0:01 สวัสดีค่ะรายการค้าวันนี้คือรายการค้าวัน ที่ 25 มกราคมนะคะมีรายละเอียดดังนี้ค่ะ วันที่ 25 มกราคมนี้ถึงกำหนดจ่ายหนี้ให้ กับบริษัทโซน่าจำกัดซึ่งบริษัทเคยรับวาง บินไว้ตามใบรับวางบินเลขที่ย่างอิง 1160 บริษัทได้รับเป็นใบเสร็จรับเงินเลขที่ 2160 ทั้งนี้บริษัทได้จัดทำเป็นเช็คของธนาคาร กสิกรไทยโดยทำจากบัญชีกระแสรายวัลซึ่งมี เลขที่บัญชี 081-1- 14260-7 นะคะและเช็คเป็นเช็คเลขที่ 4567129 ลงวันที่ 15 กุมภาพันธ์ค่ะหัวข้อนี้ตรง กับเสี้ หน้าที่ 25 นะคะ
0:48 สำหรับการอธิบายรายการบันทึกรายการในหัว ข้อนี้นะคะจะอธิบายการทำงานแบบที่เราจัด ทำเช็คเอาไว้ก่อนแล้วค่อยมาบันทึกเช็ค จ่ายพร้อมกับใบเสร็จรับเงินที่ได้จากเจ้า หนี้ค่ะ ในการวิเคราะห์รายการนะคะก่อนที่จะคีย์ เราทราบแล้วว่าเป็นการทำงานของระบบเจ้า หนี้หรือ Account Payable System นะคะ ตัวย่อว่า AP และเป็นการทำใบเสร็จรับเงิน แบบค้นใบรับวางบินด้วยค่ะพร้อมกับเอกสาร ธนาคารที่จะทำก็คือเป็นเช็คนะคะเราไปดู flow ของระบบเจ้าหนี้กันนะคะ flow ของระบบเจ้าหนี้จะเริ่มที่ใบรับวาง
1:33 บินแล้วไปทำใบเสร็จสินค้าหรือใบเสร็จ บริการนะคะแต่บางธุรกิจหรือบางเคสเราไม่ จำเป็นต้องเริ่มที่ใบรับวางบินค่ะเราอาจ จะเริ่มที่ใบเสร็จรับเงินเลยก็ได้สำหรับ รายการค้าวันที่ 25 นี้คือขั้นตอนการทำใบ เสร็จรับเงินแต่เป็นใบเสร็จรับเงินที่ตรง กับ flow 2 นะคะก็คือเคยทำใบรับวางบินมา ก่อนค่ะกลับไปที่โปรแกรมนะคะ เราวิเคราะห์แล้วเราทราบว่าเป็นการทำงาน ของระบบเจ้าหนี้นะคะเราจะเข้าไปที่ระบบ เจ้าหนี้และวิเคราะห์หนี้ค่ะแล้วก็คลิก ที่ปุ่ม Workflow ด้านบนนะคะเพราะเราจะ เข้าทำงานผ่าน Workflow มาตรฐานค่ะมาที่ Flow แล้วเราจะคลิกที่รูปใบเสร็จสินค้า
2:19 นะคะรหัสเอกสารคือ PI โปรแกรมก็จะเข้าไปที่เมนูใบเสร็จรับเงิน ฝั่งซื้อนะคะและจะขึ้นเอกสารเล่มที่ 001 มาให้เราใช้งานค่ะเราจะใช้เล่มนี้นะคะก็ กดโอเคเพื่อยืนยันค่ะ เมื่อเข้ามาแล้วจะเห็นรายการใบเสร็จรับ เงินนะคะซึ่งตอนนี้ยังไม่มีนะคะเราจะ เพิ่มรายการใหม่ให้คลิกที่ปุ่มเพิ่มหรือ กดปุ่ม F3 ที่คีย์บอร์ดค่ะ ลงมาที่เลขที่ของใบเสร็จซึ่งเราจะปล่อย ให้โปรแกรม running ให้อัตโนมัตินะคะแต่ เราจะนำเลขที่ใบเสร็จรับเงินของเจ้าหนี้ มาใส่ที่ช่องเลขที่อ้างอิงค่ะเลขที่ใบ
3:06 เสร็จที่เราได้ก็คือ 2160 นะคะ วันที่เราทำใบเสร็จนี้ก็คือ 25 ค่ะชื่อ เจ้าหนี้หรือผู้ขายนะคะเราใส่จุดแล้ว enter โปรแกรมจะแสดงรายชื่อผู้จำหน่าย หรือเจ้าหนี้นะคะซึ่งเป็นฐานข้อมูลเดียว กันเจ้าหนี้ที่เราจะทำการจ่ายหนี้ก็คือ บริษัท Sona จำกัดค่ะเราเลื่อนมาที่ราย การบริษัท Sona แล้วกดปุ่มเลือกหรือ Enter นะคะจากนั้นลงมาที่บรรทัดค้นใบวางบินค่ะ ถ้าเห็นตัว N เราจะใส่ตัว Y เข้าไปบันทึก รายละเอียดนะคะเมื่อเข้ามาแล้วโปรแกรมจะ ขึ้นให้ว่าเราจะค้นใบวางบินนะคะซึ่งมี รหัสเอกสารเป็น PL ลงมาที่เล่มค่ะโปรแกรม
