0:00 Chào mọi người, tôi là Dan và trong video này tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách bắt đầu sử dụng Zero một cách nhanh chóng. Chỉ trong 15 phút, các bạn sẽ học cách điều hướng bảng điều khiển Zero, cách đối chiếu các giao dịch ngân hàng, cách gửi hóa đơn, cách quản lý các khoản phải trả và chúng ta sẽ cùng xem xét phần báo cáo. Sau khi xem xong video này, các bạn sẽ biết chính xác cách sử dụng Zero để quản lý các công việc kế toán cốt lõi của mình, mà không hề bị choáng ngợp. Để bắt đầu, hãy đăng ký bằng liên kết đặc biệt mà bạn thấy trên màn hình bên dưới, hoặc chỉ cần nhấp vào liên kết đầu tiên trong phần mô tả video. Khi đăng ký bằng liên kết đó, bạn sẽ được giảm giá 90% cho 6 tháng đầu tiên, một ưu đãi tốt hơn cả những gì bạn tìm thấy trên trang chủ Zero. Sau khi nhấp vào liên kết đó, bạn sẽ đến trang này. Nhấp vào đây để đăng ký. Và sau khi đăng ký xong, bạn sẽ đến trang đăng ký. Tôi đã chọn
0:51 gói sớm để bắt đầu, nhưng bạn luôn có thể nâng cấp sau này để có được các tính năng như tính năng tự động đối chiếu mới của Zero . Trước tiên, hãy thiết lập tài khoản ngân hàng của bạn nhé. Để kết nối tài khoản ngân hàng của bạn, ở góc trên bên trái, hãy nhấp vào tên công ty của bạn hoặc vào menu thả xuống ở đây và chọn tên công ty của bạn . Từ trang chủ, nhấp vào kế toán rồi chọn tài khoản ngân hàng. Sau đó nhấp vào thêm tài khoản ngân hàng. Tìm kiếm ngân hàng của bạn ở đây hoặc chọn ngân hàng của bạn rồi nhấp vào tiếp tục và đăng nhập vào ngân hàng. Zero sẽ sử dụng Plaid để kết nối tài khoản của bạn một cách an toàn. Chỉ cần đăng nhập và các giao dịch của bạn sẽ bắt đầu tự động được ghi nhận. Bạn cũng nên kết nối thêm dịch vụ thanh toán như Stripe hoặc PayPal. Điều này cho phép khách hàng của bạn thanh toán hóa đơn trực tuyến để bạn được thanh toán nhanh hơn. Để thiết lập,
1:40 hãy vào bán hàng rồi chọn thanh toán trực tuyến. Sau đó nhấp vào bắt đầu với thanh toán bằng thẻ. Tại đây bạn có thể thêm thông tin của mình và sau đó làm theo các bước để kết nối tài khoản Stripe của bạn. Điều cuối cùng cần lưu ý trong quá trình thiết lập là biểu đồ tài khoản của bạn. Trong tab kế toán, nhấp vào biểu đồ tài khoản. Đây là danh sách được điền sẵn của mọi tài khoản trong doanh nghiệp của bạn. Tab này hiển thị tất cả các tài khoản và bạn có thể nhấp vào tài sản, nợ phải trả hoặc các nhóm khác. Có lẽ bạn sẽ không cần thay đổi nhiều ở đây với tư cách là người mới bắt đầu, nhưng hãy để tôi hướng dẫn bạn cách thêm một tài khoản để bạn biết nó hoạt động. Ngay tại đây, hãy nhấp vào thêm tài khoản. Đối với loại tài khoản, tôi sẽ chọn hàng tồn kho. Bạn có thể đặt mã, tên và mô tả cho tài khoản. Sau đó, bạn có thể thiết lập cài đặt thuế mặc định và nhấp vào lưu. Trong mục tất cả tài khoản,
