0:02 สวัสดีค่ะสำหรับการบันทึกรายการในวันนี้ ก็คือรายการวันที่ 4 มกราคม บริษัทจัดทำใบเสร็จรับเงินเพื่อไปรับเช็ค จากลูกหนี้คือบริษัท Stone จำกัดเป็นการ ชำระหนี้สำหรับ invvoice ขายเล็กที่อ้าง อิง 99801 ชำระเต็มตามยอดนี้ใน INVO บริษัทได้รับ เป็นเช็คธนาคารกรุงไทยสาขาระยอง เลขที่ 4481234 ลงวันที่ 15 มกราคม หัวข้อนี้จะตรงกับCส Study ชุดที่ 1 หน้า ที่ 24 นะคะก่อนเราจะบันทึกรายการเราต้อง วิเคราะห์โจทย์ก่อนนะคะว่าเป็นการทำงาน
0:47 ของระบบใดทำเอกสารอะไร ในที่นี้คือการบันทึกรายการในระบบลูกหนี้ นะคะหรือ Account Receivable System เป็นการบันทึกใบเสร็จรับเงินโดยชำระเงิน ครบตามจำนวนและมีการบันทึกเช็ค สำหรับใบเสร็จรับเงินใบนี้ไม่ได้มีการ แจ้งว่าเคยทำใบวางบินมาก่อนเดี๋ยวเราลอง ไปดู flow ของระบบพวกหนี้กันนะคะ Flow ของระบบลูกหนี้นะคะหรือ Account Receivable System จะเริ่มจากใบวางบิน แล้วจากนั้นไปจัดทำใบเสร็จของการขาย
1:32 สินค้า ประเอ่อรหัสเอกสารคือ RI พร้อมกับอาจจะมี รายการเป็นเช็ครับหรือเงินโอนก็ได้ค่ะ ส่วนถ้าเป็นงานบริการก็จะไปทำใบเสร็จงาน บริการซึ่งถ้าเป็นงานบริการก็จะถูกหัก ภาษีหน้าที่จ่ายแล้วก็อาจจะจ่ายเป็นเช็ค หรือเงินโอนได้อีกเช่นกัน คราวนี้มาลองดู Flow นะคะว่า flow ของ เอกสารก็เป็นไปได้ 2 แบบนะคะแบบที่ 1 ก็ คือมาสตาร์ทที่ใบเสร็จรับเงินได้เลยส่วน แบบที่ 2 หรือ flow ที่ 2 คือสตาร์ทด้วย การทำใบวางบินก่อนแล้วจากนั้นจึงทำใบ เสร็จรับเงินจากใบวางบินที่เคยไปวางบิน ลูกหนี้นะคะสำหรับรายการวันที่ 4 นี้เป็น
2:21 เคสที่เป็นตรงกับ flow 1 ก็คือเราสตาร์ท ด้วยการทำใบเสร็จรับเงินเลยค่ะเดี๋ยวเรา จะไปคียในโปรแกรมกันนะคะ เราจะเข้าไปทำงานที่ระบบลูกหนี้ คลิกที่ workflow เพื่อจะให้เข้าไปที่ flow ของระบบลูกหนี้นะคะตอนนี้เป็นการ บันทึกใบเสร็จของค่าสินค้า จากนั้นจะให้เลือกเล่มของใบเสร็จนะคะซึ่ง เราจะใช้เล่ม 001 เป็นหลักค่ะกดปุ่มโอเค ค่ะ เข้ามาแล้วจะยังไม่มีใบไปเสร็จนะคะเรา F3 เพิ่มค่ะ เลขที่และเลขที่อิงเราจะปล่อยให้โปรแกรม running ให้อัตโนมัตินะคะเราจะมาเปลี่ยน
3:07 วันที่เป็น 04 ค่ะลูกหนี้ของเราคือบริษัท Bitstone หากไม่ต้องการคีย์นะคะใส่จุด และ Enter โปรแกรมจะแสดงรายการลูกหนี้ หรือลูกค้ามาให้เลือกในที่นี้คือลูกค้า ชื่อ Bitstone ค่ะ สำหรับที่บรรทัดใบวางบินนี้เราไม่ต้องค้น นะนะคะเพราะเราไม่ได้ทำใบวางบินมาก่อน ลงมาที่รายการ Invoice นะคะด้านล่างนี้ คือรายการ Invoice ที่เราจะมาตัดเพื่อ ชำระหนี้ คอลัมน์ Type ให้ใส่จุดและ Enter ค่ะ โปรแกรมจะแสดงรายการเอกสารที่สามารถเลือก มารับชำระหนี้หรือตัดในใบเสร็จได้นะคะ อันแรกก็คือ SI หรือใบส่งของทับใบกำกับ
