0:00 Với Linh á khi mà Linh làm á, Linh cảm thấy Linh gặp phải hai cái vấn đề chính khi mình đang sắp xếp công việc. Thứ nhất á là mình có quá nhiều thứ mà rất là khẩn cấp. Ai cũng muốn ngay lập tức, ai cũng muốn không qua. Và cái điều thứ nhì á là có quá nhiều thứ mà nó quan trọng. À nghĩa là mình cần buộc phải có A B C D E F G H I tới Z luôn làm trong song trong hôm nay. Thì nói chung á là bất cứ cảm thấy bất cứ cái gì cũng là đang khẩn cấp và quan trọng. Vậy thế nào để cho mình sắp xếp giữa những cái yếu tố đó? Thông thường để giải quyết tình huống này, chị Linh có thể áp dụng ma trận Ienheruer. Bên cạnh đó có nhiều phương pháp quản lý thời gian khác như kỹ thuật Pomodoro, MIT, Most Important Task hay quy luật 8020. Tất cả đều có thể giúp chị Linh và các bạn lấy lại sự
0:45 chủ động trong công việc. Khi được kết hợp với AI như Chat GPT, các mô hình này trở nên dễ áp dụng hơn, linh hoạt hơn và đặc biệt phù hợp với nhịp làm việc hiện đại. Hôm nay mình sẽ chia sẻ với bạn 16 cấu trúc From Chat GPT giới trên các mô hình quản lý thời gian nổi tiếng giúp bạn biến AI thành trợ lý cá nhân trong việc quản lý thời gian. Những form này không chỉ là câu lệch đơn thuần mà là những công cụ thực tế giúp bạn phân tích, lập kế hoạch và tối ưu hóa mọi khế cạnh của thời gian làm việc. Chào bạn, mình là Chí Skills Bridge, trợ lấy AI đồng hành cùng bạn trên hành trình khám phá sức mạnh của trí tuệ nhân tạo. Chúng ta hãy bắt đầu nhé. [âm nhạc]
1:32 Khác với những ứng dụng quản lý thời gian truyền thống, chat GPT có khả năng hiểu ngữ cảnh, phân tích phức tạp và đưa ra gợi ý cá nhân hóa. Bạn có thể trò chuyện với AI về tình trạng công việc hiện tại và nhận được những lời khuyên thiết thực như từ một chuyên gia tư vấn năng suất. Dưới đây là năm nhóm ứng dụng chính, mỗi nhóm chứa ba đến bốn prom cụ thể mà bạn có thể sao chép và sử dụng ngay lập tức. Chí sẽ bắt đầu từ nhóm đầu tiên, cũng là nhóm mà mình nghĩ quan trọng nhất, đó là hiểu và tối ưu thời gian cá nhân. Bởi vì nếu bạn không hiểu mình đang dùng thời gian như thế nào thì làm sao có thể cải thiện được. Prom đầu tiên là kiểm toán thời gian. Hiểu thời gian đang chảy như đâu. Dưới đây là danh sách việc tôi làm trong 7 ngày qua. Giúp tôi nhóm lại theo làm việc sâu, hành chính lặt vặt, sau nhãng có thể ủy quyền và đề xuất hay thay đổi giúp tôi dùng
2:19 thời gian hiệu quả hơn. Sau đó dán danh sách kèm thời lượng của mỗi đầu việc. [âm nhạc] Kết quả sẽ khiến bạn bất ngờ lắm đó. Có thể bạn đang dành một tiếng mỗi ngày cho việc chuyển qua lại giữa các thẻ trình duyệt hoặc tốn đến nửa ngày cho những cuộc họp không cần thiết. Câu lệnh prom tiếp theo là bản đồ năng lượng làm việc theo nhịp sinh học. Hãy quan sát bản thân trong vài ngày. Bạn cảm thấy tỉnh táo nhất vào lúc nào? Khi nào thì não bộ như đống băng? Khi nào lại có cảm hứng sáng tạo? Sau đó nhập thông tin vào prompt sau rồi đi hỏi chat GPT. Tôi thấy mình làm việc tập trung vào khung giờ và chậm lại vào khung giờ. Đây là danh sách công việc hôm nay hoặc tuần này của tôi. Gợi ý lịch mẫu mỗi ngày để tôi tận dụng năng lượng tốt hơn cho các nhiệm vụ cần. Một, làm việc sâu. Hai,