2:31 chúng ta có thể thấy tài khoản mới được tạo trong danh sách. Bây giờ thiết lập đã hoàn tất, hãy xem bảng điều khiển. Di chuyển lên trên bên trái và nhấp vào trang chủ để quay lại. Đây là trang chủ của bạn trong Android Zero. Nó cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan nhanh chóng về tình hình kinh doanh của bạn. Tôi sẽ ẩn hướng dẫn thiết lập này. Và để tùy chỉnh những gì bạn thấy trên bảng điều khiển, hãy nhấp vào chỉnh sửa trang chủ ở trên cùng bên phải. Từ đây, bạn có thể ẩn các tiện ích này bằng cách sử dụng nút chuyển đổi này. Và bạn có thể sắp xếp lại chúng bằng cách kéo chúng xung quanh. Khi bạn hài lòng với bố cục, hãy nhấp vào xong. Hoặc nếu bạn muốn thêm một tiện ích không hiển thị, hãy nhấp vào chỉnh sửa trang chủ một lần nữa và sau đó thêm tiện ích. Trên bất kỳ tiện ích nào, bạn có thể bật/tắt nút radio . Nhấp vào xong. Và nếu bạn cuộn xuống, bạn sẽ thấy tiện ích này được thêm vào. Để khóa tiện ích này, hãy nhấp vào
3:18 Xong. Và nếu bạn muốn xem trước bảng điều khiển của mình với dữ liệu ví dụ, hãy bật/tắt nút chọn này ở đây. Ở phía trên cùng, bạn sẽ thấy thanh điều hướng chính của Zero. Đây là cách bạn điều hướng. Tab Bán hàng là nơi bạn quản lý hóa đơn, báo giá và các khoản thanh toán đến doanh nghiệp của mình. Mua hàng là nơi bạn xử lý các hóa đơn và chi phí đi ra. Kế toán là nơi bạn tìm thấy tài khoản ngân hàng và đối chiếu. Và Báo cáo là nơi bạn tìm thấy tất cả các báo cáo tài chính của mình. Ở phía bên phải, bạn có thể sử dụng biểu tượng dấu cộng này để nhanh chóng tạo các mục mới. Jax là trợ lý AI của Zero, và bạn có thể truy cập bằng cách nhấp vào nút này ở đây. Và biểu tượng kính lúp cho phép bạn tìm kiếm trong danh bạ và giao dịch của mình. Bây giờ bạn đã biết cách điều hướng, hãy cùng xem xét việc đối chiếu ngân hàng, một trong những phần quan trọng nhất của Zero. Để cho bạn thấy cách hoạt động, tôi sẽ
4:07 chuyển sang công ty demo của Zero để chúng ta có một số giao dịch thực tế để làm việc. Để làm điều đó, hãy nhấp vào menu thả xuống bên cạnh tên tổ chức của bạn ở phía bên trái, sau đó chọn bản demo. Công ty. Sau khi xem thông tin công ty demo, hãy quay lại phần kế toán và nhấp vào tài khoản ngân hàng. Bạn sẽ thấy tài khoản séc ở đây với các khoản mục sẵn sàng để đối chiếu. Nhấp vào "Đối chiếu 29 khoản mục" để bắt đầu. Đối chiếu ngân hàng là cách bạn giữ cho sổ sách kế toán của mình chính xác. Zero sẽ lấy các giao dịch ngân hàng thực tế của bạn ở bên trái. Và công việc của bạn là đối khớp chúng với các bản ghi bên trong Zero ở bên phải. Đối với mỗi giao dịch, bạn sẽ trả lời ba câu hỏi đơn giản: Ai là người thực hiện? Đó là gì? Và tại sao? Sau khi mọi thứ được đối khớp, báo cáo của bạn sẽ phản ánh tình hình tài chính thực tế của bạn.
