0:00 Có những việc biết là tốn thời gian không hiệu quả mà vẫn làm. Bạn thấy có quen không? Ngày xưa mỗi lần team lên làm báo cáo là cả một chuỗi việc lặp đi lặp lại. Ví dụ như với Google Ads, mỗi lần làm báo cáo là phải mở dashboard Google Ads ra, kéo xuống số liệu từng chiến dịch, chọn từng chỉ số impressions click CPC conversions, rồi bấm export chừ file CSV tải về. Sau đó lại mở Excel, copy thủ công vào bảng tổng hợp. Xong Google Ads thì đến Facebook Ads Ads Manager lọc chiến dịch theo ngày, chọn cột chỉ số cần thiết rồi export xuất dữ liệu xuống lại mở thêm một file Google Sheet mới để dán vào. Mà đâu chỉ có Ads còn CRM cộng Google Sheet bộ có cả chục file nằm rải rác trong thu mục report tuần này. Chưa xong đâu, bạn lại phải ngồi căn chỉnh bảng, gọt cột, xóa dòng
0:46 trùng nổi định dạng ngày tháng, đảm bảo mỗi dữ liệu khớp với nhau. Sau đó dựng biểu đồ, chọn chart chéo dữ liệu, chỉnh màu căn lề. Rồi cuối cùng mở PowerPoint để biến tất cả thành sao báo cáo cho sếp. Để có một báo cáo chi tiết cho một bộ phận như marketing có thể ngốn 6 b tiếng đồng hồ và đau nhất là tuần nào cũng lập loại y chang. Làm sau báo cáo thì cũng không còn thời gian để phân tích chi tiết và sáng tạo giải pháp nữa. Biết là tốn thời gian đó nhưng quy trình này vẫn kéo dài khá lâu. Nhiều bạn còn hỏi đùa chị ơi em có thể làm thêm việc mà không cần làm báo cáo không chị? Cho tới khi Linh và Thê chuyển sang ứng dụng công cụ mới và báo cáo, mọi thứ thay đổi hoàn toàn. Thay vì sáng thứ hai cuốn mở Google Ads, Facebook Ads, CRM để tải dữ liệu. Bây giờ chỉ cần mở studio vì dashboard đã tự động cập nhật số liệu
1:33 chi phí thu lead cho team rồi. Các bạn leader trong team không cần phải hóa nhân sự nhập liệu cho ph tổng nữa. Thay vào đó các bạn ấy dành thời gian để đập dữ liệu, phát triển vấn đề và bàn cách tối ưu. Đó không phải là giấc mơ sao vậy đâu. Đó là thứ mà Thiên Linh đang trải nghiệm mỗi ngày. Linh chia sẻ câu chuyện này không phải để khoen mà để cho bạn thấy nếu team của Linh làm được bạn và team của bạn cũng hoàn toàn có thể làm được. [âm nhạc] Linh biết là bạn đã xem rất nhiều video
2:19 hướng dẫn tạo báo cáo khác nhau thử đủ cách với Excel, Google Sheets, thậm chí cả công cụ BI chuyên nghiệp. nhưng vẫn phải quay về cách làm cũ vì khó làm hoặc không hiệu quả. Có thể lúc này bạn đang rất bận và sợ mất thêm công sức làm mà không ra kết quả như những lần trước. Nhưng tin lên đi, video này sẽ thay đổi hoàn toàn kết bạn và team của mình tối ưu thời gian và hiểu suất làm báo cáo. Trong bài phút tới, Lin sẽ cho bạn thấy vì sao cách làm báo cáo thủ công không còn phù hợp cho một quản lý bận rộn. Klin và team đã chuyển tư duy báo cáo cũ biến báo cáo thành công cụ ra quyết định và quan trọng nhất từng bước cụ thể để bạn cũng có thể tự động hóa báo cáo với LC Studio. Nếu bạn đã từng ngám ngẫm mỗi khi nghe đến chữ báo cáo thì hãy ở lại đến cái video này nha. Lúc trước Linh Tình nghĩ làm báo cáo là chuyện hiển