3:53 ภาษีทับใบแจ้งหนี้ด้านขายค่ะอันถัดมาก็ คือ SM ก็คือใบรถหนี้เงินเชื่อกรณีขายนะ คะในที่นี้เราเลือก SI ค่ะ ที่คอลัมน์เล่มเราจะไม่ใส่ก็ได้โดยข้ามมา ที่เลขที่ได้เลยค่ะใส่จุดแล้วก็ Enter โปรแกรมจะดึงเอกสารทั้งหมดที่ยังค้างชำระ อยู่ของลูกค้าหรือลูกหนี้ลายนี้นะคะซึ่ง ตอนนี้มีเพียงใบเดียวก็คือเล่มที่ 001 เลขที่อ้างอิง 99801 ยอดเงินคางชำระคือ 25,000 ค่ะเราต้องการ รายการไหนให้เอาเมาส์ไปคลิกติ๊กถูกนะคะ ที่หน้ารายการนั้นแล้วกดปุ่ม Enter เลือก ค่ะ ในเคสนี้แจ้งว่าเป็นการรับชำระเต็มตามยอด หนี้นะคะเพราะฉะนั้นที่ช่องยอดชำระก็จะ
4:42 เป็น 25,000 ถูกต้องแล้วไม่ต้องเปลี่ยน แปลงตัวเลขค่ะ จากนั้นเราจะไปบันทึกรายละเอียดของเอกสาร ธนาคารที่เราได้รับนะคะให้คลิกที่แบราย การรับที่อยู่ด้านบนนี้ค่ะ ก็จะเข้ามาที่หน้าจอรายละเอียดของเอ่อ หน้าจอรายการเอกสารธนาคารนะคะซึ่งตอนนี้ ยังไม่มีเราจะเข้าไปคีย์รายการใหม่แล้ว ใส่จุดที่คอลัมน์แรกนะคะและ Enter ค่ะ โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้บันทึกเอกสารการ ชำระเงินนะคะบรรทัดแรกคือประเภทเอกสาร ธนาคารให้ใส่จุดและ Enter ค่ะโปรแกรมจะ แสดงประเภทเอกสารธนาคารนะนะคะประเภทแรกก็ คือกรณีที่รับเงินสดเราจะใช้ C นะคะก็คือ
5:30 รายการเงินสดรับ ส่วนบรรทัดที่ 2 CL หมายถึงว่าถ้าเราได้ รับเป็นเช็คซึ่งเป็นเช็คของธนาคารต่างจาก ธนาคารที่สเอ่อบริษัทเปิดบัญชีไว้เราก็จะ ใช้ CL ค่ะ ส่วนอันถัดมานะคะ HC ใช้เมื่อเราได้รับ เช็คซึ่งเป็นเช็คธนาคารเดียวกันกับบัญชี ของบริษัทค่ะถัดมาก็คือ LC Letter of Credit นะคะและสุดท้ายสุดท้ายก็คือ TRD หมายถึงกรณีที่เราได้รับเงินโอนมาทาง บัญชีนะคะแต่ในเคสนี้เราเป็นรายการฝากโดย เช็คของธนาคารที่ต่างกันเราเลือก CL ค่ะ
6:17 เลขที่เช็คก็คือ 448 1 2 3 4 ค่ะ โปรแกรมจะดึงวันที่จากใบเสร็จมาให้ อัตโนมัตินะคะช่องแรกคือวันที่จัดทำเช็ค ซึ่งเราไม่ทราบว่าลูกค้าจัดทำเช็คให้เรา เมื่อไหร่เราจะสมมุติว่าเป็นวันเดียวกับ ใบเสร็จค่ะ ช่องถัดมาคือวันที่ได้รับเช็คในที่นี้ สมมุติว่าเราได้รับเช็ควันเดียวกับใบ เสร็จนะคะแต่ถ้าในการทำงานจริงเราอาจจะ ได้รับเช็คหลังจากที่วันที่ในใบเสร็จไป หลายวันก็ได้ค่ะส่วนช่องสุดท้ายก็คือวัน ที่ในเช็คหรือวเดทนะคะในที่นี้ลูกหนี้ตี เช็คให้เราเป็นวันที่ 15 นะคะไม่ได้ให้ลง
7:03 วันที่วันที่ 4 เดือน 1 ตรงกับใบเสร็จ เพราะฉะนั้นเราต้องเปลี่ยนวันที่ค่ะ ชื่อผู้จ่ายเช็คก็คือบริษัท BID Stone จำกัดซึ่งโปรแกรมจะดึงมาให้จากชื่อลูก หนี้ตอนที่เราคีย์รายละเอียดเอาไว้นะคะ ลงมาที่รหัสธนาคารธนาคารของเช็คค่ะ เช็คใบนี้เป็นเช็คของธนาคารกรุงไทยหากจำ ไม่ได้ว่ารหัสอะไรเราสามารถใส่จุด Enter แต่ถ้าจำได้ว่าเป็น K TB เราก็คียเข้าไป ได้เลยค่ะโปรแกรมจะวิ่งไปค้นว่ามี่อเช็ค เอ่อมีธนาคารใดที่มีรหัส KTB นะคะถ้าค้น เจอแล้วก็จะดึงชื่อธนาคารมาให้อัตโนมัติ ค่ะเช็คฉบับนี้สาขาระยองนะคะ