4:53 Có ba loại giao dịch mà bạn sẽ gặp phải. Một số giao dịch Zero đã đối khớp cho bạn, một số khác, Zero sẽ đề xuất đối khớp, và cuối cùng, bạn sẽ cần tạo một số giao dịch thủ công. Hãy cùng xem xét từng loại một. Những giao dịch dễ nhất sẽ hiển thị màu xanh lá cây. Điều đó có nghĩa là Zero đã tìm thấy sự trùng khớp chính xác giữa giao dịch ngân hàng của bạn và một bản ghi hiện có, chẳng hạn như séc hoặc hóa đơn. Chỉ cần nhấp vào "OK" để xác nhận chúng, và bạn đã hoàn tất. Một số giao dịch sẽ không trùng khớp chính xác, nhưng Zero vẫn có thể đưa ra đề xuất. Hãy để tôi cuộn xuống để tìm một trong những giao dịch đó. Trong trường hợp này, Zero đang nhận diện người nhận thanh toán và đề xuất một quy tắc ngân hàng đã được thiết lập sẵn. Quy tắc ngân hàng là một cách tuyệt vời để tự động hóa các giao dịch định kỳ, giúp bạn không cần phải nhập thủ công mỗi
5:38 lần. Hãy nhấp chuột phải và mở quy tắc này trong một tab mới để xem cách nó hoạt động. Trong tab này, bạn có thể thấy điều kiện mà Zero đang kiểm tra. Khi khoản thanh toán khớp, nó sẽ tự động điền thông tin liên hệ và gán vào đúng tài khoản. Hãy đóng tab này và sau đó nhấp vào OK để áp dụng quy tắc. Trong giao dịch được đề xuất khác này, không có quy tắc nào, nhưng Zero có đủ thông tin để tạo ra một kết quả khớp khả thi. Bạn có thể nhập mô tả nếu muốn, sau đó nhấp vào OK để đối chiếu. Đối với các giao dịch mà Zero không tìm thấy kết quả khớp hoặc không có đề xuất, chúng ta sẽ tạo mục nhập thủ công. Nhập tên liên hệ vào đây và bạn có thể tạo mục mới ngay tại chỗ nếu cần. Sau đó nhấp vào đây và chọn một tài khoản. Bạn có thể thêm mô tả ngắn gọn và sau đó nhấp vào OK để
6:25 đối chiếu. Nhấp vào OK. Các mục nhập thủ công này thường dùng cho các khoản chi nhỏ, phát sinh một lần và theo thời gian, chúng sẽ nhanh hơn khi Zero học hỏi hoạt động kinh doanh của bạn. Giờ bạn đã biết cách đối chiếu các giao dịch, hãy cùng xem xét việc lập hóa đơn. Để làm điều này, tôi sẽ quay lại tổ chức của mình. Vì vậy, hãy cuộn lên trên cùng, sau đó đến menu thả xuống và chọn tổ chức của bạn. Bây giờ, hãy chuyển đến mục bán hàng và nhấp vào tổng quan bán hàng. Đây là trung tâm cho mọi thứ đến với doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể xem tất cả các hóa đơn và báo giá của mình ở một nơi, được sắp xếp theo trạng thái. Chúng ta sẽ tạo hóa đơn từ đây và sau đó tôi cũng sẽ chỉ cho bạn trang hóa đơn chuyên dụng. Nhấp vào mũi tên bên cạnh mục mới và chọn hóa đơn. Nếu đây là hóa đơn đầu tiên của bạn, Zero có thể nhắc bạn thiết lập mẫu hóa đơn.
