0:08 สวัสดีค่ะหลังจากที่เราบันทึกฐานข้อมูล มาเรียบร้อยแล้วบันทึกยอดยกมาแล้วเราจะ เห็นว่าเราทำไปแล้วทั้งหมด 3 ขั้นตอน สำหรับการใช้งาน Smart bid นะคะขั้นตอน สุดท้ายคือการบันทึกรายการค้าต่างๆและออก รายงานหรือ entry transaction Reporting นะคะใน Case Study ชุดที่ 1 จะเป็นการ บันทึกรายการค้าของระบบต่างๆเช่นระบบซื้อ ระบบขายระบบเจ้าหนี้ระบบลูกหนี้ระบบเช็ค ระบบ inventory Control ระบบ fre Asset แล้วก็บัญชียาประเภท ค่ะเรามาดูที่ Flow ของระบบงานกันนะ
0:57 คะสำหรับ Flow ของเราระบบขายหรือ sal Order System รายการเอกสารแรกคือใบเสนอราคาใบ S Order Invoice สินค้าซึ่งมีทั้งขายขาย สดและก็ขายเชื่อ Invoice สินค้าอ่า Invoice งานบริการซึ่งมีทั้งรายได้ บริการเป็นเงินสดและรายได้บริการเป็นเงิน เชื่อซึ่งก็จะมีภาษีหักนัดที่จ่ายซึ่งทาง บริษัทถูกลูกค้าหักไว้นะคะนอกจากนี้ยังมี เอกสารใบลดหนี้ใบเพิ่มหนี้นะนะ คะคราวนี้ลองดูว่าจาก Flow เมื่อเมื่อสัก ครู่จะเห็นว่าเราเริ่มต้นที่การบันทึกใบ เสนอราคาแล้วจากนั้นก็มาทำใบ sale Order
1:42 และมาทำใบ Invoice ขายแต่จะเห็นว่าในบาง กรณีนะคะใน Case Study นี้เองหรือว่าใน ธุรกิจจริงๆเราอาจจะไม่ได้เริ่มต้นจากการ ทำใบเสนอราคาค่ะเราอาจจะเป็นการทำงานซึ่ง เป็นตาม Flow แบบ 2 ก็คือเรา start หรือ เริ่มต้นที่ใบ S Order จาก S Order เรา ก็มาทำเป็นใบ Invoice หรือใบส่งสินค้าใบ Invoice ที่เขียนอยู่นี้รวมถึงทั้ง Invoice สินค้าและบริการนะคะและเป็นไป ได้ทั้ง Invoice ขายสดและ Invoice ขาย เชือกค่ะแต่ในบางครั้งเราอาจจะเป็นแบบ Flow ที่ 1 Flow ที่ 1 คือเราสตาร์ทที่ ใบส่งสินค้าเลยนะคะนั่นก็คือว่าเราไม่ได้
2:31 จัดทำ by quotation ไม่เคยจัดทำ by S Order แต่เรามาบันทึกเป็น Invoice เลย ค่ะเราลองมาดูที่ Case Study กันนะคะ Case Study ที่เราจะศึกษาแล้วก็ขี่ใน ครั้งนี้ก็ คือตัวอย่างของการบันทึกรายการค้าในระบบ ขายค่ะเป็นการขายเชื่อสินค้านะ คะรายละเอียดจะเป็นรายการว่าวันที่ 2 มกราคมขายสินค้าเป็นเงินเชื่อให้กับ บริษัท kcg กรุ๊ปจำกัดมีรายการสินค้าก็ คือโนตบุ๊ค Touch Screen เครื่องละ 25,000 บาทจำนวน 2 เครื่องและพิมพ์ เอกสารออกมาเป็นใบส่งของทับใบกำกับภาษีท