3:06 nhiên nhưng càng làm Linh càng nhận ra mình dành quá nhiều thời gian để nhập liệu mà chẳng còn bao nhiêu thời gian để phân tích. Không chỉ Linh và bạn gặp vấn đề này mà theo một nghiên cứu của M Kenji, mỗi nhân viên văn phòng dành trung bình 1,8 giờ mỗi ngày, tức gần 900 mỗi tuần chỉ để tìm kiếm và tổng hợp thông tin. Với các quản lý, con số này còn cao hơn bởi ngoài việc tìm dữ liệu, họ phải ghép file và dựng báo cáo thủ công. Không ít người mất 5 tới 10 tiếng mỗi tuần chỉ để hoàn thành một bộ báo cáo. Trong khi đó, rủi ro size số là rất lớn. Chỉ cần một công thức Excel bị lệch là cả bản báo cáo có thể sai theo. Và bạn biết rồi đó, báo cáo sai thì uy tín của người quản lý cũng dễ bị ảnh hưởng. Đó cũng chính là lý do Lin và Team đã quyết định phải thay đổi cách làm để
3:51 nhân sự có thêm thời gian đọc dữ liệu và ra quyết định sâu sắc hơn. Điều đầu tiên mà Linh thay đổi với nhân sự chính là tư duy về báo cáo. Báo cáo không phải để trình cho xong. Báo cáo phải là công cụ giúp mình ra quyết định nhánh hơn, rõ ràng hơn. Vì thực tế khi ngồi làm báo cáo thủ công học ít mọi người đều có chung suy nghĩ. Thôi thì làm cho xong để kịp tên line, còn phân tích thì mình tính sao. Chính mindset này mới khiến báo cáo chỉ dừng lại ở mức nhiệm vụ bắt buộc chứ không phải công cụ để quản lý. Vậy nên đặt câu hỏi cho cả team có cách nào để tự động hóa những gì chúng ta đang làm không? Từ câu hỏi đó, cả team bắt đầu ngoài lại nhìn thẳng vào cách mình đang làm báo cáo. [Vỗ tay]
4:37 Bước đầu tiên là các bạn chọn ra những báo cáo quan trọng nhất cần tự động hóa. Xu hướng chung của nhiều bản khi làm báo cáo là càng chi tiết càng tốt, càng nhiều bản biểu càng yên tâm. Chính vì suy nghĩ này và kết bao báo cáo bạn đưa cho cấp trên không trả lời được câu hỏi cốt lỗi vì quá nhiều thông tin. Vậy nên team chỉ chọn những báo cáo lặp lại hàng tuần, hàng tháng và có ảnh hưởng trực tiếp đến việc ra quyết định. Ví dụ báo cáo chi phí quảng cáo theo kênh doanh thuas, solid và tỷ lệ chuyển đổi. Đây là những con số mà sếp nào cũng cần nhìn để biết tiền bỏ ra có thực sự hiệu quả hay không. Còn những báo cáo quá chi tiết như từng từ khóa nhỏ từ quảng cáo chiến dịch thì để team vận hành xử lý riêng. Bởi mindset đúng không phải là báo cáo càng nhiều càng tốt mà là mỗi báo cáo phải trả lời được một câu hỏi cụ thể. Khi Thiên Linh làm được điều này, báo
5:24 cáo trở nên nhẹ nhàng, tập trung và đặc biệt là dễ tự động hóa hơn rất nhiều. Tiếp theo là tìm công cụ phù hợp. Có một sai lầm mà rất nhiều người thường mất phải khi bắt đầu số khóa báo cáo là chọn công cụ càng xịn càng tốt. Ví dụ chọn phần mềm, đăng ký tài khoản Enterprise hoặc thử một lúc cả ba tới bốn nền tảng khác nhau. Nhưng kết quả là bạn phải mất cả tuần để học cách dùng. Học xong dữ liệu kết nối nữa rồi, chỗ có chỗ không và cuối cùng lại quay về với Excel vì nó dễ nhất. Vậy nên công cụ bản chọn không cần hoành trán mà quan trọng là phù hợp với nhu cầu và nguồn lực hiện tại. Sau khi thử nhiều cách, Lucker Studio được team của Linh chọn vì nó. Kết nối dễ dàng với Google Sheet, Facebook Ads, Google Ads, CRM. Có thể tạo dashboard