7:14 Nếu bạn không được nhắc tự động, bạn sẽ thấy một biểu ngữ như thế này. Nhấp vào thêm chi tiết. Bạn có thể thêm logo và địa chỉ của mình ở đây để thông tin chi tiết của bạn được bao gồm trên mọi hóa đơn mà bạn gửi. Tôi sẽ bỏ qua bước này trong hướng dẫn, nhưng tôi khuyên bạn nên dành chút thời gian để làm điều này và hoàn tất thiết lập Stripe nếu bạn chưa làm. Tôi sẽ nhấp vào hủy để tiếp tục tạo hóa đơn. Việc đầu tiên chúng ta cần thêm là thông tin liên hệ. Bắt đầu nhập vào trường thông tin liên hệ và nếu thông tin liên hệ chưa tồn tại, bạn có thể tạo ngay tại đây. Chỉ cần nhấp vào tạo. Sau đó, bạn có thể cập nhật chi tiết liên hệ và lưu lại. Tiếp theo, bạn sẽ thấy thêm một vài trường ở phía trên. Ngày phát hành mặc định là ngày hôm nay. Bạn có thể đặt ngày đến hạn tại đây. Số 0 sẽ tự động được tạo, nhưng bạn có thể thay đổi điều này. Và cũng có một
8:03 trường tham chiếu ở đây nếu bạn muốn thêm bất kỳ thông tin nào để tìm kiếm sau này. Và sau đó ở phía dưới, chúng ta có thể thêm các mặt hàng. Hãy nhấp vào trường mặt hàng này. Và vì chúng ta mới bắt đầu, chúng ta sẽ tạo một mặt hàng mới. Nhấp vào mặt hàng mới. Tôi sẽ đặt mã cho mặt hàng này là NGB White và tên. Giá bán, tôi sẽ nhập $6.60. Sau đó, bạn có thể chọn tài khoản bán hàng. Tôi sẽ cuộn xuống và chọn giá vốn hàng bán là 5.000. Tôi sẽ giữ nguyên mức thuế là miễn thuế. Bạn có thể thêm hoặc sửa đổi mô tả. Và Sau đó tôi sẽ nhấn lưu. Quay lại hóa đơn, bạn có thể thay đổi số lượng. Tôi sẽ cập nhật thành 10. Và bạn có thể thêm chiết khấu ở đây. Đối với chiết khấu, bạn có thể nhập
8:50 giá trị số hoặc phần trăm. Tôi sẽ thêm 10%. Sau đó, bạn có thể tiếp tục thêm các mặt hàng bằng cách thêm một hàng. Và bạn cũng luôn có thể xóa các hàng ở phía bên phải. Khi bạn hài lòng với hóa đơn của mình, bạn có thể phê duyệt và gửi qua email chỉ trong một bước. Nhưng nếu bạn chưa sẵn sàng gửi ngay, hãy nhấp vào menu thả xuống này và sau đó nhấp vào phê duyệt. Khi bạn sẵn sàng gửi hóa đơn đã được phê duyệt sau này, hãy vào mục bán hàng và sau đó là hóa đơn. Nhấp vào hóa đơn để mở nó ra. Và sau đó sử dụng menu ba chấm ở góc trên bên phải, bạn có thể nhấp vào email. Sau đó, bạn có thể xem lại chủ đề và nội dung tin nhắn. Và khi bạn hài lòng, bạn có thể gửi đi. Bây giờ, hãy cùng xem nhanh về báo giá và
9:38 sản phẩm. Báo giá rất hữu ích để gửi ước tính chi phí cho khách hàng trước khi họ cam kết. Và bạn có thể chuyển đổi báo giá trực tiếp thành hóa đơn sau khi họ chấp nhận. Trên thanh điều hướng phía trên, nhấp vào "Bán hàng" rồi nhấp vào "Báo giá". Nhấp vào "Báo giá mới" ở góc trên bên phải. Bạn sẽ thấy các trường ở đây trông rất giống với các trường trên hóa đơn. Điền thông tin liên hệ, thay đổi ngày phát hành nếu cần. Thêm ngày hết hạn và thêm các mặt hàng. Sau khi xem lại và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào, hãy nhấp vào "Gửi". Tại đây, bạn sẽ được yêu cầu tạo chủ đề và nội dung tin nhắn. Bạn có thể xem lại chúng giống như chúng ta đã làm với hóa đơn và sau đó bạn có thể gửi. Để xem báo giá của bạn, hãy nhấp vào