3:18 ใบแจ้งหนี้โดยมีเลขที่อ้างอิงก็คือ sii 001 ท 002 และเราจะนำบริเอกสารนี้ไปให้ลูกค้า พร้อมกับการส่งมอบสินค้าเพื่อให้ลูกค้า เซ็นรับสินค้าให้กับเรา ค่ะรายการนี้จะตรงกับเ study ชุด 1 หน้า ที่ 24 นะ คะเราจะมาคียในโปรแกรมกันเลย ค่ะให้เข้าไปที่ระบบ ขายคลิกปุ่ม workflow นะ คะแล้วเราก็เลือกเอกสารที่เราจะบันทึก จาก Case Study ข้อนี้เป็นการคีย์
4:04 Invoice ขายโดยที่ไม่เคยทำ quotation และเออดอค่ะทราบได้อย่างไรเพราะว่าเรา เพิ่งมาใช้งานโปรแกรมเป็นวันที่ 1 เดือน 1 ปี 58 และในรายการค้าเริ่มแรกสุดคือราย การของวันที่ 2 นี้ค่ะและรายการก็ไม่ได้ แจ้งว่ามี sal Order ที่ค้างมาจากระบบ ก่อนไม่มี cation ที่ค้างมาจากระบบก่อนพะ เพราะฉะนั้นเคสนี้จะตรงกับ Flow แบบที่ 1 นะคะคือการบันทึกสตารทที่ Invoice ขายเลย ค่ะเพราะฉะนั้นเราก็จะเข้าที่เอกสารที่ เป็นรูป Invoice สินค้านะ คะเมื่อเข้าไปแล้วจะมี 2 เมนูให้เลือกคือ 1.1 คือการขายสดเอกสารที่ได้เมื่อเราคีย
4:53 ขายสดก็คือใบกำกับภาษีทับใบส่งของทับใบ เสร็จรับเงินถ้าเห็นว่ามีคำว่าไปเสร็จรับ เงินแสดงว่าได้รับชำระหนี้เลยนะคะส่วนแบบ ที่ 2 คือการขายเชื่อวงเล็บนะคะเอกสารที่ ได้จะชื่อว่าใบกำกับภาษีทับใบส่งของทับใบ แจ้งหนี้ค่ะเราจะเลือกเข้าทำงานที่ 1.2 นะคะเป็นการขายเชื่อสินค้า ค่ะเมื่อเข้ามาที่หน้าจอนี้จะมีชื่อสาขา ในที่นี้เราทำงานที่สำนักงานใหญ่นะคะและ เล่มของการขายเชื้อสินค้าซึ่งเราจะใช้ เล่มที่ 001 ค่ะเราคลิกโอเคนะ
5:39 คะเมื่อเข้ามา แล้วจะต้องมีเอกสารอยู่ 1 รายการค่ะ เอกสารนี้ก็คือที่เอกสารที่เราคียตอน บันทึกย่อยกมาต้นงวดจำได้ใช่ไมั้ยคะถ้า ใครไม่มีก็แสดงว่าไม่ได้บันทึกในหัวข้อ นั้นค่ะก็กลับไปบันบันทึกก่อนนะคะในที่ นี้เราจะเพิ่มนะคะกดปุ่ม f3 เพิ่ม ค่ะสำหรับการบรรยายของวิทยากรนะคะเอกสาร ที่ทางบริษัทเป็นผู้จัดทำเราจะไม่ใส่เลข ที่และเลขที่้างอิงแต่จะให้โปรแกรม Running ให้อัตโนมัติค่ะแต่ถ้าเป็น
6:24 เอกสารที่เราได้รับจากบริษัทหรือหน่วยงาน อื่นเราจะเอาเลขที่อ้างอิงของเอกสารนั้น มาใส่ที่ช่องเลขที่อ้างอิงในโปรแกรมแต่ ช่องเลขที่จะปล่อยไว้ให้โปรแกรม Running ให้เพื่อเป็นการควบคุมเอกสารว่าได้รับมา ครบถ้วนไม่ตกหล่นนะคะในที่นี้เป็น Invoice ขายซึ่งบริษัทเป็นผู้จัดทำเอกสารเองเราจะ ให้โปรแกรมรันนิ่งให้ทั้งเลขที่และเลขที่ ยังอิงค่ะเราจะมาใส่วันที่เอกสารนะคะเป็น 02 01 58 ค่ะมาที่บรรทัดลูกค้านะคะช่องแรกคือรหัส
