Resumen Breve
Este video explica cómo un sistema de gestión documental (DMS) puede optimizar los procesos empresariales, ahorrar tiempo y dinero, y mejorar la satisfacción del cliente. Describe cómo el DMS gestiona y archiva documentos de manera electrónica, permitiendo un acceso rápido y fácil a la información desde cualquier lugar. También muestra cómo los flujos de trabajo automatizados agilizan procesos como la aprobación de facturas, y cómo la digitalización de documentos se integra con otros sistemas de software. Finalmente, resume los beneficios clave de un DMS, incluyendo el almacenamiento centralizado, la búsqueda eficiente, la optimización de procesos, el ahorro de espacio y el cumplimiento de los periodos de retención legales.
- Optimización de procesos documentales.
- Ahorro de tiempo y recursos.
- Mejora en la satisfacción del cliente.
- Cumplimiento normativo y seguridad documental.
Las empresas generan una gran cantidad de documentos diariamente, los cuales son esenciales para su éxito. Estos documentos están relacionados con diversos procesos como la creación, envío, revisión, almacenamiento y búsqueda. Estas tareas consumen mucho tiempo y recursos, por lo que es importante optimizar estos procesos mediante sistemas de gestión documental (DMS), que son componentes clave de la gestión de contenido empresarial (ECM). Un DMS mejora los servicios ofrecidos a clientes y socios, ahorrando tiempo y dinero.
El video ilustra el proceso de venta de un producto como ejemplo. En un sistema tradicional, los documentos se almacenan en diferentes ubicaciones (archivos de Excel, correos electrónicos, carpetas físicas, programas de gestión). Esto dificulta la recuperación de documentos cuando un cliente llama, especialmente si los documentos están en formato papel y no están disponibles de inmediato. Esta falta de rapidez impacta negativamente la relación con los clientes.
Un sistema de gestión documental (DMS) gestiona y archiva todos los documentos de la empresa en un archivador electrónico. Los empleados autorizados pueden acceder a los documentos desde su estación de trabajo mediante búsquedas por palabras clave o texto completo. Esto permite obtener una vista general del proceso en segundos y acceder a cualquier documento con un clic, independientemente de su formato (hoja de cálculo, correo electrónico, archivo de Word, fax, imagen o video). Esto permite responder a las consultas rápidamente y mantener satisfechos a los clientes.
Los sistemas de gestión documental también optimizan los procesos empresariales internos, conocidos como flujos de trabajo. El video ejemplifica el proceso de aprobación de facturas. Sin un DMS, los documentos se envían manualmente y permanecen en posesión de un empleado hasta que se procesan, lo que puede causar retrasos si el empleado está ausente o si el documento se devuelve. Con un DMS, las facturas se envían electrónicamente y se almacenan en el archivador electrónico. El responsable puede acceder a la factura desde cualquier lugar y aprobarla con un sello digital. Todos los empleados autorizados pueden ver el estado del proceso en todo momento, lo que permite realizar un seguimiento de los documentos, evitar pérdidas y adaptarse a los periodos de descuento en el pago de la factura.
El proceso de digitalización de documentos puede ser semiautomático o totalmente automático, dependiendo del tipo de documento. Los documentos en papel se escanean y se les asignan términos de índice, extrayendo palabras clave automáticamente. Los sistemas de gestión documental modernos se integran con otros programas de software. Los documentos electrónicos (PDF, CAD, Word) se pueden arrastrar al archivador del DMS o usar un controlador de impresión especial. Las palabras clave se pueden ingresar manualmente o extraer automáticamente del documento. Los correos electrónicos se almacenan automáticamente desde el programa de correo electrónico y se indexan con palabras clave como remitente, destinatario o asunto.
Los sistemas de gestión documental se integran en cualquier infraestructura y se adaptan a cualquier estructura empresarial. Los procesos y flujos de trabajo de la empresa no cambian, pero se llevan a cabo electrónicamente, eliminando procesos laboriosos y largos tiempos de espera. Los documentos se recopilan, organizan y archivan permanentemente en un archivador de documentos digital.
Los beneficios de un sistema de gestión documental incluyen: almacenamiento centralizado de documentos, acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento, búsquedas rápidas y precisas, aumento de la eficiencia con flujos de trabajo optimizados, ahorro de espacio, protección de documentos contra incendios o inundaciones, acceso rápido y fácil durante muchos años, y cumplimiento de los periodos de retención legales.