10:24 "Bán hàng" rồi nhấp vào "Báo giá". Báo giá chúng ta vừa gửi sẽ nằm trong tab "Đã gửi" ở đây. Và trong hướng dẫn này, tôi có thể chấp nhận báo giá đã gửi thay mặt khách hàng để chúng ta có thể chuyển nó sang quy trình đã chấp nhận. Để làm như vậy, hãy chọn báo giá chúng ta muốn chuyển và sau đó chấp nhận. Điều đó sẽ chuyển báo giá đó sang tab này. Và cuối cùng, khi bạn sẵn sàng lập hóa đơn cho họ, bạn có thể lấy báo giá đã được chấp nhận này và sau đó bạn có thể sử dụng nó để tạo hóa đơn. Tôi sẽ đánh dấu là "Đã lập hóa đơn" và nhấp vào "Tạo". Tất cả các chi tiết sẽ được chuyển tự động và tôi sẽ lưu và đóng lại. Từ trang hóa đơn, chúng ta có thể thấy hóa đơn này nằm trong mục nháp và nó tham chiếu đến báo giá ban đầu . Chúng ta đã tạo một sản phẩm khi thiết lập hóa đơn đầu tiên. Để xem tất cả
11:11 các mặt hàng của bạn, hãy vào mục bán hàng rồi nhấp vào sản phẩm và dịch vụ. Đây là nơi bạn có thể xem tất cả những gì bạn bán, cập nhật giá hoặc mô tả và thêm sản phẩm mới mà không cần phải tạo sản phẩm mới từ trang hóa đơn. Bất cứ khi nào bạn cần tạo sản phẩm mới, chỉ cần nhấp vào "mặt hàng mới" tại đây. Sau đó, bạn có thể điền đầy đủ thông tin cần thiết và thêm mặt hàng mới. Tiếp theo, hãy nói về các khoản phải thu. Các khoản phải thu là cách bạn theo dõi số tiền chi ra từ doanh nghiệp cho nhà cung cấp. Để truy cập các khoản phải thu, hãy nhấp vào "mua hàng" rồi nhấp vào "khoản phải thu". Bạn có thể tự hỏi, tại sao lại phải tạo khoản phải thu bằng số dư 0? Bạn không thể để nó hiển thị trong sao kê ngân hàng khi thanh toán sao? Và bạn có thể, nhưng số dư ngân hàng chỉ cho bạn biết những gì đã xảy ra. Nếu bạn có một khoản phải thu lớn đến hạn vào tuần tới,
11:58 số dư ngân hàng sẽ không tự động báo cho bạn biết điều đó. Nhưng khi bạn nhập hóa đơn vào Zero, nó sẽ hiển thị trong báo cáo dòng tiền của bạn. Vì vậy, Zero có thể cho bạn thấy những gì đang được chi ra từ tài khoản của bạn trước khi nó thực sự rời khỏi tài khoản. Số dư tài khoản ngân hàng của bạn cho biết quá khứ. Hóa đơn giúp bạn hiểu được tương lai. Bạn có thể tạo hóa đơn theo nhiều cách, nhưng hiện tại, hãy nhấp vào "Hóa đơn mới" và sau đó chọn "Hóa đơn mới" trong menu thả xuống. Thêm chi tiết hóa đơn của bạn ở trên cùng và sau đó thêm các mặt hàng ở phía dưới. Khi mọi thứ trông ổn, hãy nhấp vào "Xác nhận". Cuối cùng, hãy cùng xem báo cáo. Đây là nơi tất cả những gì bạn đã nhập vào Zero bắt đầu được tổng hợp lại. Để cho bạn thấy báo cáo với một số dữ liệu thực tế, tôi sẽ chuyển lại sang công ty demo. Nhấp vào menu thả xuống bên cạnh tên tổ chức của bạn và nhấp vào đây