7:13 ลูกค้าช่องข้างหลังคือชื่อย่อของลูกค้า ถ้าเราจำได้เราก็คีย์นะคะแต่วิทยากรจะไม่ คีย์จะคียแค่คำว่า K ค่ะแล้วก็ Enter โปรแกรมก็จะไป ค้นบอ่าลูกค้าที่มีคำชื่อขึ้นต้นว่า K นะ คะซึ่งในที่นี้มีบริษัทเดียวคือ kcg Group ถ้าเราเจอลูกค้าที่เราจะใช้งานเรา ก็ Enter ค่ะหรือกดปุ่ม เลือกโปรแกรมจะแสดงยอดหนี้ของลูกค้า kcg กรุ๊ปนะคะซึ่งยังไม่มียอดหนี้ ค่ะและเมื่อเราคลิกโอเคเมื่อสักครู่นะคะ โปรแกรมจะถามว่าใช้รหัสสาขาของลูกค้าใน
8:03 รายงานภาษีด้วยหรือไม่หมายถึงว่าที่ฐาน ข้อมูลลูกค้าเราเคยระบุไว้แล้วว่าลูกค้า ลายนี้มีรหัสสาขาเป็นอะไรโปรแกรมก็จะดึง รหัสสาขาจากตรงนั้นมาบันทึกให้ในรายงานภา อ่าใน Invoice ขายใบนี้ค่ะเพื่อนำไปแสดง ในรายงานภาษี ค่ะสำหรับบรรทัดถัดมามีการค้นเอกสารเดอร หรือไม่ตามที่บอกนะคะว่ารายการนี้เราทำ Invoice ขายโดยไม่เคยทำ sal มาก่อน เพราะฉะนั้นเราไม่ต้องค้นค่ะลงมาที่ชนิด vat โปรแกรมจะขึ้นชนิดแวตให้เป็น 1 หรือ 7 อัตราแวต 7% ตรงกับที่เรากำหนดไว้ที่
8:51 ฐานข้อมูลบริษัทในที่นี้เป็นแวต 7% ทั้ง หมดนะคะเพราะฉะนั้นเราไม่ต้องเปลี่ยนค่า ค่ะ ลงมาที่แถบแถบรายการสินค้านะคะข้างล่าง นี่คือการบันทึกรายการสินค้าที่จะทำการ ขายในครั้งนี้คอลัมน์ P กับ f ก็คือ p คือชุดสินคือสินค้าย่อยที่เราจะบันทึกราย การขายและโชว์ในรายการ Stock movement แต่ถ้าเป็น f หมายถึงชุดสินค้าซึ่งจะทำ การดึงชุดสินค้ามาเพียงครั้งเดียวและภาย ในชุดประกอบด้วยสินค้าย่อยๆทำให้ผู้ใช้ งานไม่ต้องบันทึกรายการสินค้าซ้ำๆนะคะแต่
9:37 ในที่นี้เราขายเป็นสินค้ารารายการย่อยนะ คะเราใช้ตัว P ค่ะมาที่คอลัมน์ T ถ้าเรา จำได้ว่า 1 คือสินค้าสำเร็จรูปเราใส่เลข 1 ได้เลยค่ะแต่วิทยากรคีย์เป็นตัวอักษรนะคะ ซึ่งโปรแกรมหาไม่เจอก็เลยไปค้นชนิดสินค้า มาให้เลือกค่ะ ถัดมาก็คือรหัสของสินค้าแต่ในโจทย์ไม่ได้ บอกรหัสนะคะบอกแต่ว่าสินค้าชื่อโน้ตบุ๊ค วิทยากรก็จะคีย์คำว่าโนตบุ๊คค่ะคีย์คำว่า โตนะคะโปรแกรมก็จะแสดงรายการสินค้ามาให้ เลือกสินค้าที่ขึ้นต้นว่าโนตมีตัวเดียว คือโนตบุ๊ค Touch Screen เราจะใช้รายการ นี้เรากดปุ่มเลือก