3:51 จะขึ้นเล่มที่ 001 ซึ่งเป็นเล่มแรกนะคะ ซึ่งที่ผ่านมาเราทำงานที่เอกสารเล่ม 001 ทั้งหมดนะคะสำหรับเลขที่ภายในของใบวางบิน หากเราจำไม่ได้เราจะใส่จุด Enter ก็ได้นะ คะ ในที่นี้จะมีใบวางบินซึ่งยังค้างชำระก็ คือใบวางบินเลขที่อ้างอิง 1160 ซึ่งตรง กับที่โจทย์แจ้งมาค่ะเพราะฉะนั้นเราจะเอา เมาส์เมื่อติ๊กเลือกนะคะเมื่อติ๊กรายการ ที่ต้องการแล้วกดปุ่มเลือกหรือกดปุ่ม Enter ค่ะโปรแกรมจะดึงรายการใบวางบินที่ เราเลือกมาเพื่อให้เราดูอีกครั้งนะคะเรา ยืนยันแล้วกดปุ่มโอเคค่ะ เมื่อเราเลือกใบวางบินมาถูกต้องแล้ว โปรแกรมก็จะโหลดรายการจากใบวางบินนะคะ
4:38 ซึ่งมีเอกสาร 2 รายการค่ะรายการแรกเป็น เอกสารรหัส BI ซึ่งก็คือ INVO ซื้อเชื่อ สินค้าเลขที่อ้างอิง 77101 ซึ่งตรงกับโจทย์ใช่มั้ยคะแล้วก็อีกใบนึง ก็คือเอกสาร BI เหมือนกันคือ Invoice ซื้อเชื่อสินค้าเลขที่อ้างอิง 8341 ในที่นี้ไม่ได้บอกว่ารับชำระบางส่วนแสดง ว่าเราชำระเต็มจำนวนนะคะ รายการ INO ที่เราจะชำระก็ครบถ้วนแล้ว เหลือที่เราต้องคีย์ต่อก็คือรายการจ่าย ค่ะเราจะจ่ายเป็นอะไรนะคะมาคลิกที่แบราย การจ่ายค่ะในที่นี้เราจะจ่ายเป็นเช็คนะนะ คะเรามาที่คอลัมน์แรกสุดนะคะของรายการ เอกสารธนาคารแล้วใส่จุด Enter ค่ะโปรแกรม
5:26 จะเข้ามาที่หน้าจอเพื่อให้บันทึกเอกสาร การชำระเงินนะคะสำหรับประเภทเอกสารธนาคาร หากเราจำไม่ได้ว่ามีอะไรบ้างใส่จุดและ Enter ค่ะโปรแกรมจะแสดงรายการเอกสาร ธนาคารที่สามารถใช้ได้นะคะในการบันทึกใบ เสร็จแลงเงินฝั่งฝั่งเจ้าหนี้นะคะ สำหรับรายการที่เราจะใช้ก็คือเช็คที่เป็น ฝั่งจ่ายนะคะก็คือรหัส CW ค่ะ นอกจากเช็คแล้วเรายังสามารถจ่ายเป็นเงิน สดนะคะก็เป็น CHO หรือโอนเงินออกจากบัญชี แล้วก็จะใช้เป็น TRW ค่ะสำหรับในเคสนี้ เราจะใช้ CW นะคะถอนโดยเช็ควงเล็บเช็ค จ่ายค่ะแล้วก็ใส่เลขที่เช็คนะคะเช็คของ
6:14 เราเลขที่ 456 6 7 1 2 9 ค่ะ โปรแกรมจะใส่วันที่นะคะว่าเราทำเช็ควัน ที่เดียวกับใบเสร็จให้ก่อนซึ่งในที่นี้ เราขอใช้วันเดียวกันนะคะส่วนวันที่จ่าย เช็คในที่นี่ก็ขอใช้เป็นวันเดียวกันกับใบ เสร็จแต่ในทางทำงานจริงๆเราอาจจะจ่ายเช็ค คนละวันกับที่เราจัดทำเช็คค่ะแล้วอีกช่อง นึงก็คือวันที่ในเช็คหรือเดateของเช็คใน ที่นี้โจทย์บอกว่าเราตีเช็คเป็นโพสate เช็คคือลงวันที่ 1502 ค่ะ สำหรับผู้รับในเช็คนะคะหรือชื่อในเช็ค โปรแกรมก็จะดึงชื่อเจ้าหนี้มาให้นะคะ เพราะเราน่าจะจ่ายจ่ายเช็คให้กับเอ่อผู้
