preservar estos documentos deben adoptar políticas y medidas adecuadas, respetando las directrices del Archivo General de la Nación, independientemente del sistema informático o formato en el que se crearon.
Formulación del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo
Este plan se formula dentro del Sistema Integrado de Conservación (SIC) e incluye acciones específicas de corto, mediano y largo plazo. Su objetivo es mantener los documentos electrónicos con características como autenticidad, inalterabilidad, interpretación y disponibilidad, esenciales para asegurar su comprensión y uso con el paso del tiempo. Para formular el plan, se deben tener en cuenta seis elementos esenciales: política institucional de gestión documental, estructura normalizada para preservación, obligaciones legales, limitaciones de la entidad, necesidades de los usuarios y buenas prácticas.
Criterios para la Preservación Digital a Largo Plazo
Cada entidad define criterios según su contexto organizacional, priorizando acciones para la preservación digital. Algunos pasos fundamentales incluyen: identificación de flujos de información y de documentos electrónicos a preservar, caracterización de los documentos electrónicos a largo plazo (asegurando que cumplan con los tiempos de retención documental establecidos en las tablas de retención documental - TRD o tablas de valoración documental - TVD), y evaluación de estrategias de preservación para garantizar que los documentos electrónicos puedan ser interpretados, recuperados y almacenados en entornos seguros, sin importar el formato.
Riesgos en la Preservación Digital
La información digital enfrenta amenazas únicas, por lo que es crucial identificar y gestionar los riesgos. Entre estos riesgos se encuentran la obsolescencia y degradación del soporte físico, la obsolescencia de software y hardware (que implica la actualización constante para evitar que el contenido digital se vuelva inaccesible), los desastres naturales y ataques deliberados a la información (que puedan comprometer la seguridad de los archivos), y los errores humanos y fallas organizacionales (que afecten la integridad de los documentos).
Estrategias de Preservación Digital
Las estrategias para la preservación digital buscan contrarrestar estos riesgos y mantener los documentos electrónicos accesibles a lo largo del tiempo. Algunas de las estrategias más comunes incluyen la migración de archivos a nuevas plataformas o medios de almacenamiento, la conversión de formatos (adaptando documentos de un formato a otro para fines de consulta o preservación), la emulación de entornos de hardware y software antiguos en sistemas actuales (para facilitar el acceso a formatos obsoletos), y el refreshing (que consiste en transferir los datos de un soporte a otro sin alterar el contenido). Estas estrategias deben estar documentadas y justificadas, teniendo en cuenta los requisitos de cada documento, el registro histórico de acciones y los estándares técnicos pertinentes.
Procesos y Procedimientos para la Preservación Digital
El plan de preservación digital a largo plazo también establece procesos específicos para mantener la cadena de preservación de documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Algunos de los factores que deben considerarse son la planificación y valoración de los documentos digitales desde el inicio de la gestión documental, el cronograma de transferencias y la eliminación de documentos según las TRD o TVD, la infraestructura de almacenamiento y la elección de los formatos más seguros para la preservación a largo plazo, y los requisitos de metadatos asociados (necesarios para asegurar la autenticidad y accesibilidad de los documentos digitales). Para asegurar una preservación eficaz, el Archivo General de la Nación establecerá alineamientos y estándares nacionales e internacionales. Estos estándares permitirán que los documentos digitales cumplan con los requisitos legales, se ajusten a las auditorías y consideren la vigilancia tecnológica para prevenir la obsolescencia.