10:26 ค่ะแล้วไปที่คอลัมน์จำนวนวจำนวนที่จะทำ การขายคือ 2 เครื่องโปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้มีการระบุ หน่วยนะคะเนื่องจากโปรแกรมสามารถที่จะขาย ได้หลายหน่วยเช่นอาจจะขายเป็นเครื่องหรือ ขายเป็นโหลถ้าขายเป็นโหลเราก็จะบอกว่า จำนวน 1 โหล 1 โหลเท่ากับกี่เครื่องแต่ใน ที่นี้เราขายเป็นหน่วยที่เล็กที่สุดคือ เครื่องเพราะฉะนั้น 1 เครื่องก็คือ 1 เครื่องเหมือนเดิมนะคะเรากดปุ่มโอเค ค่ะแล้วเราจะเห็นว่ามีราคาขายอยู่แล้วถูก ไคะราคาขายนี้มาจากไหนโปรแกรมจะดึงมาจาก
11:13 ราคาขายมาตรฐานที่เราเคยบันทึกไว้ที่ฐาน ข้อมูลสินค้าของสินค้าโนตบุ๊ค Touch Screen ค่ะแต่ในการขายจริงราคาขายอาจมี การเปลี่ยนแปลงได้เป็นไปได้ทั้งราคาเพิ่ม หรือราคาลดลงในที่นี้ราคาที่เราจะขายใน ครั้งนี้เป็นราคา 25,000 บาทซึ่งตรงกับ ราคาขายมาตรฐานพอดีดังนั้นเราก็ไม่ต้อง แก้ไขตัวเลข ค่ะสำหรับการบันทึกรายการ Invoice ขาย เชื้อสินค้ารายการวันที่ 2 มกราคมก็มีราย ละเอียดตามตามนี้นะคะสังเกตดูด้านล่างค่ะ ด้านล่างจำนวนสินค้านี้หมายถึงจำนวน สินค้าทั้งหมดใน Invoice ใบนี้นะคะ
11:59 ซึ่งเราขายสินค้าเพียงรายการ เดียวแต่สินค้านี้จำนวน 2 หน่วยนะคะ มูลค่าสินค้า 50,000 บาทตรงนี้เป็นมูลค่า ก่อนคิดแวตนะคะส่วนมูลค่าแวตจะอยู่ที่ บรรทัดนี้ค่ะมูลค่า 3,500 บาทค่ะและ โปรแกรมก็จะรวมยอดให้ยอดสุทธิเท่ากับ 53,000 บาท ค่ะเมื่อบันทึกเสร็จแล้วเราจะต้องทำการ การบันทึกรายการหรือเซฟนะคะกดปุ่ม f10 เพื่อเฟ ค่ะเมื่อเรากดปุ่ม f10 Save โปรแกรมจะทำ
12:45 การเชื่อมโยงนะคะไปยังระบบที่เกี่ยว ข้องถ้าจำได้ก็คือมีทั้งระบบ Stock หรือ inventory Control ระบบลูกหนี้ระบบภาษี มูลค่าเพิ่มระบบบัญชีแยก ประเภทสำหรับการเชื่อมโยงเป็นระบบบัญชี แยกประเภทเราจะเห็นได้ชัดเจนนะคะเพราะ โปรแกรมจะทำการบันทึกบัญชีให้เห็นหลังจาก เซฟเสร็จ ค่ะโปรแกรมจะแจ้งว่าจะทำการลงบัญชีให้ที่ เชอร์เลขที่ SD 5801 001 ค่ะและวันที่ ของเวาเชอร์หรือใบสำคัญก็จะเป็นวันที่ เดียวกับ Invoice ขายเชื่อใบนี้นะคะ ส่วนแถบสีเทาตรงนี้ก็คือรายละเอียดที่หัว
13:32 ของเวาเชอร์ใบนี้ค่ะโดยโปรแกรมจะนำเลขที่ อ้างอิงของ inv และชื่อลูกหนี้ไปแสดงที่ หัวเชอร์นะคะเพื่อให้เราสามารถเส Back หรือจับคู่เอกสารของเชอกับ Invoice ขาย ได้ง่ายดายและก็สะดวกค่ะสำหรับการบันทึก บัญชีนั้นโปรแกรมก็แสดงให้เห็นด้วยว่าจะ บันทึกบัญชีตามนี้นะคะเบิบัญชีลูกหนี้การ ค้ารหัส 10303 ด้านเดบิตมูลค่า 5,500 บาทเครดิต บัญชีขายเชื่อรหัสบัญชี 4102 เป็นด้านเครดิต 50,000 บาทและ เครดิตบัญชีภาษีขายรหัส 201 104