7:51 มูลค่าเช็ค 25,000 บาทมูลค่าที่ชำระในใบ เสร็จนี้ก็คือ 25,000 บาทเต็มจำนวนค่ะเคส นี้คือ 1 ใบเสร็จทำการรับเช็ค 1 ฉบับ เมื่อบันทึกเสร็จแล้วกด F10 เซฟนะคะจะ กลับมาที่หน้าจอรายอ่ารายการเอกสารธนาคาร ในที่นี้เรามีรายการเดียวค่ะตอนนี้เราก็ บันทึกเสร็จแล้วกด F10 เพื่อบันทึกใบ เสร็จทั้งใบ โปรแกรมจะทำการลงบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ ตรงนี้เป็นการเชื่อมโยงจากระบบลูกหนี้ไป ยังระบบบัญชีแยกประเภทก็คือโปรแกรมจะทำ การสร้างเวาเจอร์ให้เลขที่ SC5801001 รายละเอียดที่หัวเวาจะแสดงเลขที่อ้างอิง
8:37 ของใบเสร็จและชื่อลูกหนี้คือ Bridstone ค่ะมีการบันทึกบัญชีอัตโนมัติให้ดังนี้ ค่ะเดบิตบัญชีเช็ครับรอนำฝากรหัสบัญชี 111302 ยอดเงิน 25,000 บาทเครดิตบัญชีลูกหนี้การ ค้ารหัสบัญชี 11303 ยอดเงิน 25,000 บาทเสร็จแล้วเรา F10 บันทึกอีกครั้งค่ะ เราจะพิมพ์ใบเสร็จมาดูนะคะกดปุ่ม Yes ค่ะ โปรแกรมจะให้เลือกแบบฟอร์มในการพิมพ์ใบ เสร็จนะคะเราเลือกแบบฟอร์ม RI 01-Ket รับเงินค่าสินค้าแสดงรายการ Invoice นะคะ คลิกโอเคค่ะ
9:25 โปรแกรมจะถามว่าต้องการพิมพ์ Invoice ที่ มีรายการสินค้าเป็นแบบใดเราจะเลือกพิมพ์ รายการที่ว่าใบเสร็จตัดใบส่งของเต็มจำนวน นะคะคลิกเลือกตัวเลือกอันแรกค่ะ โปรแกรมก็จะขึ้นมาให้เลือกวิธีการพิมพ์นะ คะในที่นี้เราจะพิมพ์ดูทางจอภาพก่อนค่ะกด ปุ่มปริ้นค่ะ ตรงนี้ก็คือหน้าจอใบเสร็จรับเงินตามแบบ ฟอร์มที่โปรแกรมได้เตรียมไว้ให้สามารถ พิมพ์ลงบนกระดาษเปล่าแล้วใช้งานได้เลยค่ะ ไม่จำเป็นต้องไปสั่งพิมพ์ปรpิฟอร์มจากโรง พิมพ์นะคะแต่ที่ยังขาดคือเรายังไม่ได้แอด โลโก้ของบริษัทเข้าไปนะคะซึ่งจะอธิบายใน หัวข้อการออกแบบฟอร์มพิมพ์เอกสารอีกทีค่ะ
10:14 ด้านล่างจะเป็นรายละเอียดของเช็คนะคะที่ เราบันทึกเข้าไปก็คือเป็นเช็คของธนาคาร กรุงไทยเลขที่ 4481234 วันที่ในเช็ค 150158 และก็ยอดเงิน 25,000 บาทค่ะดูเสร็จแล้วเราก็ F10 หรือ Escap นะคะโปรแกรมจะกลับมาที่หน้าจอให้บันทึกใบ เสร็จรับเงินใบต่อไปแต่เราไม่บันทึกแล้ว เรากด Escap เพื่อออกค่ะ จากนั้นจะกลับมาที่หน้าจอรายการใบเสร็จ รับเงินนะคะซึ่งตอนนี้จะมีใบเสร็จเพิ่ม ขึ้นมา 1 ใบแล้วค่ะเราไม่บันทึกรายการต่อ เรากด Escap ออกค่ะกลับมาที่เล่มของใบ เสร็จก็กด cancel ออกอีกครั้งนึงก็จะกลับ มาที่เมนูหลักเป็นอันเสร็จการบันทึกราย การวันที่ 4 มกราคมนะคะการจัดทำใบเสร็จ
11:00 รับเงินแล้วก็มีเช็คค่ะ