3:06 việc hành chính. Ba, gọi điện thoại hoặc họp hành. Và bốn, thời gian nghỉ 15 phút giữa buổi. Cuối cùng dán tranh sách công việc của bạn vào là xong. Ví dụ, nếu bạn là người hoạt động hiệu quả trong sáng sớm, hãy dành 7 đến 9:00 sáng cho công việc đòi hỏi, tư dùi phức tạp. Còn buổi chiều thì làm những việc hành chính đơn giản. Bạn cho thấy mình năng suất hơn rất nhiều đó. Thử liền nhá. Và cuối cùng trong nhóm này mình muốn chia sẻ một bí kiếp mà mình rất thích dùng đó là thu nhỏ thời gian để đẩy nhanh hành động. Tôi thường mất số giờ để làm tên, công việc. Hãy giúp tôi thiết kế một không làm việc tốc độ cao để hoàn thành trong số phút bao gồm thời gian ngắn để kiểm tra giữa chừng.
3:51 Sau đó, chest GPT sẽ giúp bạn chia nhỏ công việc thành những mốc thời gian cụ thể với các điểm kiểm tra để đảm bảo thời gian của bạn không trôi vô định. Ok, bây giờ bạn đã hiểu cách thức hoạt động của thời gian và năng lượng cá nhân, nhưng hiểu thôi thì chưa đủ. Chúng ta cần biết cách thiết kế và lập kế hoạch theo tuần và ngày một cách thông minh. Đó chính là nhóm thứ hai mà mình muốn chia sẻ. Prom đầu tiên nghe hơi nghiêm túc nhưng thực tế là bạn đã làm nhiều rồi. Đó là nghi lễ lập kế hoạch tuần. Tôi muốn lên kế hoạch cho tuần tới. Giúp tôi chọn ba ưu tiên chính, ba khối thời gian cố định, một khoảng chống dự phòng 60 phút mỗi ngày và gợi ý thứ tự nên làm mỗi việc. Sau cùng, dán danh sách công việc của bạn vào câu lệnh là được. [âm nhạc]
4:38 Việc có khoảng chống dự phòng rất quan trọng bởi vì đây là không gian để bạn xử lý những việc bất ngờ mà không làm vỡ toàn độ lề trình. Nghe khá hợp lý nhưng trong từng ngày cụ thể, làm sao để bạn không bị phân tâm bởi hàng tá việc nhỏ nhặt? Đó là lúc bạn có thể dùng Brom điểm nổi bật trong ngày. Đây không phải là việc lớn nhất hay khó nhất mà là việc mang lại cảm giác thành tựu và tiến bộ. Lịch ngày mai rất bận. Hãy giúp tôi chọn một việc quan trọng tối đa 60 phút để hoàn thành trước trưa. Một việc khiến tôi cảm thấy ngày hôm nay thật đáng sống. Cuối cùng, dán danh sách công việc của bạn. Khi bạn có thói quen này, ngay cả những ngày bận rộn nhất bạn vẫn có cảm giác kiểm soát và tiến bộ. Tất nhiên, đôi khi bạn có nhiều việc quan trọng cùng lúc. Làm sao để chọn đây? Đây là lúc chúng ta cần prom, nhiệm vụ quan trọng nhất. Most important task, việc
5:23 tắt là mit, đọc là meet cho dễ nhớ ha. Ngày mai tôi có năm việc như bên dưới. Việc nào nên là MIT, giải thích lý do và tôi nên đặt nó vào thời gian nào trong ngày. Sau cùng dán danh sách công việc của bạn ở cuối câu lạnh là xong. Chat GPT sẽ giúp bạn phân tích từng việc dựa trên tác động, khẩn cấp và khả năng thực hiện, từ đó đưa ra gợi ý hợp lý. Bây giờ bạn đã biết cách lập kế hoạch thông minh, nhưng lập kế hoạch mà không thực hiện được thì cũng như không có gì. Vậy làm sao để thực sự tăng hiệu suất trong từng giờ làm việc? Đó chính là nhóm thứ ba, tăng hiệu suất cá nhân. Prom tiếp theo mình muốn giới thiệu là làm việc theo nhịp 25 phút. Prom này áp dụng kỹ thuật khá quen thuộc là Pomodoro