6:10 trực quan, dễ đọc cho cả team và đặc biệt là dữ liệu cập nhật theo thời gian thật. Cuối cùng trả team phất tay đưa báo cáo lên studio bắt đầu bằng biểu đồ cơ bản như chi phí quảng cáo theo ngài. Sau đó kiểm tra số liệu đúng chưa? Rồi mới nhân bản ra thành nhiều báo cáo nhỏ khác rồi sau đó mới ráp thành dashboard tổng thể. Nếu bạn thấy tất cả những điều này nghe có vẻ phức tạp thì đừng lo. Thật ra nó khá đơn giản thôi. Để dễ hình dung tôi sẽ lấy ví dụ đây cho bộ phận Digital Marketing của Team. Với Digital, việc cập nhật báo cáo từ các nguồn quảng cáo mỗi tuần gần như là tá kéo. Tuần nào cũng phải tổng hợp chi phí ad you want to số lược chuyển đổi. Mà bạn biết rồi đó dữ liệu lại rải rác ở nhiều nơi. Facebook Ads một chỗ, Google Ads một chỗ rồi còn CRM và Google Sheets nữa. Trước đây mỗi tuần cả team phải
6:57 ngồi kéo dữ liệu về rồi copy vào Excel rồi ghép lại thành báo cáo. Quá trình này ngốn ít nhất 6 tới 7 tiếng và hầu như tuần nào cũng lặp lại g trang. Càng muốn báo cáo chi tiết càng thêm thời gian. Và giờ nó được lên Studio theo bốn bước sau đây. Bước một, kết nối dữ liệu từ Facebook Ads và doanh thu thông qua Google Sheets. Trong Luc Studio, bạn chọn Add Data Source, chọn file Google Sheets hoặc tài khoản Ad đã chuẩn bị. Ở đây Lư sẽ chọn Google Sheet để bạn dễ hình dung nhất nha. Sau đó hãy cck chọn trang tính chứa dữ liệu mà bạn muốn đưa lên báo cáo trên L Studio. Sau đó nhấn nút Add. Khi kết nối nguồn dữ liệu thành công, lúc này trên thanh Jen nằm bên phải màn hình sẽ hiển thị các chuồng dữ liệu và trang tính mà bạn đã kết nối thành công như thế này. Sau đó chuyển
7:42 sang bước hai. Bước hai, tạo biếu đồ đầu tiên. Trong ví dụ này, Linh sẽ chọn tạo biểu đồ chi phí quảng cáo theo ngài để làm ví dụ mẫu. Trên thanh công cụ bạn chọn insert, sau đó chọn định dạng biểu đồ Time Series. Đây là biểu đồ cột cơ bản. Chọn biểu đồ xong, Ner Studio sẽ hiển thị thanh chỉnh sửa các trường dữ liệu hoặc điều chỉnh công thức để ra biểu đồ như bạn muốn. Trong thanh chỉnh sửa có hai vị trí bạn nhất định phải điền là dimension và matric. Dimension là trường phân loại dữ liệu thường mang tính chất mô tả. Nó trả lời câu hỏi dữ liệu này thuộc loại nào? Matric là con số bạn muốn đo thường mang tính chất định lượng. Nó trả lời câu hỏi giá trị là gì? Ok, giờ Linh sẽ chọn dimension cho biểu đồ này là tuần và matric sẽ là spent nha. Lúc này trục X
8:28 là tuần, trục Y là chi phí ads. Bạn cũng có thể thêm filter để xem chi phí của từng chiến dịch. Sau này bạn chỉ cần cập nhật dữ liệu mới vào trang tính trong Google Sheets. Nó sẽ được thể hiện ngay lập tức trên biểu đồ này. Ok, chúng ta đã tạo xong biểu đồ đầu tiên. Bây giờ bạn có thể dùng nó làm mẫu để nhanh chóng tạo ra những biểu đồ tiếp theo nha. Bước ba, nhân bản các biểu đồ khác. Bước tiếp theo bạn có thể copy built đồ vừa tạo. [âm nhạc] Sau đó đổi chỉ số cột I từ cost sang revenue. Với một biểu đồ khác bạn có thể đổi thành như thế này. [âm nhạc]