12:44 để chuyển sang bản demo. Đi đến "Báo cáo" và nhấp vào "Tất cả báo cáo". Bạn sẽ thấy một danh sách dài các báo cáo ở đây. Có rất nhiều tùy chọn, nhưng đừng để điều đó làm bạn choáng ngợp. Bạn sẽ chỉ sử dụng một số ít trong số này thường xuyên. Bạn có thể đánh dấu sao bất kỳ báo cáo nào để thêm nó vào mục yêu thích của mình. Những mục đó sau đó sẽ xuất hiện ở đầu menu báo cáo để bạn có thể truy cập lại chỉ bằng một cú nhấp chuột. Hãy mở số dư lên. Bảng tính này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính doanh nghiệp tại bất kỳ thời điểm nào. Ở đây, bạn có thể thay đổi phạm vi ngày bằng cách sử dụng các thiết lập sẵn hoặc nhập ngày tùy chỉnh. Bạn cũng có thể thêm khoảng thời gian so sánh. Điều này hữu ích để xem các con số của bạn đã thay đổi như thế nào theo từng tháng, từng quý hoặc từng năm. Nhấp vào cập nhật để áp dụng các thay đổi của bạn. Bạn cũng có thể lọc
13:32 báo cáo bằng cách nhấp vào bộ lọc ở đây. Chọn bộ lọc, áp dụng nó, rồi nhấp vào cập nhật. Bạn sẽ thấy dữ liệu thay đổi và bộ lọc sẽ được phản ánh trong tiêu đề báo cáo. Để xóa, chỉ cần nhấp vào X rồi cập nhật lại. Nếu bạn muốn điều chỉnh giao diện báo cáo, hãy nhấp vào chỉnh sửa bố cục ở phía dưới. Từ đây, bạn có thể kéo và thả các phần vào một thứ tự khác và bạn có thể đổi tên các mục để phù hợp với cách bạn nghĩ về doanh nghiệp của mình. Khi hoàn tất, hãy cập nhật bố cục hoặc hủy để thoát khỏi trình chỉnh sửa và quay lại báo cáo của bạn. Bất cứ khi nào bạn cần chia sẻ báo cáo này, bạn luôn có thể xuất nó. Nhấp vào xuất, và điều đó sẽ hiển thị các tùy chọn loại tệp xuất của bạn.
14:19 Và khi bạn đã thiết lập báo cáo theo đúng ý muốn, hãy nhấp vào menu thả xuống bên dưới "Lưu dưới dạng" và chọn "Báo cáo tùy chỉnh". Đặt tên cho báo cáo và nếu bạn muốn đặt phiên bản này làm bảng cân đối kế toán mặc định, hãy chọn ô này, sau đó nhấp vào "Lưu". Nếu bạn quay lại phần "Báo cáo" và "Tất cả báo cáo", bạn sẽ tìm thấy nó trong tab "Tùy chỉnh" bất cứ khi nào bạn cần tham khảo. Bằng cách đó, bạn sẽ không bao giờ phải thực hiện các điều chỉnh đó nhiều hơn một lần. Và đó là cái nhìn tổng quan nhanh về chức năng báo cáo trong Zero. Nếu bạn chưa đăng ký, hãy nhớ rằng bạn có thể sử dụng liên kết đặc biệt trong phần mô tả để được giảm giá 90% cho 6 tháng đầu tiên. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về Zero, tôi có một hướng dẫn chi tiết hơn bao gồm tất cả những gì chúng ta chưa có thời gian đề cập hôm nay. Điều đó bao gồm nhiều chức năng báo cáo hơn, danh bạ, báo giá, đơn đặt hàng và nhiều hơn nữa. Nhấp vào video đó ở đây, và tôi sẽ gặp bạn ở đó. Cảm ơn đã theo dõi.