6:08 để chia thời gian thành những khung ngắn với mục tiêu rõ ràng. Tôi có số giở để làm việc hôm nay. Hãy chia thành các chu kỳ pomodoro 25 phút làm, 5 phút nghỉ với từng mục tiêu cụ thể mỗi chu kỳ. Sau đó dán danh sách công việc của bạn. Ngay lập tức, Chat GBT sẽ giúp bạn thiết kế từng phiên làm việc với mục tiêu cụ thể thay vì chỉ ngồi bấm đồng hồ mà không biết mình cần hoàn thành gì. Một kỹ thuật khác mà Chí cực kỳ thích là nhóm công việc cùng loại. Dưới đây là danh sách việc cần làm. Giúp tôi nhóm lại theo loại việc hoặc công cụ, thư điện tử, viết, họp vân vân và đề xuất lịch làm từng nhóm để giảm thời gian chuyển đổi. Cuối cùng dán danh sách công việc của bạn vào câu lệnh. Khi bạn làm việc theo nhóm, bạn sẽ cảm thấy trôi chảy dễ dàng hơn và hoàn thành nhanh hơn. Vậy với tất cả khối lượng
6:55 công việc đó, làm sao bạn biết cái nào quan trọng, cái nào không? Đây là lúc cần prom ma trận Eisenheru giúp phân loại thông minh. Dưới đây là việc tôi cần làm. Giúp tôi chia bốn nhóm: quan trọng và khẩn cấp. Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Không quan trọng không khẩn cấp. và đề xuất hướng xử lý mỗi nhóm rồi dán danh sách công việc của bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên khi phát hiện ra nhiều việc mình tưởng siêu gấp, thực ra chỉ tạo áp lực giả thôi. Tiếp theo là một trong những nguyên lý mình yêu thích nhất, quy tắc 8020, tập trung vào việc có tác động lớn. Từ danh sách công việc bên dưới, việc nào là top 20% tạo ra 80% kết quả. Hãy giúp tôi chọn hai việc quan
7:41 trọng nhất hôm nay. Sau cùng, dán danh sách công việc của bạn vào cuối prompt. Khi bạn có thói quen này, bạn sẽ làm ít hơn nhưng đạt được nhiều hơn. Và cuối cùng, trong nhóm lập kế hoạch công việc, một kỹ thuật mà sẽ cứu bạn khỏi kiệt sức là chia khối thời gian có đệm. Từ danh sách công việc bên dưới, giúp tôi chia lịch làm việc thành khối 90 phút, cộng đệm 15 phút giữa các khối. Tôi cần dành một khối cho mỗi lần, làm việc sâu, họp và thực hiện công việc hành chính. Cuối cùng dán danh sách công việc của bạn vào. Với cách này, ngay cả khi có việc bất ngờ bạn vẫn không bị vỡ lịch toàn bộ ngày. Những gì chúng ta vừa học rất tuyệt cho công việc cá nhân. Nhưng trong thực tế, hầu hết chúng ta đều làm việc trong nhóm
8:27 hoặc phải quản lý dự án phức tạp. Vậy làm sao áp dụng chat GPT cho những tình huống này? Hãy cùng Trí khám phá nhóm thứ tư, quản lý công việc nhóm hoặc dự án. Prom tiếp theo là lên lịch ngược từ hạn chó. Tôi cần hoàn thành mô tả dự án trước ngày cụ thể. Giúp tôi chia thành các cột mốc theo tuần làm việc ngược từ hạn chót. Khi có lộ trình rõ ràng từ đầu, bạn sẽ biết mình đang ở đâu trên bản đồ và còn bao nhiêu thời gian để đến đích. Nói việc quản lý dự án, một vấn đề mà rất nhiều bạn gặp phải là ủy quyền thông minh. Tôi là quản lý một nhóm, số người. Bên dưới là danh sách việc tôi đang làm, giúp tôi phân loại việc nên làm, việc nên giao, việc nên tự động hóa, việc nên