14:22 มูลค่า 3,500 บาทเมื่อเราดูรายละเอียดแล้วเราจะกดปุ่ม f10 อีกครั้งนึง ค่ะโปรแกรมจะถามว่าต้องการพิมพ์รายการ Invoice ใบนี้ยซึ่งในการทำงานจริงเราจะ พิมพ์ Invoice นะคะเพราะเราจะต้องนำ เอกสารนี้ไปพร้อมกับสินค้าค่ะเราจะลอง พิมพ์กันดูนะคะกดปุ่ม Yes ค่ะโปรแกรมจะให้เลือกแบบฟอร์มที่จะใช้ใน การพิมพ์ในที่นี้มีแบบฟอร์ม 2 แบบคือ Invoice ข่ายเชื่อที่เป็นเอกสารต้นฉบับ และที่เป็น สำเนาถ้าเราจะพิมพ์ครั้งแรกเราก็จะพิมพ์ ต้นฉบับก่อนนะคะคลิกที่ปุ่ม
15:08 โอเคสำหรับการออกแบบฟอร์มพิมพ์และการระบุ ว่าใช้แบบฟอร์มพิมพ์อันใดนั้นจะไปหัวข้อ อ่าอธิบายในหัวข้อการออกแบบฟอร์มพิมพ์อีก ครั้งนึงค่ะในที่นี้เราจะพิมพ์ดูจอภาพนะ คะกดปุ่มปริค่ะ จะเห็นว่าเราจะได้เอกสารนะคะรูปร่างหน้า ตาเป็นตามที่เห็นนี้เลยค่ะถ้าจะย่อนะคะมา คลิกตรงนี้แล้วก็เลือกเปอร์เซ็นต์ในการซม นะ คะที่เห็นอยู่นี้ก็คือ Invoice ขายเชื่อ
15:55 สินค้าซึ่งเราสามารถพิมพ์ลงกระดาษเปล่า โดยที่ไม่ต้องสั่งพิมพ์ฟอร์มมาจากโรง พิมพ์ได้เลยค่ะแต่สังเกตมคะตรงนี้ยังไม่ มีโลโก้ของบริษัทสำหรับวิธีการเพิ่มโลโก้ ในแบบฟอร์มจะไปอธิบายในหัวข้อการออกแบบ ฟอร์มพิมพ์ค่ะเมื่อเราดูรายการตาม Invoice ขายนะคะตรวจสอบแล้วว่ารายละเอียดถูกต้อง พร้อมที่จะส่งมอบให้ลูกค้าแล้วก็กดปุ่ม f10 นะคะเพื่อจะออกจากหน้าจอการพิมพ์ค่ะ โปรแกรมก็จะกลับมาที่หน้าจอให้บันทึกราย การสินค้านะคะแต่เราไม่บันทึกรายการ Invoice ขายเชื่อแล้วเราจะกดปุ่ม escap ออกโปรแกรมถามว่ายกเลิกข้อมูลนี้หรือไม่
16:42 เราตอบ Yes ค่ะเพราะว่าเราบันทึกไปเรียบ ร้อยแล้วกลับมาที่รายการ Invoice ขาย เชื่อจะเห็นว่ามี Invoice kcg Group เลขที่ 002 เลขที่อ้างอิง SI 001 ท 002 ซึ่งจะตรงกับ Case Study ค่ะนั่น แสดงว่าถ้าเราบันทึกถูกต้อง Invoice ใบ นี้จะมีเลขที่อ้างอิงตรงกับที่ Case Study แจ้งมาค่ะสังเกตอีกนิดนะคะตรง คอลัมน์ P จะเป็นตัว I นะ คะตรงนี้หมายถึงว่ารายการ Invoice นี้ได้ ทำการบันทึกรายการรายวันให้แล้วค่ะถ้า บันทึกรายการรายวันแล้วจะเป็นตัว i
17:28 สำหรับรายการบันทึกรายการ Invoice ขาย เชื่อวันที่ 2 มกราคมก็เป็นอันเสร็จนะคะ เรากด escap เพื่อออกจากเมนูค่ะและกด cancel อีกทีเพื่อออกจากการเลือกเล่ม เอกสารไข่เชือกค่ะเราจะกลับมาที่เมนูหลัก นะคะเป็นอันเสร็จการบันทึกรายการหัวข้อ นี้ค่ะ