9:14 công thức là tính revenue chia bằng cost hoặc có thể nhân bản để tạo chart cho leads và conversions. Như thế này. Cứ như vậy, chỉ trong 7 phút bạn đã có bộ bốn đến năm biểu đồ quan trọng nhất để theo dõi hiệu quả marketing. Giờ chúng ta sẽ chuyển sang bước tiếp theo, kết nối các biểu đồ lại thành một dashboard nha. Bước 4, ghép thành dashboard tổng thể. Đầu tiên bạn cần kéo các biểu đồ vào bố cục. Góc trái thì chi phí quảng cáo theo ngài. Góc phải là doanh thu và roas. Phía dưới thì lead và conversions. Sau đó thêm range control ở trên cùng để chọn khoảng thời gian và thêm dropdown filter cho campaign để lọc nhanh theo
10:00 từng chiến dịch. Rồi xong. Sau này khi muốn xem báo cáo bạn chỉ cần mở dashword lên và đã thấy ngay toàn bộ hiệu suất marketing trên một màn hình. Và đặc biệt là dữ liệu sẽ tự động cập nhật trên biểu đồ cần xem mà không cần phải vẽ lại từ đầu. Cùng lên xem về kết quả đầu ra nha. Nếu trước đây mỗi báo cáo mất 6 tới 7 tiếng thì giờ đây bạn chỉ cần 30 phút để kiểm tra dashboard. Quan trọng hơn Lin và Team có nhiều thời gian hơn để phân tích dữ liệu, tìm hiểu insight và ra quyết định nhanh chóng. Bạn thấy đó, chỉ với vài bước trên, một báo cáo marketing thượng tốn vài tiếng để làm, giờ chỉ còn vài phút để cập nhật và theo dõi. Nhưng Minh cũng phải nói thật, để setup một dashboard ban đầu không hề nhanh, bạn sẽ mất khá nhiều thời gian để kết nối dữ liệu, chỉnh biểu đồ, thử tới thử lui cho ra kết quả đúng. Và đó là lúc nhiều bạn dễ nản mở cuộc
10:46 giữa chừng. Chính vì vậy, Lin và Team đã đóng gói toàn bộ quy trình thành khóa học Look Studio for everyone giúp bạn rút ngắn thời gian tự mày mò hàng tuần, số chỉ còn vài giờ học. Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết, hãy để lại bình luận Studio ngay bên dưới hoặc nhấn vào link trong phần bình luận để được team Linh hỗ trợ bạn nha. Sau cùng Linh muốn nhắc bạn một điều là vai trò của một nhà quản lý không phải là ngồi nhiều giờ làm báo cáo mà là nhìn vào dữ liệu báo cáo để dẫn dất thêm đi đúng hướng. Và nếu bạn muốn thăng tiến lên vị trí cao hơn hay trở thành một nhà lãnh đạo thực thụ, bạn phải có không gian để suy nghĩ chiến lược. Bạn không thể dành cả ngày chỉnh sửa hoặc tự mình làm báo cáo. Thời gian đó cần được dùng để trả lời những câu hỏi lớn hơn như thị trường đang thay đổi như thế nào, nguồn
11:31 lực của team nên phân mẫu ra sao, chiến lược nào sẽ đưa công ty đi nhanh hơn đối thủ. Còn báo cáo phải trở thành trợ thủ thông minh giúp bạn có những ngữ liệu rõ ràng và tức thì để tập trung vào những quyết định quan trọng này. Nếu bạn đã sẵn sàng thay đổi, hãy bắt đầu ngay với Ler Studio. Và nếu muốn một lộ trình nhanh gọn, đừng quên commenter Studio hoặc nhấn link ở phần bình luận để tìm hiểu khóa học mà Linh và Team đã chuẩn bị sẵn cho bạn. Cảm ơn bạn đã xem đến cuối video. Đừng quên like, đăng ký kênh và bật chuông để tiếp tục đồng hành cụng Linh trong những video tiếp theo. [âm nhạc]