7:01 จำผู้เจ้าหนี้ซึ่งมีชื่อในใบเสร็จนะคะ สำหรับสมุดบัญชีเงินฝากที่เราทำเช็คออกมา นะคะถ้าเราไม่ต้องการคีย์เลขที่บัญชียาวๆ เราก็ใส่จุด Enter ค่ะโปรแกรมจะขึ้นราย การสมุดเงินฝากของธนาคารนะคะในที่นี้เรา จะเลือกใช้สมุดกระแสรายวันซึ่งเป็นรหัส 001 นะคะเลขที่บัญชี 081-1-1260-7 ตรวจสอบแล้วว่าใช่เล่มที่เราจะทำงานเราก็ Enter เพื่อเลือกรายการนี้ค่ะโปรแกรมจะ ดึงรหัสธนาคารของสมุดบัญชีนี้คือธนาคาร กสิกรไทยนะคะลงมาดูบรรทัดนี้ค่ะมูลค่าใน เช็คนะคะโจทย์ไม่ได้บอกว่าจ่ายเช็คมูลค่า เท่าไหร่ แต่ก็เดาได้ว่าตรงกับรายการที่เราทำใบ
7:50 เสร็จรับเงินซึ่งก็คือ 8,900 เอ่อ 89,274 บาทจุด20สตางค์นะคะ สำหรับรายการนี้เราทำใบเสร็จ 1 ใบแล้วก็ ทำเช็คจ่าย 1 ใบใช่นะคะเพราะฉะนั้นมูลค่า เช็คที่ตัดชำระสำหรับเอกสารใบเสร็จนี้จึง เท่ากันค่ะตอนนี้เราคีย์รายละเอียดของ เช็คจ่ายเสร็จแล้วนะคะสำหรับรายละเอียด ด้านล่างที่บอกว่านำเงินเข้าหรือยังหรือ ว่าเช็คผ่านวันไหนนะคะไม่ต้องคียนะคะจะ เป็นขั้นตอนการทำงานในระบบเช็คในหัวข้อ อื่นค่ะตอนนี้เราบันทึกเสร็จแล้วกด F10 เซฟนะคะ ก็จะกลับมาที่รายละเอียดของเอกสารธนาคาร หรือรายการจ่ายตอนนี้เรามีใบเดียวครบถ้วน
8:36 แล้วเราก็จะทำการ F10 บันทึกใบเสร็จรับ เงินใบนี้ค่ะ โปรแกรมก็จะทำการเชื่อมโยงไปยังระบบที่ เกี่ยวข้องนะคะเช่นเชื่อมโยงไประบบเจ้า หนี้การค้าโดยไปลดยอดเจ้าหนี้การค้าให้ และเชื่อมโยงไปยนระบบบัญชีแยกประเภทซึ่ง เราเห็นได้เลยนะคะในหน้าจอนี้ก็คือไปลง บัญชีให้ที่เวาเอร์เลขที่ PC 5801002 หัวของเวาเอร์หรือรายละเอียดที่เวาเอร์จะ เอาเลขที่อ้างอิงของใบเสร็จรับเงินคือ 2160 มาแสดงนะคะแล้วก็จะนำชื่อของเจ้า หนี้มาให้เห็นด้วยว่าเป็นของเจ้าหนี้ชื่อ SA ค่ะพร้อมกันนั้นก็จะลงบัญชีอัตโนมัติ
9:23 ให้ตามนี้นะคะเดบิตบัญชีเจ้าหนี้การค้า รหัสบัญชี 2011102 ยอดเงิน 89,274.20 20 และเครดิตเช็คจ่ายที่รอนำเงินเข้า บัญชีรหัสบัญชี 20114 ยอดเงินอยู่ด้านเดอยู่ด้านเครดิตนะคะเท่า กันคือ 89,274.20 0 ค่ะเรากด F10 นะคะโปรแกรมจะถามว่า พิมพ์หรือไม่สำหรับกรณีใบเสร็จรับเงินเรา ไม่ต้องพิมพ์นะคะเพราะเราได้ใบเสร็จมาจาก เจ้าค่ะกดปุ่ม no ค่ะโปรแกรมจะเคลียร์ หน้าจอให้ว่างเพื่อให้เราบันทึกรายการต่อ ไปแต่เราไม่ได้บันทึกแล้วนะคะเราจะ escap เพื่อออกจากหน้าจออันนี้ค่ะโปรแกรมจะถาม ว่ายกเลิกข้อมูลนี้หรือไม่ Yes นะคะเพราะ
10:09 เราไม่ได้บันทึกนะคะ กลับมาที่รายการใบเสร็จรับเงินซื้อซึ่ง ตอนนี้จะมี 1 ใบนะคะคือใบที่เพิ่งคี้ เมื่อสักครู่เราไม่บันทึกต่อแล้วก็ escap เพื่อออกค่ะกลับมาที่สมุดใบเสร็จรับเงิน ซึ่งเราใช้เล่มเดียวและเราก็ไม่คลิกต่อ แล้วกด cancel อีกครั้งเพื่อออกค่ะกลับมา ที่เมนูหลักนะคะของระบบเอ่อของโปรแกรม Smartbit ค่ะเป็นอันเสร็จการบันทึกราย การค้าวันที่ 25 มกราคมการทำใบเสร็จรับ เงินโดยค้นใบวางบินและบันทึกรายการเช็ค จ่าย