9:12 bỏ. Sau đó dán danh sách công việc của bạn là xong. Khi bạn học cách buông tay những việc phù hợp, bạn sẽ có thời gian tập trung vào những việc chỉ bạn mới làm được. Cuối cùng mình muốn chia sẻ nhóm đặc biệt nhất bởi vì nó không chỉ giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn mà còn giúp bạn phát triển và sáng tạo hơn. Đó là nhóm năm tư duy phát triển và đổi mới. Prompt mình sẽ giới thiệu tiếp theo là hỗn loạn có chủ đích. Tôi là giới thiệu bản thân, công việc, sở thích ngắn. Tôi muốn có trải nghiệm mới mỗi tuần trong tháng, điền tháng và năm cụ thể. Đó là một vài điều khiến tôi thấy khác đi nhưng không quá mất thời gian. Gợi ý ba hoạt động đơn giản. Những trải nghiệm này sẽ làm mới não bộ của bạn, tạo ra những kết nối mới và
9:59 mang lại góc nhìn tươi mát cho công việc. Rồi, một nguyên tắc khác mà mình rất tin tưởng là mục tiêu theo giờ. Tôi muốn dành số giờ mỗi tuần cho việc học, tên kỹ năng mới, gợi ý cách tôi nên phân bổ giờ và theo dõi tiến đổ. Cách tiếp cận này sẽ giúp bạn biến những mục tiêu mơ mộng thành camch. Vậy khi phải đưa ra quyết định nhanh thì sao? Mình có prom quyết định dựa trên thời gian. Tôi phân vân trước mô tả quyết định. Hãy giúp tôi đánh giá theo ba tiêu chí tác động, năng lượng cần dùng và cảm giác khẩn cấp. Với bộ lọc này, bạn sẽ tránh được việc nghĩ đi nghĩ lại mãi mà không hành động. Cuối cùng, bạn cần một bộ câu hỏi vạn năng để đánh giá nhanh bất kỳ cơ hội hay
10:46 yêu cầu nào. Thay vì phải suy nghĩ từ đầu mỗi lần, bạn có thể áp dụng danh sách kiểm tra này như một công thức. Mình đặt tên Prom này bộ lọc ưu tiên. Cụ thể cho tôi ba câu hỏi đơn giản để đánh giá bất kỳ việc gì nên làm, nên giao hay nên bỏ. Mục tiêu là ra quyết định nhanh hơn. Khi bạn có bộ lọc nhất quán, việc ra quyết định sẽ trở nên tự động và ít căng thẳng hơn rất nhiều. Wow! Chúng ta vừa đi qua hết 16 prom rồi đó. Lời khuyên của mình là hãy bắt đầu với hai đến ba prom mà bạn cảm thấy cần thiết nhất. Thử nghiệm trong 1 đến hai tuần rồi dần dần mở rộng sang những prom khác. Hãy nhớ rằng công cụ chỉ hiệu quả khi bạn sử dụng thường xuyên và điều chỉnh theo kết quả thực tế. Và đừng quên
11:31 tải ngay bản PDF đầy đủ với tất cả 16 prom và hướng dẫn chi tiết tại link bài blog ở phần mô tả hoặc bình luận để có thể tham khảo và sử dụng bất cứ khi nào bạn cần. Thời gian là tài sản quý giá nhất mà chúng ta có. Chí hy vọng những prom này sẽ giúp bạn quản lý nó một cách thông minh nhất để có thêm thời gian cho những điều thực sự quan trọng trong cuộc sống. Cảm ơn bạn đã dành thời gian lắng nghe. Chúc bạn có một hành trình quản lý thời gian thật hiệu quả. oho [âm nhạc]