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0:05 su empresa produce una enorme cantidad de documentos cada día la información que contienen es la piedra angular de su éxito estos documentos están relacionados con diversos procesos los documentos se crean envían comprueban almacenan y sobre todo se buscan una y otra vez Estas tareas consumen una gran cantidad de tiempo y recursos por eso merece la pena dedicar tiempo a analizar estos procesos en detalle y optimizarlos aquí es donde entran en juego los sistemas de gestión documental a su vez el dms es el componente principal de la denominada gestión de contenido empresarial o ecm
0:53 por sus siglas en inglés con un dms puede mejorar los servicios que ofrece a su clientes y socios ahorrando tiempo y [Música] dinero observemos más detenidamente un proceso empresarial por ejemplo la venta de un producto desde la petición del producto y las posibles dudas hasta la realización del pedido y la recepción de la factura este proceso implica la creación de diversos documentos tanto en formato papel como en formato electrónico la oferta actual puede almacenarse como un archivo de Excel o Word en el ordenador local o en un
1:41 servidor la correspondencia de correo electrónico con el cliente se almacena en el servidor exchange o noes el pedido se archiva en formato papel en una carpeta y la factura se guarda en el programa de gestión cuando un cliente llama Es recuperar estos documentos de las distintas ubicaciones de almacenamiento si en ese momento un compañero tiene uno de los documentos en formato papel y dicho Compañero no está presente el proceso se detiene con este sistema su empresa no puede responder con la rapidez necesaria lo cual tiene un impacto negativo en la relación con los clientes en este caso las empresas que
2:28 usan un sistema de gestión ental tienen una gran ventaja el sistema de gestión documental gestiona todos los documentos que se acumulan a diario en la empresa y los archiva correctamente en un archivador electrónico al igual que todos los empleados autorizados pueden acceder desde su estación de trabajo con una búsqueda por palabras clave predefinidas o de texto completo en todos los documentos puede obtener una vista general de todo el proceso en cuestión de segund en la lista de resultados todos los documentos se muestran claramente y se pueden abrir con tan solo hacer clic con el ratón independientemente de si el documento es una hoja un mensaje de
3:13 correo electrónico un archivo de Word un fax o incluso una imagen o un archivo de vídeo con este sistema puede responder a las consultas en cuestión de segundos ahorra tiempo y mantiene satisfechos a sus y clientes pero los sistemas de gestión documental pueden hacer mucho más también permiten optimizar los procesos empresariales internos comúnmente conocidos Como flujos de trabajo echemos un vistazo al proceso de aprobación de facturas por ejemplo sin un sistema de gestión documental todos los documentos en ví
4:00 manualmente y permanecen en posesión de un empleado hasta que se procesan incluso cuando un compañero no está en la oficina si esta persona decide posteriormente que el documento no forma parte de sus responsabilidades devuelve la factura y el proceso empieza de nuevo con un sistema de gestión documental no hay ningún cambio en el proceso básico de aprobación de facturas la diferencia radica en que las facturas listas para aprobar no se envían en formato papel sino electrónico Por lo que permanecen almacenadas en el archivador electrónico el responsable del departamento o centro de costes puede acceder a la factura desde cualquier estación de trabajo
4:45 incluso Durante los viajes y aprobarla con un sello digital Durante este tiempo todos los empleados autorizados pueden Acceder al documento y Ver el estado del proceso claramente en todo momento gracias a este sistema es posible realizar un seguimiento de los documentos y evitar pérdidas además la rapidez del proceso permite adaptarse a los periodos de descuento en el pago de la factura pero seguramente se está preguntando Cómo llegan los documentos al archivador electrónico según el tipo de documento el proceso de
5:30 digitalización es semiautomático o totalmente automático por lo que es extremadamente sencillo los documentos en papel Por ejemplo facturas cartas o copias impresas se escanean una vez escaneados los documentos se les asignan términos de índice durante el proceso de escaneado es posible extraer varias palabras clave de manera automática además los sistemas de gestión documental modernos pueden integrarse directamente en varios productos de software de otros desarrolladores en el caso de los documentos en formato electrónico Por ejemplo archivos en formato pdf cad o
6:16 Word basta con arrastrar los documentos al archivador del sistema de gestión documental o usar un controlador de impresión especial en este procedimiento puede usted mismo las palabras clave para búsquedas rápidas o usar mecanismos automáticos Como por ejemplo en el caso de una factura saliente para extraer palabas clave específicas directamente del documento los mensajes de correo electrónico se almacenan automáticamente desde el programa de correo electrónico y se indexan con palabras clave como el remitente el destinatario o el asunto si vincula además su base de datos de
7:02 contactos podrá obtener automáticamente el nombre y la empresa del remitente de manera automática como puede ver los sistemas de gestión documental pueden integrarse en cualquier infraestructura y adaptarse a cualquier estructura empresarial los procesos y flujos de trabajo de la empresa no cambian en absoluto aunque se llevan a cabo de manera electrónica ón lo cual elimina procesos laboriosos y largos tiempos de Espera los documentos se recopilan organizan y archivan permanentemente en un archivador de documentos digital a continuación Se ofrece un breve resumen de los beneficios de un
7:49 sistema de gestión documental todos los documentos se almacenan en un archivador de documentos central al que se puede acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar Gracias al acceso por internet independientemente del formato del archivo la fecha o el autor de un documento una vez realizado el almacenamiento automático o semiautomático es posible hacer búsquedas rápidas y precisas en los archivadores además la eficacia de la empresa aumenta con flujos de trabajo que optimizan los procesos y garantizan la transparencia gracias a este sistema la empresa ahorra espacio protege sus documentos contra
8:36 incendios o inundaciones y podrá acceder a ellos rápida y fácilmente durante muchos años esto significa que los sistemas de gestión documental también le permiten cumplir con los periodos de retención legales Estos son argumentos muy sólidos a favor de un sistema de gestión documental sin duda Esta es la solución que ha estado buscando
